Pojmy proforma a zálohová faktura (neboli „zálohovka“) se v praxi často zaměňují. Obě slouží k tomu, abyste dostali zaplaceno předem. Co přesně označují, jaký je mezi nimi rozdíl a kdy se vyplatí je používat? To zjistíte v přehledném článku, ve kterém najdete i praktický příklad, jak zaúčtovat zálohovou fakturu.
Obsah článku
Rychlé shrnutí: k čemu je proforma a zálohovka
Potřebujete si rychle udělat jasno v rozdílech mezi proformou a zálohovkou? Tady je stručné shrnutí článku.
Oba doklady slouží k získání platby ještě před poskytnutím službu nebo zboží. Proforma je na celou částku, zálohovka na určitou část platby. Využijete je u zakázkové výroby, fakturaci předplatného nebo u nových klientů. Z proformy ani zálohovky neodvádíte DPH. Řádnou fakturu nebo daňový doklad k platbě vystavíte až po tom, co vám platba dorazí na účet nebo do pokladny.
Pro lepší přehled si přečtěte celý článek. Najdete v něm i konkrétní příklad, jak zaúčtovat zálohovou fakturu jako plátce i neplátce DPH.
Proforma vs. zálohovka. Jaké jsou rozdíly?
Obě faktury mají jedno společné: vystavují se předem, tedy ještě před tím, než se pustíte do práce na zakázce nebo dodáte zboží. Slouží k tomu, abyste zákazníkovi dali vědět, kolik má zaplatit a za co. A často také jako podmínka pro to, abyste se do práce vůbec pustili (např. při poskytování webhostingu, výrobě zboží na zakázku nebo zahájení spolupráce s novými klienty). V praxi se tyhle dva typy používají dost podobně, ale přesto mezi nimi existuje pár rozdílů.
Co je proforma faktura?
Proforma faktura se zpravidla vystavuje na celou částku obchodu, občas se jí tak říká i plná zálohová faktura. Používá ji i fakturační robot, když se rozhodnete využívat některý z placených tarifů. Díky tomu můžete hned naplno využívat všechny funkce zvoleného tarifu a platbu provést až během následujících dní.
Co je zálohová faktura?
Zálohovku vystavíte, když chcete od zákazníka jen část platby předem – třeba na zakázku, kde vás čekají vstupní náklady (materiál, subdodavatelé), nebo jako potvrzení, že to myslí vážně. Zákazník zaplatí zálohu a vy pak dodáte službu či zboží. Po dokončení vystavíte fakturu na zbytek částky, nebo rovnou vyúčtování.
Tip: Podívejte se na vzor proformy a zálohovky
Nejste si jisti, co všechno musí zálohová faktura a proforma obsahovat? Podívejte se na vzor – v našem článku, jak vystavit zálohovou fakturu ve Fakturoidu.
Účtování zálohové faktury a DPH
Proforma ani zálohovka nejsou daňové doklady podle zákona o DPH. Pokud tedy vystavíte proformu nebo zálohovou fakturu, nemusíte z nich odvést DPH. To se hodí pro případy, kdy z obchodu sejde (nedojde k dodání zboží nebo poskytnutí služby). Neuhrazenou zálohovku nebo proformu můžete jednoduše smazat nebo stornovat. Jakmile vám zákazník zálohovku uhradí, nezapomeňte ji archivovat.
Jak zaúčtovat přijatou zálohovou fakturu?
Samotná zálohová faktura, kterou obdržíte od dodavatele, se do účetnictví nezapisuje – není to účetní ani daňový doklad. Do účetnictví vstupuje až doklad, který vám dodavatel vystaví po uhrazení zálohy. Pokud zálohovou nebo proforma fakturu uhradíte, archivujte ji pro případ kontroly.
A co až dorazí platba?
Jakmile váš zákazník proformu nebo zálohovku uhradí, vytvoříte řádnou fakturu nebo daňový doklad k přijaté platbě, které už jsou účetně závazné – plátcům DPH vzniká povinnost odvést DPH.
Jak zaúčtovat zálohovou fakturu krok za krokem (praktický příklad)
Jak píšeme výše, zálohovou fakturu jako takovou nikam neúčtujete – není to účetní ani daňový doklad. Zálohovka se jen eviduje. Účtovat začínáte, až když peníze dorazí na účet. Pojďme se na to podívat na konkrétním příkladu.
Jak na zaúčtování zálohové faktury pro plátce DPH
Příklad: Truhlář dostane zakázku na skříň na míru za 30 000 Kč. Po zákazníkovi chce 50 % zálohu předem, tedy 15 000 Kč.
- Vystavení zálohové faktury (3. 7. 2026). Truhlář vystaví zálohovou fakturu na 15 000 Kč a pošle ji zákazníkovi. V tomhle okamžiku se nic neúčtuje – zálohovka jen říká, kolik a kam poslat.
- Přijetí platby (6. 7. 2026). Zákazník pošle 15 000 Kč na účet. V tuto chvíli má truhlář 15 dní na vystavení daňového dokladu k přijaté platběa jeho zaslání zákazníkovi. Na daňovém dokladu musí být rozepsaná DPH a datum uskutečnění zdanitelného plnění. DPH odvede truhlář v příslušném zdaňovacím období.
- Dodání a vyúčtovací faktura (20. 7. 2026). Po dodání skříně truhlář vystaví konečnou (vyúčtovací) fakturu na celých 30 000 Kč, odečte na ní už zaplacenou zálohu 15 000 Kč a zákazníkovi zbývá doplatit 15 000 Kč. Vyúčtovací faktura je na rozdíl od zálohovky účetním i daňovým dokladem. Proto z ní truhlář odvede příslušnou DPH (poté, co odečte už uhrazenou DPH ze zálohové platby).
Jak na zaúčtování zálohové faktury pro neplátce DPH
Pro neplátce DPH slouží zálohovky hlavně jako pojistka proti neplatičům. S jejich „účtováním“ to tak mají jednodušší – žádné DPH neřeší. Přijatá záloha se počítá jako příjem ke dni, kdy dorazí na účet. Po dodání služby vystavíte vyúčtovací fakturu, odečtete z ní zálohu a doplatek se stane příjmem ve chvíli, kdy ho zákazník uhradí.
Jak vám se zálohovou fakturou a proformou pomůže Fakturoid
Zálohovku i proformu vystavíte ve Fakturoidu na pár kliknutí a robot pak pohlídá zbytek za vás. Platbu spáruje s bankou automaticky, po úhradě umí vytvořit daňový doklad k přijaté platbě se správně dopočítaným DPH a zaplacenou zálohu započítá do konečné faktury – v částkách ani v DPH se tak neztratíte. Vyzkoušejte to zdarma.
