Datová schránka pro OSVČ

Používáte datovou schránku? Pokud ne, už brzy zřejmě budete. Od roku 2023 ji stát automaticky zřídí všem podnikatelům. Přečtěte si, co všechno byste o datovce měli vědět.

Co je datová schránka?

Datová schránka je státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, především pro komunikaci s úřady. Zjednodušeně si ji můžete představit jako klasickou e-mailovou schránku – jde ale o schránku, která je „ověřená“, a na rozdíl od klasického e-mailu si tak stát může být jistý, že komunikuje skutečně s vámi.

Jaké má datová schránka výhody?

1. Jednoduchost

S datovkou můžete s úřady komunikovat odkudkoliv. Jediné, co potřebujete, je internetové připojení. A co víc – pokud máte datovku, měl by ji stát pro komunikaci s vámi využívat, což oceníte především tehdy, pokud bydlíte jinde než na adrese svého trvalého bydliště.

2. Úspora času

Díky datové schránce je komunikace s úřady výrazně rychlejší. Zatímco doručení klasického doporučeného dopisu trvá v lepším případě několik dní, zpráva do datovky dorazí během několika málo minut.

3. Úspora peněz

Samotné založení datové schránky je zdarma, nic vás ani nestojí její používání pro komunikaci s orgány státní správy. Datovku oceníte i při žádostech o některé oficiální dokumenty, například o výpis z rejstříku trestů. Ten vám do datové schránky přistane během pár minut a zdarma, naopak při osobní návštěvě CzechPointu za něj zaplatíte 100 Kč.

Kdo musí mít datovku?

Pokud podnikáte a datovou schránku zatím nemáte, zřídí vám ji stát v průběhu prvního čtvrtletí 2023 automaticky. Vaše přístupové údaje vám dorazí mezi 1. lednem a 31. březnem přímo do poštovní schránky, datovku pak aktivujete prvním přihlášením ke svému účtu na info.mojedatovaschranka.cz, případně se vám po 15 dnech aktivuje sama. A pozor, zásilku nepropásněte – u těchto „posledních klasických dopisů od státu“ nebude možné náhradní doručení.

Po začátku roku 2023 stát datovou schránku automaticky zřídí každé právnické osobě, každé fyzické podnikající osobě a každé svéprávné fyzické osobě zapsané v základním registru obyvatel, která použije prostředek „vydaný v rámci kvalifikovaného systému elektronické identifikace“ (například občanka s čipem). Lidé ze třetí skupiny si ale budou moct datovou schránku deaktivovat.

Tip: Zajímá vás, jestli vám stát v roce 2023 automaticky zřídí datovou schránku? Na adrese www.mojedatovaschranka.cz/sds zadejte své IČO a zjistíte to.

Jak si zřídit datovou schránku pro OSVČ?

Pokud nechcete čekat, až vám stát zřídí datovou schránku automaticky, můžete do konce roku o zřízení datové schránky požádat osobně na pobočce CzechPointu. Na jakémkoliv kontaktním místě (typicky na poště nebo obecním úřadě) podáte žádost o zřízení datové schránky a vyplníte jednoduchý formulář (nezapomeňte si doma občanský průkaz, budete ho potřebovat). Během pár hodin vám do e-mailu přijdou přístupové údaje k datové schránce.

Druhou možností je zřídit si datovku on-line prostřednictvím e-identity. Detailní informace včetně video návodu najdete na webu Datových schránek.


Tipy pro práci s datovou schránkou

Pozor na fikci doručení

Fikce doručení znamená, že se písemnost považuje za doručenou desátým dnem ode dne, kdy byla zásilka připravena k vyzvednutí (na provozovně pošty), i když si adresát písemnost nevyzvedl. A podobná pravidla platí i u datové schránky – pokud vám přijde zpráva do datové schránky a vy ji do 10 následujících dnů neotevřete, považuje se zpráva desátým dnem za doručenou bez ohledu na to, jestli jste si ji fakticky přečetli.

Nastavte si e-mailové notifikace

Abyste žádnou zprávu v datovce nepřehlédli, nastavte si e-mailová upozornění na nově došlé zprávy. Přímo v datovce jděte do Nastavení, klikněte na položku Notifikace a dále pak na příkaz Notifikace e-mailem.

Staré zprávy se po 90 dnech mažou

Kapacita datové schránky (počet vložených datových zpráv a jejich velikost) není omezená. Pokud nepoužíváte službu Datový trezor, všechny doručené i odeslané zprávy se po 90 dnech automaticky smažou. Doporučujeme si proto všechny důležité zprávy ukládat k sobě do počítače nebo na disk (včetně času doručení). A máte-li rádi ve věcech pořádek, můžete si z datové schránky k jednotlivým zprávám stáhnout i doručenku.

Komerční komunikace prostřednictvím datovky

Když si povolíte příjem Poštovních datových zpráv (PDZ), mohou vám do datové schránky zasílat písemnosti třeba i banky, pojišťovny, dodavatelé energií a podobně. Pomocí datové schránky se můžete také přihlásit na portál Moje daně.


Související články v Almanachu

Prohledat Almanach

Chcete nám něco říct? Napište nám přes povídátko vpravo dole nebo použijte…