Proforma vs. zálohová faktura. Jak se liší a jaké jsou jejich náležitosti?

Pojmy proforma a zálohová faktura (neboli „zálohovka“) se v praxi často zaměňují. Co přesně označují, jaký je mezi nimi rozdíl a kdy se vyplatí je používat?

Rychlé shrnutí: k čemu je proforma a zálohovka

Potřebujete si rychle udělat jasno v rozdílech mezi proformou a zálohovkou? Tady je stručné shrnutí článku.

Oba doklady slouží k získání platby ještě před poskytnutím službu nebo zboží. Proforma je na celou částku, zálohovka na určitou část platby. Využijete je u zakázkové výroby, fakturaci předplatného nebo u nových klientů. Z proformy ani zálohovky neodvádíte DPH. Řádnou fakturu nebo daňový doklad k platbě vystavíte až po tom, co vám platba dorazí na účet nebo do pokladny.

Proforma vs. zálohovka. Jaké jsou rozdíly?

Obě faktury mají jedno společné: vystavují se předem, tedy ještě před dodáním služby nebo zboží. Slouží k tomu, abyste zákazníkovi dali vědět, kolik má zaplatit a za co. A často také jako podmínka pro to, abyste se do práce vůbec pustili (např. při poskytování webhostingu, výrobě zboží na zakázku nebo zahájení spolupráce s novými klienty). V praxi se tyhle dva typy používají dost podobně, ale přesto mezi nimi existuje pár rozdílů.

Co je proforma faktura?

Proforma faktura se zpravidla vystavuje na celou částku obchodu, občas se jí tak říká i plná zálohová faktura. Používá ji i fakturační robot, když se rozhodnete využívat některý z placených tarifů. Díky tomu můžete hned naplno využívat všechny funkce zvoleného tarifu a platbu provést až během následujících dní.

Co je zálohová faktura?

Zálohovku vystavíte, když chcete od zákazníka jen část platby předem – třeba na zakázku, kde vás čekají vstupní náklady (materiál, subdodavatelé), nebo jako potvrzení, že to myslí vážně. Zákazník zaplatí zálohu a vy pak dodáte službu či zboží. Po dokončení vystavíte fakturu na zbytek částky, nebo rovnou vyúčtování.

Tip: Podívejte se na vzor proformy a zálohovky

Nejste si jisti, co  všechno musí zálohová faktura a proforma obsahovat? Podívejte se na vzor – v našem článku, jak vystavit zálohovou fakturu ve Fakturoidu.

Pozor: Zálohová faktura versus DPH

Proforma ani zálohovka nejsou daňové doklady podle zákona o DPH. Pokud tedy vystavíte proformu nebo zálohovou fakturu, nemusíte z nich odvést DPH. To se hodí pro případy, kdy z obchodu sejde (nedojde k dodání zboží nebo poskytnutí služby). Neuhrazenou zálohovku nebo proformu můžete jednoduše smazat nebo stornovat.

A co až dorazí platba?

Jakmile váš zákazník proformu nebo zálohovku uhradí, vytvoříte řádnou fakturu nebo daňový doklad k přijaté platbě, které už jsou účetně závazné – plátcům DPH vzniká povinnost odvést DPH.

Související články

• Jak vystavit zálohovku nebo proformu ve Fakturoidu?
• Jaké jsou druhy daňových dokladů a jejich náležitosti? (přehled)
• Co musí obsahovat faktura?