Jak na osobní time management

Dobře pracovat se svým časem je základ pro každého podnikatele. Čas jsou peníze, zvlášť když máte vyjasněnou kalkulaci hodinové sazby. Pro váš time management je zásadní nejen nastavit si správně priority a evidovat si úkoly, ale i pochopit motivaci a respektovat vlastní biorytmus. Níže vám poradíme, jak s těmito principy pracovat, abyste si nastavili systém, který bude co nejvíce vyhovovat vašim individuálním potřebám.

Pokud si dobře zorganizujete svůj čas, dostojíte snáze svým závazkům, a zůstane vám také dostatek času na rodinu, přátele i odpočinek.

Jak si osobní systém produktivity správně nastavit?

Neexistuje žádná jednoduchá odpověď. Jedná se o kombinaci přístupů, nástrojů a strategií, se kterými je nutné se seznámit a postupně si vyzkoušet, které řešení nejlépe vyhovuje právě vám. Každý máme jiné požadavky a rytmus, a proto jinak bude k time managementu přistupovat překladatelka na volné noze a jinak web developer.

Abyste vydrželi

Snažte se, aby váš systém time managementu byl především dlouhodobě udržitelný.

Orientace na maximální výkon nemusí být rozumná. S vyšším vyčerpáním roste i riziko častějších chyb, vyhoření a zdravotních problémů. Zároveň vám nemusí už zbývat prostor na zajímavé příležitosti, které se vám naskytnou.

Je proto lepší nastavit si systém, kdy budete pracovat kratší čas, ale s maximální efektivitou.

Vnitřní motivace je důležitá

V konečném důsledku to ale není pouze o počtu hodin, které denně prací strávíte. Sledujte, jaké pocity během pracovní zátěže zažíváte. Pokud vás práce maximálně baví, můžete si dovolit pracovat i delší čas a budete se cítit naplnění.

Nenechte se zastrašit, pokud vaše pocity vždy tak pozitivní nebudou. Do produktivity vstupují i psychologické aspekty a motivace a je nutné počítat s občasným překonáváním vnitřních překážek a nedisciplinovaností. K tomu vám pomůže mít na paměti odpověď na otázku, proč se svému podnikání a produktivitě vlastně věnujete.

4 hlavní principy, které vám pomohou

Máme pro vás čtyři hlavní principy, které vám při sestavování osobního přístupu a určování hranic mohou pomoci.

1. Nastavte si priority

Určení priorit znamená vědět, čemu se chcete věnovat dnes, tento týden, ale zhruba i měsíc a rok. S každou úrovní priorit se při práci zachází odlišně.

S ročním plánováním vám může pomoci například booklet YearCompass, pro denní a týdenní plánování může být vhodnější diář nebo kalendář. Pokud využijete ten na cloudu, např. Google Calendar, bude se vám neustále sesynchronizovávat se všemi vašimi zařízeními. Zaznamenávání úkolů a plánů můžete zcela přizpůsobit svým potřebám, důležité je, aby vám pomohl na nic nezapomenout.

2. Jste sova, nebo skřivan?

Dalším principem je respektování vlastního biorytmu, nebo-li vašich vnitřních hodin.

V průběhu dne se vaše energie a pozornost velmi mění. Nejdůležitějším úkolům se proto věnujte v části dne, která je pro vás nejsilnější. U některých to bude hned po probuzení, u jiných večer, kdy už nejsou nikým rušeni. Vysledujte svůj rytmus a zkuste se jím řídit.

3. Nemůžete optimalizovat to, co neměříte

Abyste mohli být ve své práci efektivní, měli byste mít přehled o tom, kolik času konkrétními činnostmi skutečně trávíte. Nemyslíme tím ovšem microtracking, jako spíše získání hrubé orientace, se kterou můžete dále pracovat. Zkuste si zpřehlednit svou práci například díky nástrojům Toggl nebo Clockify.

4. Jaké nástroje využít

Jako poslední se dostáváme k praktickým nástrojům a postupům, které vám mohou při zvyšování produktivity pomoci. Jak jsme již zmínili, každý profesionál si musí vyzkoušet a najít nejvhodnější kombinaci řešení, které vyhovují právě jeho potřebám. Za nás vám představujeme několik tipů, které se nám samotným osvědčily.

• Todoist je jednoduchý nástroj pro správu seznamů úkolů (todo listů).
• Trello funguje jako jednoduchý systém kartiček pro základní organizaci práce na projektech.
• Freelo je online aplikace pro řízení projektů. Poskytuje prostor pro todo-listy, řízení projektů, týmovou komunikaci a time tracking. Je možné jeho propojení s Fakturoidem.
• Basecamp umožňuje vytvářet rozvrhy jednotlivých projektů a spolupracovat na nich s kolegy i klientem.
• Technika pomodoro je metoda organizace času, která napomáhá k udržení koncentrace při psychicky náročné práci. Využívá 25 minutové bloky na práci prokládané kratšími pauzami.
• Paretovo pravidlo říká, že 80 % užitku přináší 20 % aktivit. V praxi to znamená, že klientům třeba nabízíte pět různých služeb, ale 80 % obratu vám dělá jen jedna z nich. Zamyslete se, jestli se nezaměřit pouze na ni.

Kam se vydat dál

Pokud vás stejně jako nás téma osobní produktivity a time managementu oslovilo, doporučujeme vám mrknout se i na další zdroje. Například:

• 🇨🇿 Na volné noze – Robert Vlach – Velmi kvalitní kniha (i stejnojmenný web) pro začínající podnikatele, ve které naleznete kapitolu věnující se osobní produktivitě a time managementu. Čerpali jsme z ní i my při psaní tohoto článku, pokud vás tedy naše myšlenky zaujaly, v knize je naleznete rozpracované více do hloubky s mnoha zajímavými příklady.
• 🇨🇿 Mít vše hotovo – David Allen - Dozvíte se zde o metodě getting things done a umění produktivity bez stresu.
• 🇨🇿 Hluboká práce – Cal Newport – Sáhněte po ní, pokud vás zajímá schopnost hluboce se soustředit na práci bez rozptylování.
• 🇨🇿 Konec prokrastinace – Petr Ludwig – Hodí se, pokud úkoly rádi a často odkládáte.

Související články v almanachu

• Nejlepší knihy pro podnikatele
• Jak se efektivně učit nové věci?
• Základy marketingu
• Nástroje a pomocníci pro podnikání
• Jak začít podnikat