Podmínky ochrany osobních údajů

V platnosti od 15. května 2018

1. Vymezení základních pojmů

1.1. Pojmy "Poskytovatel", "Uživatel", "Licenční smlouva", "Aplikace" mají stejný význam, který definují Obchodní podmínky.

1.2. Poskytovatel a Uživatel spolu uzavřeli Licenční smlouvu tím, že Uživatel odsouhlasil všeobecné obchodní podmínky zveřejněné na www.fakturoid.cz/obchodni-podminky při zřízení uživatelského účtu.

1.3. V rámci tohoto právního vztahu bude Poskytovatel správcem osobních údajů Uživatele za účelem realizace smluvního vztahu a pro marketingové účely podle čl. 4 bod 7) nařízení Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 o ochraně fyzických osob v souvislosti se zpracováním osobních údajů a o volném pohybu těchto údajů a o zrušení směrnice 95/46/ES (obecné nařízení o ochraně osobních údajů) (dále jen: “GDPR”).

1.4. Termíny "správce dat", "zpracovatel dat", "osobní údaje", "zpracování", "odpovídající technická a organizační opatření" použitá v tomto textu je třeba vykládat v kontextu GDPR.

2. Jaké osobní údaje Poskytovatel o Uživateli spravuje

2.1. Pro poskytování Aplikace a její podporu jde o údaje:

  • Email – přihlašovací jméno Uživatele
  • Heslo – pro ověření Uživatele
  • Identifikační číslo (IČO) – pokud ho Uživatel má; povinný údaj na fakturách
  • Daňové identifikační číslo (DIČ) – povinný údaj na fakturách u identifikovaných osob, plátců DPH a pro EET
  • Fakturační adresa – povinný údaj na faktuře
  • Číslo bankovního účtu – pro zobrazení na fakturách
  • Technické údaje - odkud uživatel přišel na web Fakturoidu, pro statistické účely
  • IP adresy - provozní důvody
  • Veškerou korespondenci (např. přes email, chat, v aplikaci) s uživatelskou podporou Aplikace
  • Na marketingovém webu pro statistické účely návštěvy a akce Uživatele (například založení nového účtu, testování změn designu)
  • Dobrovolné odpovědi Uživatele na ankety Poskytovatele
  • Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu

2.2. Další údaje o sobě do svého uživatelského účtu Uživatel zadá při používání Aplikace. Jde například o to jaký účetní software používá, jestli využívá paušální náklady, další čísla bankovních účtů apod.

2.3. Poskytovatel používá v rámci zvyšování kvality služeb, personalizace nabídky, sběru anonymních dat a pro analytické účely ve své prezentaci tzv. soubory cookie. Používáním webu Uživatel souhlasí s použitím zmíněné technologie.

2.4. Údaje o obchodních partnerech Uživatele, vydaných a přijatých fakturách apod. a nakládání s nimi ze strany Poskytovatele popisuje Zpracovatelská smlouva.

3. Co s daty Poskytovatel dělá, jak je zpracovává

3.1. Zpracováním osobních údajů za účelem realizace smluvního vztahu se rozumí zpracování údajů v rozsahu nezbytném pro plnění Licenční smlouvy. Za tímto účelem budou v nezbytném rozsahu zpracovávány Uživatelovy identifikační a kontaktní údaje a dále informace vztahující se k zajištění chodu Aplikace. V případě, že Uživatel s poskytnutím svých údajů za tímto účelem nesouhlasí, nelze smlouvu uzavřít.

3.2. Marketingovým využitím údajů se rozumí pouze využití kontaktních údajů Uživatele za účelem šíření obchodních sdělení týkajících se vlastních produktů Poskytovatele (např. oznamování rozšiřování funkcí Aplikace), které již Uživateli poskytl. Výše uvedené osobní údaje poskytuje Uživatel dobrovolně a souhlasí s jejich zpracováním. Souhlas se uděluje na dobu trvání smluvního závazku a lze jej kdykoliv odvolat.

3.3. Souhlas platí rovněž pro správcem pověřené zpracovatele, jejichž služby Poskytovatel využívá pro zajištění chodu Aplikace – např. poskytovatelé serverové infrastruktury, zálohování dat, externí spolupracovníci a zaměstnanci. S každým takovým subdodavatelem má Poskytovatel uzavřenou smlouvu zavazující subdodavatele k dodržování podmínek v této zpracovatelské smlouvě. Poskytovatel může do zpracování zapojit subdodavatele, pokud ten splňuje nároky shodné s ustanoveními této zpracovatelské smlouvy.

3.4. Seznam subdodavatelů Poskytovatele je dostupný na www.fakturoid.cz/zpracovatele.

3.5. Poskytovatel se zavazuje neposkytovat bez zvláštního, přímého souhlasu Uživatele jeho data třetím stranám ke komerčním účelům (např. zvlášť udělený souhlas pro předání údajů pro účely zpracování DPFO účetní firmou). Tento souhlas může Uživatel dát například zaškrtnutím formulářového prvku v aplikaci, v emailu, nebo jiné komunikaci s Poskytovatelem.

3.6. Ze strany Poskytovatele nedochází k automatickému individuálnímu rozhodování ve smyslu č. 22 GDPR.

4. Práva Uživatele

4.1. Uživatel má právo na přístup ke svým osobním údajům, právo na informaci o zpracování svých osobních údajů ke všem výše uvedeným účelům, právo na jejich opravu, právo na jejich likvidaci. Uživatel, pokud se domnívá, že jsou jeho osobní data zpracovávána protiprávně, má také právo požadovat na Poskytovateli vysvětlení a odstranění závadného stavu.

4.2. Požádá-li Uživatel o informaci o rozsahu či způsobu zpracování svých Osobních údajů, je mu Poskytovatel povinen tuto informaci předat neprodleně, nejpozději však do jednoho měsíce od obdržení žádosti Poskytovatelem na adrese podpora@fakturoid.cz.

4.3. Poskytovatel je oprávněn v případě opakované a nedůvodné žádosti o poskytnutí fyzické kopie zpracovávaných Osobních údajů účtovat přiměřený poplatek za administrativní náklady s tím spojené.

5. Smazání dat

5.1. Po ukončení poskytování plnění na základě Licenční smlouvy mezi Poskytovatelem a Uživatelem — typicky tím, že Uživatel zruší svůj účet — je Poskytovatel povinen vymazat data účtu Uživatele, pokud nemá povinnost uložit osobní údaje na základě zvláštního zákona.

5.2. Data uživatelského účtu se mažou ihned s ukončením poskytování plnění licenční smlouvy.

5.3. Do čtyřiceti pěti (45) dnů od smazání účtu Poskytovatel vymaže data účtu Uživatele i ze záloh aplikace.

5.4. Záznamy o činnosti Aplikace (logy), ve kterých mohou být i záznamy činnosti Uživatele v jeho účtu Poskytovatel maže do jednoho (1) roku od zrušení účtu.

5.5. Poskytovatel po ukončení plnění na základy Licenční smlouvy uchovává následující data:

  • Emailová adresa majitele účtu (pouze pro případný nutný kontakt, nebude použita pro žádné marketingové účely).
  • Anketu vyplněnou při rušení účtu.
  • Korespondence a online rozhovory, které Uživatel měl při řešení jeho dotazů na podporu a to pomocí emailu, nebo online nástroje pro online chat (např. Olark, Facebook Messanger).
  • Pokud Uživatel dobrovolně odpoví na anketu Poskytovatele zůstanou takové odpovědi uchovány i po smazání účtu.

6. Ostatní

6.1. Uživatel se zavazuje neprodleně ohlašovat všechny jemu známé skutečnosti, které by mohly nepříznivě ovlivnit řádné a včasné plnění závazků vyplývajících z těchto podmínek na a poskytnout Poskytovateli součinnost nezbytnou pro plnění těchto podmínek.