Profil zákazníka: Sokol jde cestou automatizace

Za Sokol Mgr. Martin Chlumský, ředitel Ústřední školy

Co vše si pod Sokolem můžeme představit?

Jsme nejstarší tělovýchovný spolek. V současnosti máme 160 000 členů a stále rosteme. Spadá pod nás přibližně 1 100 jednot, které jsou rozeseté po celé republice, a zároveň spolupracujeme i se spoustou jednot zahraničních. Máme asi 6 000 trenérů, z toho na dobrovolné bázi je 5 500 z nich a 500 placených. My, jako Česká obec sokolská, jsme hlavní spolek se sídlem v Tyršově domě. Daným jednotám vytváříme servis informačního a propagačního charakteru, připravujeme pro ně různé programy, projekty a mimo jiné všesokolské slety. Aktuálně jsem začali s přípravou na slet, který bude v roce 2024.

"První slet se konal už v roce 1882 Střeleckém ostrově. Zapojují se do něj desítky tisíc lidí a jedná se o obrovskou logistickou akci."

Jaké zajímavé projekty byste vyzdvihli?

Jedním z nich je právě všesokolský slet. První slet se konal už v roce 1882 na Střeleckém ostrově. Zapojují se do něj desítky tisíc lidí a jedná se o obrovskou logistickou akci. Nejdůležitější je připravit správně sestavy. Ty se musí nejdříve vymyslet, poté popsat, naučit a natočit. Na choreografii je vypsané otevřené výběrové řízení, kam se může přihlásit kdokoli. My následně vybíráme koncepci, která nám nejvíce spadá do pojetí sletu, a poté to vše začne. Od vytváření popisů videí, zajištění ubytování, navrhnutí oblečení a podobně. Choreografie je v manuálu, kde je vše rozkreslené a popsané. Jsou k tomu přiložená videa, podle kterých se cvičenci sestavu učí. Když skončí slet, který je vždy jednou za 6 let, tak máme dva půl roku klid, kdy se řeší normální organizační věci a provoz. Nejpozději 3 roky před dalším sletem to začíná nanovo.

Sokol

A druhým, pro nás zajímavým projektem, je to, že jsme předloni přišli se strategií SOKOL 2030, kde jsme si vydefinovali naše hodnoty, jak chceme komunikovat se společností a členskou základnou. Hlavní hodnoty jsou Sport, Občanství, Komunita, Osobnost, Laskavost (zkratka SOKOL). A k nim máme různé projekty. Jedním z nich je být vzorem společnosti, abychom motivovali lidi k pohybu.

"Chtěli jsme automatizovat, mít přehled a snadné řešení."

Proč jste si vybrali právě Fakturoid?

Pro efektivní spravování se snažíme přesouvat více do digitální oblasti. Pracujeme s nástroji, které můžeme využít pro svou činnost, a dále je doporučovat ostatním jednotám. Aktuálně máme více nástrojů, a jedním z nich je i Fakturoid. V centrále je spousta procesů, které se dělají ručně a to je neúnosné. Chtěli jsme automatizovat, mít přehled a snadné řešení, se kterým mohou pracovat i lidé, co nejsou účetní. Začali jsme na jednom oddělení, kde jsme chtěli vyřešit fakturace za účastnické poplatky za vzdělávací akce.

Rozhodovali jsme se na základě tří faktorů:

  1. kvalita komunikace při zjišťování podmínek a toho, jak vše funguje, jaký servis a podporu jste schopni nabídnout.

  2. jestli jít do řešení, které nesplňuje všechny naše potřeby, ale vidíme, že se progresivně vyvíjí nebo se vrhnout do propracovaného řešení, ale firma nás bere jako čárku a customizace je no way.

  3. možnost vyzkoušet si skrze demo a vidět, jak vše reálně funguje.

Ve všech bodech nám robot vyšel nejlépe. Aktuálně máme již čtyři účty. Nejdříve jsme chtěli vyzkoušet robota na jednom oddělení, a pak přišlo další a chtělo ho taky. Proces byl velmi dlouhý - vychytání párování, komunikace s účetní, formální náležitosti. V okamžiku, kdy jsme se vším prokousali, začalo vše super fungovat. Měli jsme přehled o fakturách, lidi začali platit včas. Komunikace s nimi se posunula, přijde jim poděkování nebo upomínka a to hodně pomáhá.

Děkujeme za skvělý rozhovor a přejeme mnoho nových nadšených členů do cvičení.

Přečtěte si také další rozhovory se zákazníky:

RSS

Prohledat Blog

Chcete nám něco říct? Napište nám přes povídátko vpravo dole nebo použijte…