Začínáte podnikat? Jedna z prvních věcí, které budete řešit, je fakturace. Přečtěte si, co všechno musí být na faktuře napsané – u neplátce i plátce DPH, včetně zaokrouhlování a data splatnosti – a jak ji snadno vystavit bez jediné chybičky. V článku najdete taky interaktivní checklist „Má moje faktura všechno?“ a vzor faktury ke stažení zdarma.
Obsah článku
- Shrnutí toho nejdůležitějšího: co musí obsahovat faktura
- Co je to faktura a kdo ji vystavuje?
- Co musí obsahovat faktura?
-
Časté otázky
- Jak vystavit fakturu zdarma?
- Jak vystavit zálohovou fakturu?
- Jak vystavit fakturu online?
- Musí být na faktuře datum splatnosti?
- Jaká je minimální splatnost faktury?
- Jak fakturovat do zahraničí?
- Jak vybrat program na fakturaci?
- Můžu vystavit fakturu, i když nejsem podnikatel?
- Kdy musím vystavit fakturu?
- Související články
Shrnutí toho nejdůležitějšího: co musí obsahovat faktura
Abyste nemuseli číst celý článek, sepsali jsme ve zkratce to nejdůležitější 👇
Faktura musí vždy obsahovat základní údaje o dodavateli (jméno/název, sídlo, IČO, povinnou větu o zápisu v živnostenském nebo obchodním rejstříku). Pokud vedete účetnictví, musíte přidat označení „Faktura“, údaje o odběrateli, datum vystavení, předmět plnění a cenu. Když vyplňujete fakturu v excelu, musíte vše zadat ručně. S Fakturoidem stačí pár kliknutí a pole za vás předvyplní fakturační robot.
U neplátců DPH slouží jako účetní doklad, u plátců jako daňový doklad – v tom případě musíte doplnit i údaje jako číslo daňového dokladu, DIČ, DUZP, základ daně, sazbu DPH a výši daně v Kč. Naopak razítko ani podpis na faktuře být nemusí.
Datum splatnosti na faktuře není ze zákona povinné. Je ale lepší ho uvádět, abyste ve financích neměli chaos. Když splatnost neuvedete, platí ze zákona lhůta 30 dní.
DPH na faktuře se nezaokrouhluje. Podle novely zákona o DPH z roku 2019 musíte daň na faktuře uvést přesně, v haléřích na dvě desetinná místa. Zaokrouhluje se jedině celková částka k úhradě, ale i to je dobrovolné. U platby převodem nebo kartou zaokrouhlovat nemusíte. U platby v hotovosti zaokrouhlíte na celou korunu, protože haléřové mince už neexistují.
Fakturu mohou vystavovat podnikatelé, firmy, neziskovky, ale i nepodnikající fyzické osoby. Vystavené faktury musíte pro případ kontroly z finančáku nebo živnostenského úřadu archivovat 5 (účetní doklady) nebo 10 let (daňové doklady).
Co je to faktura a kdo ji vystavuje?
Faktura je účetní dokument, který slouží jako záznam o prodeji zboží nebo poskytnutí služby. Vystavuje ji prodávající (dodavatel) kupujícímu (odběrateli) a obsahuje informace o tom, co se prodává, za jakou cenu a další detaily, které jsou potřeba pro splnění účetních a daňových povinností.
🤖 Návody, jak pracovat s fakturami přímo ve Fakturoidu, najdete přes tyhle odkazy:
Kdo může vystavit fakturu?
Fakturu můžou vystavovat podnikatelé, firmy, neziskovky, ale i nepodnikající fyzické osoby.
- Podnikatelé a firmy: Včetně živnostníků, společností s ručením omezeným (s.r.o.), akciových společností (a.s.) a dalších právnických osob.
- Neziskové organizace: V případě, že poskytují služby nebo prodávají zboží, na které se vztahují daňové povinnosti (často vedlejší hospodářská činnost).
- Fyzické osoby: Pokud poskytují služby nebo prodávají zboží, můžou vystavit fakturu i nepodnikatelé. Jejich faktura by nikdy neměla obsahovat pojmy jako „DPH“, „DUZP“ nebo „daňový doklad“.
Je faktura daňový doklad?
Účel faktury se liší podle toho, jestli ji vystavujete jak plátci, nebo neplátci DPH. A liší se i náležitosti, které tyto faktury musí obsahovat. Jednoduché pravidlo přitom zní: faktury od neplátců DPH plní roli účetních dokladů, faktury od plátců DPH slouží jako daňové doklady.
Všechny vystavené faktury si dobře archivujte, ideálně v digitální podobě. Kontrola z finančáku nebo živnostenského úřadu je může chtít v případě účetních dokladů vidět i po 5 letech, u daňových dokladů dokonce až po 10 letech.
Co musí obsahovat faktura?
Ať už faktura plní roli účetního (u neplátců DPH), nebo daňového dokladu (u plátců DPH), vždy by měla obsahovat několik povinných údajů.
Náležitosti faktury u neplátců DPH
- Název firmy nebo jméno
- Sídlo nebo místo podnikání
- IČO
- Živnostníci musí (Občanský zákoník § 435 odstavec 1) mít na faktuře větu ve stylu „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“. Nemusí tam být uvedeny další podrobnosti.
- Obchodní společnosti (s.r.o. apod.) musí uvádět podrobnější zmínku ve stylu „Společnost zapsána do obchodního rejstříku u Městského soudu v …město…, oddíl X, vložka 123456.“
Stáhnout Word Vzor faktury pro neplátce DPH
Na fakturách neplátců DPH se můžete setkat s výslovným uvedením „neplátce DPH“. To je pouze dobrovolné.
Tip: Pokud se vám legislativa nechce řešit, doporučujeme vystavovat faktury třeba ve Fakturoidu a o veškeré legislativní náležitosti se fakturační robot postará za vás.
Další povinné údaje faktury předepisuje Zákon o účetnictví v § 11 Účetní doklady těm, kdo mají povinnost vést účetnictví:
- a) označení účetního dokladu → označení „Faktura“ (pojem „Daňový doklad” se týká se pouze plátců DPH, neplátce DPH by ho uvádět neměl)
- b) obsah účetního případu a jeho účastníky → dodavatel, odběratel, položky faktury
- c) peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství (např. hodinová sazba)
- d) okamžik vyhotovení účetního dokladu → datum vystavení
- e) okamžik uskutečnění účetního případu, není-li shodný s okamžikem podle písmene d)
- f) podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.
Písmeno f) může být matoucí – neznamená totiž, že fakturu musíte po vystavení podepsat. Vyžaduje podpisy osob na straně odběratele, např. někoho, kdo za něj danou věc objednal a toho, kdo případ účtuje. Faktura BEZ razítka a podpisu vystavovatele bude platná.
Tip: Neplátci DPH mají tu výhodu, že mohou použít fakturu zároveň jako výzvu k platbě (zálohovku). DPH neodvádí a pro výpočet daně z příjmů se berou v úvahu pouze faktury zaplacené v daném roce.
Náležitosti faktury u plátců DPH
Kromě všeho výše uvedených údajů musí plátce DPH podle § 29 zákona o DPH na faktuře uvést další údaje:
- daňové identifikační číslo (DIČ), pokud je osoba, pro kterou se plnění uskutečňuje, plátcem
- evidenční číslo daňového dokladu (třeba 2019-1234)
- datum uskutečnění plnění nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu
- základ daně
- základní nebo sníženou sazbu daně nebo sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně a odkaz na příslušné ustanovení tohoto zákona
- výši daně v Kč zaokrouhlenou na nejbližší měnovou jednotku v oběhu, popřípadě uvedenou v haléřích
Stáhnout Word Vzor faktury pro plátce DPH
Pokud vás zajímá, jak vystavit fakturu v Excelu, koukněte na samostatný článek. Najdete tam návod krok za krokem a vzory ke stažení pro plátce i neplátce DPH.
Musí být na faktuře datum splatnosti?
Datum splatnosti na fakturách být nemusí, doporučujeme vám ho ale uvádět. Vyhnete se tak zbytečným starostem s cash flow. Bez uvedení data splatnosti se podle § 1963 občanského zákoníku je lhůta pro zaplacení faktury 30 dní.
Jak na zaokrouhlování DPH na faktuře
Samotná DPH se na faktuře nikdy nezaokrouhluje. Podle novely zákona o DPH z roku 2019 se daň vždy počítá přesně na haléře (na dvě desetinná místa).
Zaokrouhlit můžete pouze konečnou částku k úhradě, přičemž závisí na způsobu platby:
- Platba převodem nebo kartou: zaokrouhlovat vůbec nemusíte, klidně nechte na faktuře haléře (dvě desetinná místa).
- Platba v hotovosti: haléřové mince už neexistují, takže celkovou částku zaokrouhlíte na celou korunu.
Když celkovou částku zaokrouhlíte na nejbližší celou korunu, rozdíl se nedaní – nezahrnuje se do základu DPH a nepodléhá dani. Od října 2021 to platí stejně pro platbu hotově i bezhotovostně (§ 36 odst. 5 zákona o DPH).
Má vaše faktura všechno? Interaktivní checklist
Než fakturu odešlete, projeďte si ji podle toho, jestli jste plátce, nebo neplátce DPH. Co máte hotové, odškrtněte. Co zůstane nezaškrtnuté, ještě doplňte.
✅ Jsem neplátce DPH
Navíc, když vedete účetnictví:
Pozor: jako neplátce na fakturu nepište „DPH“, „DUZP“ ani „daňový doklad“. Razítko ani podpis mít nemusíte.
✅ Jsem plátce DPH
Pozor: samotné DPH se nezaokrouhluje – zůstává v haléřích. Zaokrouhlit můžete jen celkovou částku k úhradě.
Co pohlídá Fakturoid za vás:
- Ve Fakturoidu stačí zadat IČO. Všechny ostatní údaje robot automaticky předvyplní z rejstříku.
- Povinnou patičku si můžete upravit a robot pohlídá, aby byla na faktuře nebo daňovém dokladu vždy.
- Faktura do zahraničí? V průběhu vytváření vám pomůže nápověda a předvyplněný i správný kurz měny.
- Vzhled faktury / daňového dokladu si můžete přizpůsobit podle svého gusta. Faktura bude s kterýmkoliv vzhledem vždy legislativně aktuální.
Podívejte se na další výhody našich faktur. Stačí vám „obyčejné“ faktury? Umíme i faktury zdarma.
Časté otázky
Jak vystavit fakturu zdarma?
Vystavit fakturu zdarma (včetně QR kódu na faktuře) můžete v Excelu i ve Fakturoidu – jednoduše a intuitivně. Podívejte se na přehledné srovnání robotích tarifů a začněte kdykoliv.
Jak vystavit zálohovou fakturu?
Zálohová faktura by měla obsahovat hlavně informace k platbě: částku k úhradě, variabilní symbol, číslo účtu, na který chcete platba poslat, specifikaci služby nebo zboží, za které chcete zaplatit, a případně i datum splatnosti. Podívejte se na všechny náležitosti zálohové faktury.
Jak vystavit fakturu online?
Například ve Fakturoidu vystavíte fakturu online do 1 minuty. Stačí zadat IČO odběratele a ostatní fakturační údaje za vás předvyplní robot. Vyzkoušejte si to zdarma.
Musí být na faktuře datum splatnosti?
Zákon to za povinnou náležitost faktury neoznačuje, ale bez data splatnosti budete mít ve financích chaos. Datum splatnosti vám pomůže hlídat si cash flow, případně posílat upomínky a účtovat úroky z prodlení.
Podle § 1963 občanského zákoníku se bez uvedení data splatnosti uplatňuje lhůta 30 dní.
Jaká je minimální splatnost faktury?
Nic takového jako minimální doba splatnosti faktury neexistuje. Pokud to obě strany akceptují, může být splatnost klidně v den dodání zboží nebo poskytnutí služby. Pro platbu ještě před poskytnutím plnění se obvykle využívá zálohová nebo proforma faktura.
Jak fakturovat do zahraničí?
Na tohle téma jsme pro vás sepsali souhrnný článek – Faktury do zahraničí – náležitosti, zvyklosti a doporučení. Mrkněte na něj 🙂
Jak vybrat program na fakturaci?
Záleží, co přesně od fakturačního programu potřebujete, obecně se ale zaměřte hlavně na tři věci:
- Pohodlí a jednoduchost použití – fakturační program by vám měl ušetřit čas, ne ho brát. Vyzkoušejte si, jak se vám v něm fakturuje, jestli je přehledný a jak vlastně vystavené faktury vypadají.
- Funkce, které opravdu využijete – automatické odesílání upomínek, párování plateb, napojení na účetnictví, možnost fakturovat v cizích měnách nebo třeba sledování příjmů a výdajů. Vyberte si nástroj, který řeší to, co opravdu potřebujete.
- Důvěra a doporučení – podívejte se, kdo program používá, co o něm říkají ostatní podnikatelé nebo účetní. Často vám napoví i to, jak rychlá a srozumitelná je zákaznická podpora.
A proč si podnikatelé často vybírají právě Fakturoid? Protože kombinuje jednoduchost, chytré funkce a přátelskou podporu, která mluví lidskou řečí. Navíc si můžete vystavování faktur zdarma vyzkoušet a zjistit, jestli vám sedí.
Můžu vystavit fakturu, i když nejsem podnikatel?
Český zákon pojem „faktura“ nezná, vystavit ji tak může kdokoliv, i ten, kdo nemá IČO – jen by faktura, kterou vystavil nepodnikatel, neměla obsahovat popjmy jako „DPH“, „DUZP“ nebo „daňový doklad“. Další dobrá zpráva je, že pokud si přivyděláváte pouze příležitostně, pak do částky 50 000 korun za rok nemusíte takový příjem vůbec uvádět do daňového přiznání, a tedy ani danit.
Kdy musím vystavit fakturu?
Pokud je vaším odběratelem podnikatel, musíte mu za zboží nebo službu vystavit fakturu nebo zjednodušený daňový doklad. Naopak běžní zákazníci z řad nepodnikatelů fakturu nepotřebují ani kvůli případné reklamaci, ani kvůli záruce. Soukromým osobám proto na rozdíl od podnikatelů a firem fakturu vystavovat nemusíte – i když samozřejmě můžete 🙂
