Zálohové faktury – jak je vystavit a čím se liší
Fakturoid umí několik druhů zálohovek – liší se tím, co se stane ve chvíli, kdy vám je zákazník zaplatí. Tady je návod, jak zálohovku vystavit a jak jednotlivé varianty fungují.
Co je (a co není) zálohová faktura
Jde o dokumenty, které obsahují údaje o obchodní transakci - dodavatele, odběratele, položky, ceny,... ale nejsou účetně závazné. Ze zálohovek neodvádíte DPH.
Zákon požaduje, aby plátce DPH vystavil daňový doklad do 15 dnů od přijetí peněz. Zálohovka jím není, řádný daňový doklad (tedy "ostrou" fakturu nebo doklad k přijaté platbě) vystavíte až po uhrazení zálohovky.
Podpora → Almanach
Přečtěte si vše důležité o proformách a zálohovkách nebo o tom, co všechno musí podle zákona obsahovat faktura.
Jak zálohovku vystavit ve Fakturoidu
Zálohovou fakturu vytvoříte jako běžnou novou fakturu, jen přepnete její druh v pravém horním rohu formuláře.
Druhy zálohovek (co se vystaví po přijetí platby)
Varianty zálohovek se liší podle toho, co se stane při zaznamenání platby.
- Faktura zaplacená – vystaví se rovnou konečná faktura se stejnými položkami, které jsou na zálohovce.
- Faktura s doplněním – konečná faktura se nevytvoří automaticky, vystavíte ji ručně a můžete doplnit další položky. Zaplacená záloha bude automaticky odečtena.
- Daňový doklad k přijaté platbě – vystavíte samostatný doklad ke každé přijaté platbě. Nakonec doklady vyúčtujete konečnou (zúčtovací) fakturou.
- Nic – se zaznamenáním platby se nevystaví žádný doklad. Ostrou fakturu vystavíte ručně z menu zálohovky.
1. Faktura zaplacená
Po zaplacení se vystaví konečná faktura, která bude označená jako zaplacená. Položky, částka i vše ostatní bude stejné, jako na zálohovce, nic dalšího na faktuře nebudete doplňovat.
Pokud máte zapnuté párování plateb, faktura se vystaví automaticky. Můžete ji také automaticky odeslat klientovi.
Tip: Nejjednodušší a nejčastější varianta - faktura se vystaví „jedna ku jedné“ ze zálohovky, nic dalšího neřešíte.
2. Faktura s doplněním (video)
Faktura s doplněním se vám bude hodit pro případ, kdy je celková transakce rozdělena na dvě platby – zálohu a zbytek. U plátců DPH musí být v maximálním rozmezí 15 dní.
Ze zaplacené zálohovky ručně vystavíte konečnou fakturu, na které doplníte další položky. Na této faktuře bude částka zaplacené zálohy a kolik zbývá doplatit.
Příklad: Po zaplacení zálohové faktury ji označíte jako zaplacenou a vystavíte fakturu.
Doplníte na fakturu položku s částkou k doplacení – v rozpisu částek rovnou uvidíte odečtenou zálohu.
Tip: Stále si nejste jistí? Koukněte na video, jak se faktura s doplněním používá.
3. Doklad k platbě
S platbou se vystaví daňový doklad k přijaté platbě – podrobnější návod k tomuto typu dokladu najdete v samostatném článku. K jedné zálohovce můžete zaznamenat více samostatných plateb a ke každé z nich samostatný doklad. Všechny je nakonec vyúčtujete přes zúčtovací fakturu.
Tip: Možnost vystavit DDPP uvidíte pouze pokud jste plátce DPH, neplátců se tyto doklady netýkají.
4. Nic
Pokud zvolíte variantu Nic, po zaznamenání platby se žádný doklad nevystaví. Můžete jej samozřejmě vystavit ručně později.
Opatrně! V běžných scénářích fakturace potřebuje plátce DPH vystavit daňové doklady do 15 dnů od přijetí peněz. Pokud vybíráte variantu nevystavovat s platbou nic, pohlídejte si, aby vám daňový doklad poté nechyběl.
Časté otázky
Co když jsem neplátce DPH a potřebuji doklad k platbě?
Neplátce DPH sice nemusí vystavit doklad k přijatým penězům do 15 dnů, ale odběratelé ho často potřebují do svého účetnictví. Jako neplátce můžete vystavit pouze konečnou fakturu (ne daňové doklady k platbám) – pokud tedy máte transakci rozdělenou na více plateb, je potřeba vystavit samostatnou fakturu ke každé platbě zvlášť.
Můžu spojit více zálohovek do jedné faktury?
Ne, každá zálohovka může mít jen svou vlastní ostrou fakturu. Plátce DPH může vystavit více daňových dokladů k platbě a ty pak všechny vyúčtovat v jedné ostré faktuře.
Nelze také vytvořit více ostrých faktur k jedné zálohovce, každá může mít pouze jednu.
Můžu zálohovku zpětně měnit?
Na zálohovce můžete zpětně upravit, co se má stát při zaplacení. Jde to jen u těch zálohovek, které ještě nemají zaznamenanou platbu – pokud už uhrazené byly, je nutné nejprve zrušit zaplacení. Změnit zpětně zálohovku na obyčejnou fakturu a naopak není možné.
Často vystavujeme proformy a musíme překlikávat druh faktury
Zapněte si v Nastavení → Výchozí hodnoty volbu „Proforma“ pro výchozí typ faktur. Při vytváření nové faktury se automaticky předvybere zálohovka (typ můžete kdykoliv změnit).
Mohlo by se vám hodit
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
