Jak účetní firma používá Fakturoid ke spolupráci s klienty
Za BKP FINANCE s.r.o. napsala Zuzana Bartůšková.
S Fakturoidem jsem se poprvé setkala cca před 3 lety, když se mě nový klient ptal, jestli jsem zvyklá s ním pracovat. Tehdy jsem nebyla. Ale velmi rychle jsem se s ním seznámila a oblíbila si ho, protože mi, jako účetní, šetří spoustu práce a je velmi intuitivní na ovládání. Aktuálně Fakturoid využívá většina našich klientů na vystavování faktur a někteří i na sledování nákladů a předávání dokladů.
Jak funguje Fakturoid očima účetní
K účtování používám účetní program Pohoda od společnosti Stormware. Do něj přenáším vystavené faktury z Fakturoidu a zadávám doklady z nákladů. Veškerou odbornou účetní práci a daně dělám v Pohodě. Výstupy z Fakturoidu také používám jako podklady pro registraci plátce. U klientů, kteří mají paušální výdaje, mi export vydaných faktur z Fakturoidu slouží jako evidence příjmů a pohledávek potřebná k sestavení přiznání.
Import vydaných faktur z Fakturoidu do Pohody
Vydané faktury si klient vystavuje sám ve Fakturoidu. Já si je mohu kdykoliv zkontrolovat. Stejně tak, když chce klient ověřit, jestli vystavil fakturu správně - jednoduše pošle odkaz, já se podívám a mohu mu poradit.
Když má klient vystavené všechny faktury, mohu si exportovat vydané faktury za dané období. Na kartě Export si nastavím program Pohoda, měsíc za který chci exportovat a zda chci jen daňové doklady nebo i proformy. Fakturoid vygeneruje XML soubor, který si uložím na disk a poté naimportuji do Pohody. Vydané faktury v Pohodě mohu libovolně upravovat a měnit. Klient může nastavit váš program a pak se vám bude nabízet jako výchozí volba.
Kromě Pohody Fakturoid podporuje i export do programů Money S3, ABRA Flexi a Ježek DUEL. Faktury si mohu vyexportovat i do tabulky v Excelu nebo do PDF.
Náklady
Karta Náklady ve Fakturoidu slouží klientovi k evidenci všech výdajů (účetně jde spíše o výdaje, než náklady) a předávání dokladů, jako jsou přijaté faktury, ostatní závazky, platby kartou v obchodech i hotovost tj. jde o vstupy do účetnictví.
Klient může náklad slovně popsat, takže odpadají dotazy, za co daný doklad je. Navíc si může náklad oštítkovat podle vlastního uvážení a pak si dělat přehledy nákladů v jemu srozumitelném formátu, tj. nemusí rozumět účetnictví. K danému nákladu lze připojit soubor s originálem dokladu. Při účtování nákladů si přečtu slovní popis, zobrazím přílohu a podle ní doklad zaúčtuji.
Výhody používání Fakturoidu proti jiným řešením
- Můžeme kontrolovat všechny vystavené faktury, jestli jsou správně a nepatří ještě do aktuálního DPH před tím, než ho uzavřeme. Stane se, že klient špatně zadá datum zdanitelného plnění (např. podle data vystavení daňového dokladu, nikoliv podle data služby). Při měsíčním předávání vydaných faktur jsme tuto chybu zjistili až při příštím DPH a bylo nutné podávat dodatečná přiznání.
- Analogicky můžeme průběžně účtovat a kontrolovat náklady.
- Nemusíme se vyptávat klienta, za co doklad byl, protože to jednoduše popíše do poznámky ve Fakturoidu svými slovy. Mnohdy totiž není přímo z dokladu jasné, za co je (např. obsahuje jen název software, ale netušíme k čemu slouží) a jak daný náklad souvisí s podnikáním klienta.
- Analytické členění nákladů a výnosů je jednodušší díky štítkům, které si definuje klient sám.
- Fakturoid podporuje import do několika nejběžnějších účetních programů.
- Ovládání je velmi intuitivní. Není třeba chodit na školení ani číst manuál. Dotazy na ovládání řeší online podpora okamžitě.
- Podporuje fakturaci v cizí měně, umí speciální režimy jako přenesení daňové povinnosti (v tuzemsku i přeshraniční) a zvládne i One stop shop (OSS).
- Ve Fakturoidu vidí klient velmi srozumitelně přehledy, jak si stojí v barevných grafech. které mu dávají smysl a nemusí rozumět účetnictví. Já mu zase nemusím vysvětlovat rozdíl mezi účetními předpisy a jejich pohledem na to, co a kdy je náklad, či výnos a pohledem klienta, kterého zajímá spíše cash flow.
- Ve Fakturoidu také klient v každý okamžik vidí, kolik cca bude platit DPH. Takže nemusím v průběhu měsíce/čtvrtletí dělat předběžná DPHčka a klient není překvapen částkou, kterou má platit. Neplátce DPH Fakturoid upozorní, když se přiblíží k obratu pro registraci.
Co (zatím) Fakturoid neumí a chybí mi to
- Přes Fakturoid nelze předávat bankovní výpisy a další dokumenty, které nejsou náklady, ani vydané faktury (např. smlouvy, dopisy od úřadů apod.) a je potřeba tyto soubory předávat jiným způsobem.
- Nemohu já předávat výstupy klientovi - zpracované mzdy, výsledovky a další výstupy z účetnictví.
- Stahování nákladů z Fakturoidu ve formátu ISDOC se neosvědčilo. Lze stahovat a nahrávat pouze po jednom, takže je to ve finále zdlouhavější než náklad ručně opsat.
Přečtěte si, jak robota využívají další účetní kanceláře:
