Datová schránka pro OSVČ
Nevíte si rady s datovou schránkou? Pokud víte, jak na to, může vám výrazně usnadnit komunikaci se státem. Přečtěte si, co všechno byste o datovce měli vědět – včetně tipů a triků z praxe, které vám práci s datovou schránkou usnadní 🙂
Co je datová schránka?
Datová schránka je státem garantovaný nástroj elektronické komunikace, především pro komunikaci s úřady. Zjednodušeně si ji můžete představit jako klasickou e-mailovou schránku – jde ale o schránku, která je „ověřená“, a na rozdíl od klasického e-mailu si tak stát může být jistý, že komunikuje skutečně s vámi.
Tip: Chcete se státem komunikovat online? Podívejte se na náš souhrnný návod, jak na to: od datovky přes Identitu občana až po elektronický podpis.
Jaké jsou typy datových schránek
První časté zmatení pojmů přichází hned u samotné „datové schránky“. Typů datových schránek je totiž hned několik a v každé budete řešit něco jiného. Vás coby podnikatele a občana budou zajímat především první dva typy:
- Datová schránka fyzické osoby: zřizuje se na vaši žádost (není tedy povinná). Používat ji budete typicky v případech, které nesouvisejí s podnikáním, například když budete elektronicky žádat o řidičský průkaz.
- Datová schránka fyzické podnikající osoby: je spojena s vaším IČO a zřizuje se automaticky, ať už o to stojíte, nebo ne. Pokud podnikáte, nemůžete ji zrušit, od roku 2023 máte navíc povinnost ji používat v komunikaci s finanční správou (typicky při podávání daňového přiznání).
- Datová schránka právnické osoby: stejně jako u podnikajících fyzických osob, i právnické osoby (typicky firmy) mají povinnost mít datovou schránku ze zákona. Automaticky vám ji zřídí ministerstvo vnitra poté, co je vaše společnost zapsaná do obchodního rejstříku, přístupové údaje (pozor, bez možnosti náhradního doručení a jen do vlastních rukou) vám dorazí poštou.
- Datová schránka orgánu veřejné moci: Orgány veřejné správy datovou schránku mají a – pokud máte datovku i vy – mají povinnost ji při komunikaci s vámi také využívat. Podívejte se na seznam držitelů datových schránek.
Jaký je rozdíl mezi datovou schránkou fyzické osoby a podnikající fyzické osoby?
Zatímco datová schránka podnikající fyzické osoby je pro všechny podnikatele povinná, datovou schránku fyzické osoby mít nemusíte. Ale hodí se to – používat ji můžete třeba pro veškerou komunikaci s úřady, která se netýká podnikání. Od žádosti o nový řidičský průkaz přes žádost o výpis z rejstříku trestů až po žádost o podporu v nezaměstnanosti nebo o důchod.
Naopak datovou schránku podnikající fyzické osoby budete využívat pro komunikaci, která souvisí s vaším podnikáním: podání daňového přiznání, přehledů pro ČSSZ a pojišťovnu nebo třeba pro podání žádosti o změnu v obchodním rejstříku.
Pozor, jaký typ datovky máte
Přestože mají úřady zákonnou povinnost pro komunikaci s vámi využívat datovku, vždy budou využívat ten typ datové schránky, který k danému účelu slouží.
Příklad: Pokud vám má dorazit třeba výměr daně z nemovitosti, ale vy nemáte zřízenou datovou schránku fyzické osoby (máte pouze „podnikatelskou datovku“), přijde vám výměr klasicky poštou.
Jaké má datová schránka výhody?
1. Jednoduchost
S datovkou můžete s úřady komunikovat odkudkoliv. Jediné, co potřebujete, je internetové připojení. A co víc – pokud máte datovku, měl by ji stát pro komunikaci s vámi využívat, což oceníte především tehdy, pokud bydlíte jinde než na adrese svého trvalého bydliště.
2. Úspora času
Díky datové schránce je komunikace s úřady výrazně rychlejší. Zatímco doručení klasického doporučeného dopisu trvá v lepším případě několik dní, zpráva do datovky dorazí během několika málo minut.
3. Úspora peněz
Samotné založení datové schránky je zdarma, nic vás ani nestojí její používání pro komunikaci s orgány státní správy. Datovku oceníte i při žádostech o některé oficiální dokumenty, například o výpis z rejstříku trestů. Ten vám do datové schránky přistane během pár minut a zdarma, naopak při osobní návštěvě CzechPointu za něj zaplatíte 100 Kč.
Jak si zřídit datovou schránku?
Datovou schránku podnikající fyzické osoby už (coby podnikatel) máte. Chcete si zřídit další datovku, tedy typicky datovou schránku fyzické osoby? Stavte se osobně na pobočce CzechPointu. Na jakémkoliv kontaktním místě (typicky na poště nebo obecním úřadě) podáte žádost o zřízení datové schránky a vyplníte jednoduchý formulář (nezapomeňte si doma občanský průkaz, budete ho potřebovat). Během pár hodin vám do e-mailu přijdou přístupové údaje k datové schránce.
Jak si zřídit datovou schránku online?
Druhou možností je zřídit si datovku on-line – buď přes Portál občana, nebo na www.mojedatovaschranka.cz.
Varianta č. 1: Přes Portál občana
- Otevřete Portál občana a přihlaste se svou Identitou občana.
- Na úvodní stránce klikněte na tlačítko Založit datovou schránku. Po kliknutí na tlačítko Pokračovat budete přesměrování na portál datových schránek, kde zřízení datovky dokončíte.
- Pokud chcete datovou schránku používat prostřednictvím Portálu občana, vraťte se do něj a klikněte na tlačítko Připojit nově vytvořenou schránku (případně na Přidat datovou schránku na domovské stránce).
Varianta č. 2: Přes web datových schránek
- Na portálu mojedatovaschranka.cz klikněte na přihlášení Identitou občana. Následně přejděte na přihlašovací okno Identity občana pomocí tlačítka Přesměrování na službu Identita občana.
- Pokud datovku ještě nemáte, v klientském portálu datových schránek se vám nabídne možnost ji zřídit.
Jak se přihlásit do datové schránky?
Do datovky se můžete přihlásit prostřednictvím Identity občana (přečtěte si, jak si Identitu občana zřídit), nebo klasicky prostřednictvím jména a hesla. Jméno a heslo vám dorazilo v obálce se žlutým pruhem (pokud vám datovku automaticky zřídil stát) nebo je dostanete na přepážce CzechPointu, na aktivaci poté máte 15 dnů. Do datovky se dostanete buď po přihlášení přímo na Portálu občana, nebo na www.mojedatovaschranka.cz.
Co když nemám přístupové údaje do datové schránky?
Pokud jste své přístupové údaje do datovky ztratili (nebo si je třeba vůbec nevyzvedli), můžete požádat o jejich zneplatnění a vydání nových. Vydání nových přístupových údajů je zdarma. Buď na CzechPointu, nebo online – do datovky se totiž můžete přihlásit i svou Identitou občana, samotné heslo pak jednoduše změníte přímo v Nastavení.
Jak zrušit datovou schránku?
Pro OSVČ je od roku 2023 „datová schránka fyzické podnikající osoby“ povinná. Znepřístupnit ji proto nemůžete. Jediným způsobem, jak se datové schránky zbavit, tak bude ukončení podnikatelské činnosti.
Naopak obyčejnou „datovou schránku fyzické osoby“ – tedy datovou schránku, která není vázaná na IČO – můžete kdykoliv znepřístupnit přímo v nastavení své datové schránky.
Praktické tipy, jak datovou schránku používat
Pozor na fikci doručení
Fikce doručení znamená, že se písemnost považuje za doručenou desátým dnem ode dne, kdy byla zásilka připravena k vyzvednutí (na provozovně pošty), i když si adresát písemnost nevyzvedl. A podobná pravidla platí i u datové schránky – pokud vám přijde zpráva do datové schránky a vy ji do 10 následujících dnů neotevřete, považuje se zpráva desátým dnem za doručenou bez ohledu na to, jestli jste si ji fakticky přečetli.
Nastavte si e-mailové notifikace
Abyste žádnou zprávu v datovce nepřehlédli, nastavte si e-mailová upozornění na nově došlé zprávy. Přímo v datovce jděte do Nastavení, klikněte na položku Notifikace a dále pak na příkaz Notifikace e-mailem.
Staré zprávy se po 90 dnech mažou
Kapacita datové schránky (počet vložených datových zpráv a jejich velikost) není omezená. Pokud nepoužíváte službu Datový trezor, všechny doručené i odeslané zprávy se po 90 dnech automaticky smažou. Doporučujeme si proto všechny důležité zprávy ukládat k sobě do počítače nebo na disk (včetně času doručení). A máte-li rádi ve věcech pořádek, můžete si z datové schránky k jednotlivým zprávám stáhnout i doručenku.
Zadarmo můžete psát jen úřadům
Když si povolíte příjem Poštovních datových zpráv (PDZ), mohou vám do datové schránky zasílat písemnosti třeba i banky, pojišťovny, dodavatelé energií a podobně. Ale pozor – pokud budete naopak komerčním subjektům (například jiným podnikatelům) přes datovku psát vy, zaplatíte za každou takovou zprávu 5 korun. Poznáte to i podle toho, že se u adresáta před odesláním zprávy objeví symbol žlutého dolaru.
Bonus: Jak si práci s datovkou zjednodušit?
Nevyhovuje vám klasické rozhraní datových schránek? Nedivíme se. Je nepřehledné a uživatelsky víc než nepřívětivé. Naštěstí existuje řešení. Trn z paty mám mohou vytrhnout nejrůznější externí klienti pro práci s datovkou.
Jedním z těch nejpovedenějších je bezplatný produkt Datovka z dílny správce českých domén CZ.NIC. Ta má totiž hned několik výhod (z nichž většina klasickému státnímu rozhraní zoufale chybí):
- Připomíná klasického mailového klienta, a její používání je tak mnohem intuitivnější.
- Dokáže stáhnout a archivovat zprávy tak šikovně, že zůstávají dostupné i po 90 dnech od přečtení (na rozdíl od státního webového systému).
- Umí odeslat zprávu bez toho, že by zároveň stáhla seznam došlých zpráv a způsobila tak jejich doručení.
Časté otázky
Je používání datové schránky povinné?
Povinnost komunikovat elektronicky s držiteli datových schránek má až na výjimky pouze stát. Zjednodušeně platí, že pokud máte datovou schránku, musí ji stát pro komunikaci s vámi využívat. Naopak lidé a firmy mohou úřadům i nadále posílat dokumenty jakoukoliv formou. Jedinou výjimkou je finanční správa: s tou bude nově možné komunikovat pouze elektronicky (týká se to tedy třeba daňových přiznání).
Kdo musí mít datovku?
Pokud podnikáte, datovou schránku už máte – protože i pokud jste si ji nezaložili sami, udělal to za vás stát automaticky v roce 2023. Z pohledu státu se jedná o „datovou schránku podnikající osoby“, která se od klasické „datové schránky fyzické osoby“ liší – je vázaná na IČO a není možné ji znepřístupnit, pokud stále podnikáte. Je totiž přímo svázaná s vaším podnikáním.
A ano, než se zeptáte: i pokud jste si datovku na základě přístupových údajů, co vám od státu dorazily, neaktivovali, udělal to stát za vás automaticky 🙃 Mimochodem, kromě podnikatelů stát datovku automaticky zřídil také všem nepodnikajícím právnickým osobám (jako jsou nejrůznější spolky).
Související články v Almanachu
Nastartujte své podnikání s robotem
Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.
Zjistit vícProhledat Almanach
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
