Fakturoid umí několik druhů zálohovek – liší se tím, co se stane ve chvíli, kdy vám je zákazník zaplatí. Tady je návod, jak zálohovku vystavit a jak jednotlivé varianty fungují.
Obsah článku
Co je (a co není) zálohová faktura
Jde o dokumenty, které obsahují údaje o obchodní transakci - dodavatele, odběratele, položky, ceny,... ale nejsou účetně závazné. Ze zálohovek neodvádíte DPH.
Zákon požaduje, aby plátce DPH vystavil daňový doklad do 15 dnů od přijetí peněz. Zálohovka jím není, řádný daňový doklad (tedy „ostrou" fakturu nebo doklad k přijaté platbě) vystavíte až po uhrazení zálohovky.
Podpora → Almanach
Přečtěte si vše důležité o proformách a zálohovkách nebo o tom, co všechno musí podle zákona obsahovat faktura.
Jak zálohovku vystavit ve Fakturoidu
Zálohovou fakturu vytvoříte jako běžnou novou fakturu, jen přepnete její druh v pravém horním rohu formuláře.
Druhy zálohovek (co se vystaví po přijetí platby)
Varianty zálohovek se liší podle toho, co se stane při zaznamenání platby a také názvem samotného dokladu („proforma" versus „zálohová faktura").
- Faktura zaplacená – vystaví se rovnou konečná faktura se stejnými položkami, které jsou na zálohovce - jednoduše řečeno „nic se do konečné faktury nedoplňuje". Vystavený doklad bude v záhlaví označen textem „proforma".
- Faktura s doplněním – konečná faktura se nevytvoří automaticky, vystavíte ji ručně a můžete doplnit další položky. Zaplacená záloha bude automaticky odečtena. Vystavený doklad bude v záhlaví označen textem „zálohová faktura".
- Daňový doklad k přijaté platbě – vystavíte samostatný doklad ke každé přijaté platbě. Nakonec doklady vyúčtujete konečnou (zúčtovací) fakturou. Vystavený doklad bude v záhlaví označen textem „proforma".
- Nic – se zaznamenáním platby se nevystaví žádný doklad. Ostrou fakturu vystavíte ručně z menu zálohovky. Vystavený doklad bude v záhlaví označen textem „proforma".
Poznámka: V praxi se pojmy „proforma“ a „zálohová faktura“ často zaměňují a obojí se běžně označuje jako „zálohovka“. V zákonech mezi nimi rozdíl nenajdete, v běžné praxi se ale ustálilo, že proforma obvykle představuje výzvu k úhradě předem dané a konečné částky, zatímco zálohová faktura se používá pro platby záloh (dosud neznámé) konečné ceny.
1. Faktura zaplacená
Po zaplacení se vystaví konečná faktura, která bude označená jako zaplacená. Položky, částka i vše ostatní bude stejné, jako na zálohovce, nic dalšího na faktuře nebudete doplňovat.
Pokud máte zapnuté párování plateb, faktura se vystaví automaticky. Můžete ji také automaticky odeslat klientovi.
Tip: Nejjednodušší a nejčastější varianta – faktura se vystaví „jedna ku jedné“ ze zálohovky, nic dalšího neřešíte.
2. Jak vystavit fakturu s doplněním? (video)
Faktura s doplněním se vám bude hodit pro případ, kdy je celková transakce rozdělena na dvě platby – zálohu a zbytek. U plátců DPH musí být v maximálním rozmezí 15 dní.
Ze zaplacené zálohovky ručně vystavíte konečnou fakturu, na které doplníte další položky. Na této faktuře bude částka zaplacené zálohy a kolik zbývá doplatit.
Příklad: Po zaplacení zálohové faktury ji označíte jako zaplacenou a vystavíte fakturu.
Doplníte na fakturu položku s částkou k doplacení – v rozpisu částek rovnou uvidíte odečtenou zálohu.
Tip: Stále si nejste jistí? Koukněte na video, jak se faktura s doplněním používá.
3. Doklad k platbě
S platbou se vystaví daňový doklad k přijaté platbě – podrobnější návod k tomuto typu dokladu najdete v samostatném článku. K jedné zálohovce můžete zaznamenat více samostatných plateb a ke každé z nich samostatný doklad. Všechny je nakonec vyúčtujete přes zúčtovací fakturu.
Tip: Možnost vystavit DDPP uvidíte pouze pokud jste plátce DPH, neplátců se tyto doklady netýkají.
4. Nic
Pokud zvolíte variantu Nic, po zaznamenání platby se žádný doklad nevystaví. Můžete jej samozřejmě vystavit ručně později.
Opatrně! V běžných scénářích fakturace potřebuje plátce DPH vystavit daňové doklady do 15 dnů od přijetí peněz. Pokud vybíráte variantu nevystavovat s platbou nic, pohlídejte si, aby vám daňový doklad poté nechyběl.
Časté otázky
Co když jsem neplátce DPH a potřebuji doklad k platbě?
Neplátce DPH sice nemusí vystavit doklad k přijatým penězům do 15 dnů, ale odběratelé ho často potřebují do svého účetnictví. Jako neplátce můžete vystavit pouze konečnou fakturu (ne daňové doklady k platbám) – pokud tedy máte transakci rozdělenou na více plateb, vystavte samostatnou fakturu ke každé platbě zvlášť.
Můžu spojit více zálohovek do jedné faktury?
Ne, každá zálohovka může mít jen svou vlastní ostrou fakturu. Plátce DPH může vystavit více daňových dokladů k platbě a ty pak všechny vyúčtovat v jedné ostré faktuře.
Nelze také vytvořit více ostrých faktur k jedné zálohovce, každá může mít pouze jednu.
Můžu zálohovku zpětně měnit?
Na zálohovce můžete zpětně upravit, co se má stát při zaplacení. Jde to jen u těch zálohovek, které ještě nemají zaznamenanou platbu – pokud už uhrazené byly, nejprve zrušte zaplacení. Zálohovku na obyčejnou fakturu (a naopak) zpětně změnit nejde.
Jak nastavit proformu jako výchozí typ faktury, abychom nemuseli překlikávat?
Zapněte si v Nastavení → Výchozí hodnoty volbu „Proforma“ pro výchozí typ faktur. Při vytváření nové faktury se automaticky předvybere zálohovka (typ můžete kdykoliv změnit).
Jaké jsou konkrétní kroky pro vystavení faktury s doplněním?
Začněte vystavovat novou zálohovou fakturu → vyberte, co vystavit s přijetím platby (v tomto případě Fakturu s doplněním) → zapište položky do zálohové faktury → vystavte fakturu pomocí tlačítka Vytvořit fakturu → po zaplacení platbu zaznamenejte pomocí tlačítka Zaznamenat platbu → na obrazovce zkontrolujte, že je aktivní možnost Faktura s doplněním → zaplacení potvrďte tlačítkem Zaplacena dnes (nebo v den splatnosti) → otevře se vám formulář faktury s doplněním, kde doplňte položky, které „dofakturováváte" → fakturu vytvořte pomocí Vytvořit fakturu → na nově vytvořené faktuře bude zohledněna zaplacená záloha.
