Jak změnit účetní nebo účetního?

Přemýšlíte o změně účetní firmy, ale nevíte, jak na to? Sepsali jsme pro vás vše, co potřebujete vědět – od praktických informací až po tipy, jak najít takovou účetní kancelář, se kterou si stoprocentně sednete.

Obsah článku

• Nejčastější důvody, proč změnit účetního
• Změna účetního prakticky
  • Jak dlouho trvá změna účetního?
  • Jak si změnu účetního zjednodušit?
  • Které doklady budete při změně účetního potřebovat?
• Jak vybrat nového účetního nebo účetní firmu?
  • 8 rad, jak vybrat novou účetní firmu
• Související články

Nejčastější důvody, proč změnit účetního

Vyměnit, nebo neměnit? Indicií, které vám napoví, že nazrál čas na změnu účetního, může být celá řada. Typicky když se poznáte v některém z následujících scénářů.

1. Nevyhovuje vám současná účetní firma: Někdy je to prostě o kvalitě služeb. Pokud se setkáváte s častými chybami, nedodržováním termínů, špatnou komunikací nebo chybějícím byznysovým přesahem a potenciálem ve službách vašeho současného účetního, je načase zvážit změnu.

2. Vaše firma roste: Vaše podnikání se rozvíjí a to vyžaduje změny. Možná jste se rozrostli, změnili právní strukturu, přešli na nový obchodní model nebo plánujete zahraniční expanzi. V těchto případech je důležité mít účetní služby, které s vámi dokážou držet krok.

3. Potřebujete služby, které vaše současná účetní firma neumí: Ať už se jedná o manažerské účetnictví, reporting, služby externího CFO, mezinárodní daně, poradenství, automatizaci nebo třeba datové účetnictví.

4. Chcete snížit náklady: Ke změně účetní firmy může vést také snaha o snížení nákladů. Vždy zvažujte poměr cena/výkon různých účetních kanceláří, ale nezapomínejte, že kvalitní účetní služby mohou vaší firmě ušetřit peníze optimalizacemi a strategickým poradenstvím.

5. Chcete začít využívat moderní technologie: Žijeme v digitálním věku a zastaralé účetní metody (jako je například metoda „tužka, papír, šanon“) mohou pro vaše podnikání znamenat nepříjemnou brzdu. Pokud váš účetní nevyužívá moderní technologie (jednat se může třeba o umělou inteligenci pro automatizaci rutinních úkolů), může to být silný důvod pro změnu.

Změna účetního prakticky

Jste rozhodnuti vyměnit svou stávající účetní kancelář za novou? Mějte na paměti, že stejně jako všechno, co se týká peněz, i změnu účetního byste měli pečlivě naplánovat – tak aby se při předávání účetní agendy některé důležité listiny (nebo třeba vaše daňové povinnosti) „neztratily v překladu“.

Jak dlouho trvá změna účetního?

Pamatujte, že účetnictví nejde přebrat ze dne na den. Změna účetního je proces, který vyžaduje pečlivé plánování a zajištění bezproblémového přenosu všech dat a informací. Není proto výjimkou, že se práce obou účetních (původního a nového) mohou po čas přenosu překrývat.

„Standardní termín pro změnu účetní firmy je 1. leden nebo začátek fiskálního roku. Přípravě je ale potřeba věnovat týdny, ideálně měsíce,“ radí Marián Tomko, CEO účetní firmy DYPE, která funguje jako finanční oddělení pro startupy a scaleupy.

Tip: Pokud si přejete, aby pro vás nová účetní firma začala účtovat od 1. ledna, měli byste přechod začít řešit nejpozději v prosinci, tedy minimálně měsíc předem. I u těch nejsvědomitějších firem se málokdy stává, že jsou podklady 100% kompletní a v pořádku. U původní účetní kanceláře se navíc s každým dnem snižuje motivace pomoct nebo odpovídat na doplňující otázky.

Jak si změnu účetního zjednodušit?

Celý proces vám může výrazně ulehčit nová účetní firma. Ta za vás může převzít komunikaci s původním účetním a vyžádat si od něj veškeré nezbytné podklady. Mimochodem, začátek nové spolupráce může někdy vyžadovat i celkovou rekonstrukci účetnictví.

Které doklady budete při změně účetního potřebovat?

Změna účetního vyžaduje nejen pečlivé plánování, ale také kompletní a správnou dokumentaci. Pro zajištění hladkého přechodu je nejlepší, když si původní a nová účetní firma společně vytvoří harmonogram a seznam potřebných dokumentů. Ty zahrnují:

• Základní informace o firmě: popis podnikání, organizační struktura, interní směrnice
• Seznam aktiv a pasiv: přehled majetku a závazků firmy, inventární seznam majetku (např. zařízení, vozidla apod.)
• Finanční výkazy: rozvaha a výkaz zisku a ztráty za poslední účetní období, a pokud je to možné, měli byste poskytnout výkazy za několik posledních let
• Vaše daňová přiznání: daňová přiznání za předchozí období i za aktuální rok, pokud je k dispozici
• Účetní dokumenty: výpisy z bankovních účtů, faktury a účtenky, účetní záznamy, pokladní kniha, evidence zakázek
• Personální dokumenty: seznam zaměstnanců (včetně jejich smluv a odměn), mzdové listy, osobní karty zaměstnanců
• Smlouvy a dohody: kopie smluv s dodavateli, zákazníky, nájemci apod., dohody o úvěrech nebo půjčkách (pokud jsou relevantní)
• Evidence odběratelů a věřitelů: seznam odběratelů a jejich nezaplacených faktur, seznam věřitelů a neuhrazených závazků
• Daňové registrace: informace o daňových registracích a identifikačních číslech
• Kopie předchozích daňových kontrol: pokud u vás byly provedeny daňové kontroly, poskytněte kopie příslušných dokumentů
• Právní dokumenty: základní dokumenty o firmě (společenská smlouva, stanovy atd.)

„Zahájení spolupráce s novou účetní firmou se samozřejmě neobejde bez dalších formalit, jako je nastavení vhodného způsobu komunikace mezi klientem a účetní, předání online přístupů do účetních softwarů, vzájemné informovanosti o termínech nebo způsobu zpracování faktur a dalších náležitostí,” upřesňuje Martina Šmídová, která se ve společnosti DYPE specializuje na onboarding nových klientů.

Jak vybrat nového účetního nebo účetní firmu?

Výběr účetní firmy je důležitý krok pro finanční stabilitu vaší firmy a rozvoj byznysu, cena by tak rozhodně neměla být jediným kritériem, podle kterého budete nového účetního vybírat. Nejprve si proto v klidu sedněte a sepište požadavky, podle kterých budete novou účetní nebo účetního vybírat.

Dobře si přitom promyslete, jestli hledáte byznysového partnera, nebo jen někoho, kdo za vás levně a bez přidané hodnoty splní zákonnou povinnost. Výběru věnujte dostatek času. Napovědět vám mohou reference, přesto nezapomínejte, že každá firma má své individuální potřeby a že jedno řešení nikdy nesedí všem.

8 rad, jak vybrat novou účetní firmu

1. Vycházejte z toho, co vaše firma potřebuje: Chcete pravidelné konzultace a služby celého finančního oddělení, nebo vám bude stačit pouze roční daňové přiznání? Řiďte se tím, co vaše firma potřebuje, s ohledem na odvětví, sezónnost nebo plány do budoucna. Mimochodem, malý tip pro mladé ambiciózní firmy, startupy, scaleupy nebo třeba SaaS firmy: chtějte účetní, kteří se dokážou na vaše účetnictví dívat co možná nejvíc datově a holisticky – tedy v propojení s dalšími oblastmi ve vaší firmě.

2. Dejte na kvalifikaci a zkušenosti: Zjistěte, zda má vybraná účetní firma odpovídající kvalifikaci a zkušenosti v oblasti, kterou potřebujete (například malé podniky, daně nebo třeba mezinárodní obchod). Certifikace, kterým byste měli věnovat pozornost, jsou ty od Svazu účetních České republiky a Komory daňových poradců. Získáte tak záruku, že se účetní pravidelně vzdělávají a mají přístup ke všem legislativním novinkám.

3. Zajímejte se o reference: Hledejte recenze a hodnocení online, zeptejte se jiných podnikatelů na doporučení a jejich zkušenosti. Přímo účetní firmu požádejte o reference nebo příklady předchozí práce (case studies).

4. Sednete si lidsky? Dejte na osobní sympatie ze schůzky nebo videohovoru. I když už pro spolupráci není nutné, aby vaši účetní sídlili ve stejném městě jako vy (vše lze totiž vyřešit elektronicky), je nutné, abyste spolu byli na stejné vlně. Otevřeně komunikujte, jak si spolupráci představujete a co od nich očekáváte. Ptejte se účetní firmy, zda má svůj etický kodex. Ten může napovědět, jestli se vaše firemní a lidské hodnoty shodují.

5. Zajímejte se nejen o lidi, ale také o technologie: Zajímejte se o technologické nástroje a softwary, které účetní firma používá. Moderní nástroje mohou usnadnit komunikaci a spolupráci. Chtějte účetní softwary, které jsou v cloudu a mají API – aktuálně jsou v kurzu třeba účetní systémy ABRA Flexi, Odoo a Xero. Mimochodem, Fakturoid umí snadno importovat vydané i přijaté faktury do většiny účetních programů, včetně třeba Pohody.

6. Vyhodnoťte cenové nabídky: Porovnejte ceny za služby účetních firem ve vaší oblasti. Buďte však opatrní, abyste nevybírali pouze na základě nízkých cen, ale také s ohledem na kvalitu poskytovaných služeb.

7. Zohledněte velikost účetní firmy: Zvažte velikost účetní firmy v závislosti na velikosti vašeho podniku. Malé firmy mohou mít prospěch z osobního přístupu, zatímco větší firmy mohou potřebovat komplexnější řešení.

8. Nezapomeňte na pojištění a řádné smlouvy: Ujistěte se, že účetní disponuje profesním pojištěním odpovědnosti za škody způsobené chybami při práci. Před uzavřením dohody si pečlivě přečtěte smlouvu a podmínky poskytovaných služeb. Ujistěte se, že jsou všechny důležité body jasně uvedeny.

Přestože proces změny účetní může znít složitě, při pečlivém naplánování probíhá zpravidla hladce a bez problémů. Věřte, že pokud jste nad změnou začali z jakéhokoliv důvodu uvažovat, celý proces už prakticky odstartoval a změna je dříve či později nevyhnutelná. Věříme, že po prostudování našich tipů ji zvládnete s klidnou hlavou – držíme palce!

---

Související články

• Jak najít účetního nebo daňového poradce? (návod)
• Daně a účetnictví pro OSVČ