Zjistěte, co všechno patří mezi účetní doklady, jaké mají povinné náležitosti faktury, účtenky a paragony a kdy který doklad použít. V článku od Fakturoidu najdete přehled všech druhů účetních dokladů a tahák pro výběr správného dokladu pro živnostníky a s. r. o.
Obsah článku
Účetní doklady (stručné shrnutí)
Účetní doklady slouží k evidenci příjmů a výdajů, jako podklad pro výpočet daně z příjmů a jako důkazní prostředek při daňové kontrole. Tady je o nich to nejdůležitější 👇
- Účetní doklady vystavují typicky neplátci DPH. Plátci DPH vystavují daňové doklady, pro které platí jiná pravidla.
- Povinné náležitosti určuje § 11 zákona o účetnictví: označení dokladu, popis případu a účastníky, částku, datum vyhotovení, datum plnění a podpisové záznamy.
- Mezi nejčastější druhy patří faktura (vydaná i přijatá), pokladní doklad (příjmový i výdajový), bankovní výpis a vnitřní účetní doklad. S rozhodnutím, který doklad zrovna použít, vám pomůže tahák od Fakturoidu.
- Účetní doklady musíte archivovat minimálně 5 let od konce účetního období.
- V poslední době se čím dal častěji setkáte s účetními doklady v digitální podobě.
Co jsou účetní doklady?
Účetní doklady, které v rámci podnikání vystavujete, plní několik úloh:
- potvrzují, že proběhl obchod,
- slouží k přehledu o příjmech a výdajích,
- slouží jako podklad pro výpočet daně,
- na jejich základě se provádí zaúčtování účetního případu do účetních knih (pokud vedete účetnictví).
Jaké jsou náležitosti účetních dokladů?
Podle zákona o účetnictví musí každý účetní doklad obsahovat:
- Označení účetního dokladu. Například „Faktura“.
- Obsah účetního případu a jeho účastníky. V normální řeči se jedná o plnění (například „nákup materiálu“) a informaci o odběrateli a dodavateli (IČO, jméno nebo název firmy a sídlo firmy nebo sídlo fyzické osoby).
- Peněžní částku nebo informaci o ceně za měrnou jednotku a vyjádření množství. Například cenu za metr materiálu a celkový počet nakoupených metrů.
- Datum vyhotovení účetního dokladu. A pokud se obě data liší, tak i okamžik uskutečnění účetního případu (okamžik plnění).
- Podpisový záznam. Tenhle bod může být trochu matoucí, ve skutečnosti ale nevynucuje podpis vystavovatele na faktuře. Jedná se o podpisy osob na straně odběratele (například objednavatele). Účetní doklad nemusí mít ani razítko, ani podpis vystavovatele, a přesto bude platný.
Jak se liší účetní a daňový doklad? (přehledně)
Pojmy účetní doklad a daňový doklad se v praxi často zaměňují. Z pohledu účetnictví ale platí, že neplátci DPH vystavují účetní doklady, plátci DPH vystavují doklady daňové. Například vystavená faktura tak může hrát jak roli účetního dokladu (u neplátců DPH), tak daňového dokladu (u plátců DPH). Víc o daňových dokladech, jejich druzích a náležitostech jsme se pro vás rozepsali v samostatném článku.
| Neplátce DPH | Plátce DPH | |
|---|---|---|
| Vystavuje | Účetní doklad (fakturu) | Daňový doklad |
| Uvádí DPH | ❌ Ne | ✅ Ano |
| Musí mít DIČ | ❌ Ne | ✅ Ano |
| Text na faktuře | „Nejsem plátce DPH“ | Rozpis DPH |
Jak se dělí účetní doklady?
Účetní doklady se typicky dělí na vnitřní (jde o takzvané interní doklady – například příjemky nebo výplatní listiny) a vnější (faktury, bankovní výpisy apod.). Coby podnikatele vás ale tohle rozdělení příliš trápit nemusí (na rozdíl od vašeho účetního nebo účetní) 🙂
Druhy účetních dokladů a jejich náležitosti
Účetních dokladů (stejně jako dokladů daňových) existuje hned několik druhů. Tady jsou.
1. Faktura
Faktura je dokument, který dodavatel služby nebo zboží vystavuje zákazníkovi. Obvykle na ní najdete popis toho, za co se má zaplatit, způsob platby a datum splatnosti, ale obsahuje i další náležitosti – podívejte se na ně.
Jako podnikatel narazíte na faktury vydané nebo také faktury vystavené (když dodáváte zboží vy) a faktury přijaté (když někdo dodává zboží vám). A mimochodem, fakturu můžete vystavit i elektronicky. Přestože faktury vystavují jak plátci, tak neplátci DPH, jejich účel se liší. A liší se i náležitosti, které tyto faktury musí obsahovat.
Faktura neplátce DPH
Faktury od neplátců DPH plní roli účetních dokladů. Musí vždy obsahovat základní údaje o dodavateli (jméno/název, sídlo, IČO, povinnou větu o zápisu v živnostenském nebo obchodním rejstříku). Pokud vedete účetnictví, musíte přidat označení „Faktura“, údaje o odběrateli, datum vystavení, předmět plnění a cenu.
Faktura plátce DPH
Faktury plátců DPH jsou daňové doklady. Kromě základních údajů, které jsou společné pro plátce i neplátce DPH, musíte jako plátce DPH na faktuře uvést číslo daňového dokladu, DIČ, DUZP, základ daně, sazbu DPH a výši daně v Kč.
Tip: Teprve s podnikáním začínáte? Vystavujte faktury zdarma. Nebo, pokud chcete při fakturování vyzkoušet i pokročilejší funkce (jako je evidence přijatých faktur a automatické vytěžování nákladů, možnost fakturovat více kontaktům nebo třeba sklad), využijte 50% slevy na první roční fakturu, kterou Fakturoid dává všem začínajícím podnikatelům.
2. Pokladní doklad
Příjmové a výdajové pokladní doklady jsou interní účetní dokumenty, které si vystavujete vy pro svou evidenci. Zachycují pohyb hotovosti ve vaší pokladně. Pokladní doklad se často plete s účtenkou, která plní funkci dokladu pro zákazníka a nemá zákonem stanovené náležitosti. U malého živnostníka ten samý papír plní obě role – jeden výtisk si necháte vy (pokladní doklad), druhý dáte zákazníkovi (účtenka). Ale z pohledu účetnictví to nejsou synonyma.
Co musí obsahovat pokladní doklad? Podívejte se na náš vzor pokladního dokladu v Excelu, PDF a Numbers.
3. Bankovní výpis z účtu
Do účetních dokladů patří také bankovní výpis za konkrétní období. Stáhnout ho můžete přímo ze svého internetového bankovnictví, obsahovat bude záznam všech odchozích i příchozích transakcí za dané období a také zůstatek na účtu.
4. Vnitřní účetní doklad
Neboli interní doklady. Slouží pro účtování hospodářských operací uvnitř firmy a typicky mezi ně patří třeba příjemky, výdejky nebo výplatní listiny.
Jaké jsou zkratky účetních dokladů?
V účetnictví se pro stejné doklady používají různé zkratky – záleží na zvyklostech účetní, softwaru nebo interních předpisech firmy. Většinou ale mají stejný význam. Tady je přehled těch nejběžnějších, včetně dalších variant, na které můžete narazit.
| Zkratka | Další možné zkratky | Název dokladu | Kdy se používá |
|---|---|---|---|
| BV | VBU, VBÚ | Bankovní výpis | Přehled pohybů na bankovním účtu za období. |
| FAP | FP | Faktura přijatá | Doklad od dodavatele, na jehož základě vzniká závazek. |
| FAV | FV | Faktura vydaná | Doklad, kterým fakturujete odběrateli – vznik pohledávky. |
| ID | VUD, VÚD, INT | Interní (vnitřní) doklad | Operace uvnitř firmy (převody, opravy účtování, mzdy ap.). |
| ODD | DP (dobropis FP), DV (dobropis FV) | Opravný daňový doklad | Oprava základu daně a DPH (dříve „dobropis/vrubopis“). |
| PPD | – | Příjmový pokladní doklad | Příjem hotovosti do pokladny. |
| VPD | – | Výdajový pokladní doklad | Výdej hotovosti z pokladny. |
| ZDD | – | Zjednodušený daňový doklad | Paragon/účtenka do limitu dle zákona o DPH. |
| ZF | ZAL, „zálohový list“, proforma | Zálohová faktura | Výzva k platbě předem. Nejde o účetní ani daňový doklad. |
Jaký doklad kdy použít? (tahák)
Pro rychlou orientaci jsme pro vás připravili tahák s doklady a jejich náležitostmi rozřazenými podle situace:
| Situace | Jaký doklad vystavit | Co na něm musí být |
|---|---|---|
| Dodali jste zboží nebo službu podle objednávky | Faktura vydaná (FAV) | Označení „Faktura“, dodavatel a odběratel (jméno, sídlo, IČO), co jste dodali, cena, datum vystavení, datum dodání, věta „Nejsem plátce DPH“ |
| Zákazník u vás zaplatil hotově nebo kartou | Příjmový pokladní doklad (PPD). Zákazníkovi můžete vydat účtenku. | Označení dokladu, za co, přijatá částka, datum, podpis |
| Zaplatili jste za materiál, zboží nebo službu | Výdajový pokladní doklad (VPD) při platbě hotově. Při platbě z účtu stačí bankovní výpis. | Označení dokladu, za co, vydaná částka, datum, podpis |
| Převedli jste peníze z firemního účtu (investice, spoření, platba dodavateli) | Bankovní výpis (BV) | Stáhnete z internetového bankovnictví, náležitosti řeší banka |
| Zadali jste mzdy k úhradě nebo zaúčtovali odpisy | Vnitřní účetní doklad (ID) | Popis operace, částka, datum, podpis |
| Od klienta požadujete platbu předem | Zálohová faktura (proforma) | Dodavatel a odběratel, co budete dodávat, částka, splatnost. Není účetní doklad → neúčtuje se. |
Jak vystavovat účetní doklady online?
Klasické faktury i další druhy účetních dokladů můžete zdarma vystavit ve Fakturoidu. Zvládnete to na pár kliknutí a jako bonus budete mít veškeré své účetní doklady na jednom místě (a samozřejme online).
Co pohlídá Fakturoid za vás:
- Ve Fakturoidu stačí zadat IČO. Zbylé údaje předvyplníme automaticky z rejstříku.
- Povinnou patičku si můžete upravit a my pohlídáme, aby byla na faktuře či daňovém dokladu vždy.
- Faktura do zahraničí? V průběhu vytváření pomůže s náležitostmi nápověda a předvyplníme i správný kurz měny.
- Vzhled faktury / daňového dokladu si můžete přizpůsobit. Přitom faktura bude vždy legislativně aktuální.
Podívejte se na další výhody našich faktur. Pravidelně také aktualizujeme informace k legislativě.
Časté otázky
Kdy jako neplátce DPH použiju paragon nebo účtenku?
Paragon (zjednodušený daňový doklad) je typ daňového dokladu – může ho vystavit pouze plátce DPH, a to u hotovostních prodejů do 10 000 Kč včetně DPH. Pokud nejste plátce DPH, paragon vystavovat nemůžete.
Jako neplátce DPH při prodeji v hotovosti (třeba v kavárně nebo na trzích) stačí, že si prodej zaevidujete do příjmů. Pokud vedete daňovou evidenci, zapíšete datum, částku a stručný popis. Pokud vedete účetnictví, vystavíte příjmový pokladní doklad (PPD). Zákazníkovi můžete vydat účtenku. Je to dobrá praxe a zákazníci ji často očekávají, ale v současné chvíli to zákonná povinnost není. A pro neplátce DPH neexistuje ani žádný limit typu „od určité částky musíte vystavit fakturu“.
Jak dlouho se archivují účetní doklady?
Coby podnikatel máte ze zákona povinnost (nejen) účetní doklady uchovávat. Pravidla pro správné ukládání se přitom liší podle typu dokumentu – povinná doba archivace je u účetních dokladů obvykle 5 let a někdy budete ke zničení dokonce potřebovat skartační povolení. Podívejte se na návod, jak správně archivovat doklady.
Co je faktura přijatá a faktura vydaná / faktura vystavená?
Faktura přijatá je účetní pojem pro fakturu, na které jsou v části „kupující“ nebo „odběratel“ vaše údaje. Jinými slovy ta, kterou jste obdrželi od dodavatele za nákup zboží nebo služeb. Název „přijatá“ nijak nesouvisí s jejím odsouhlasením. Opakem je faktura vydaná (nebo vystavená) – taková, kterou vystavíte vy za prodej vašich služeb nebo produktů a vaše fakturační údaje budou v části „prodávající“ nebo „dodavatel“.
Jaké jsou nástroje na vystavování faktur zdarma?
Nejefektivnější jsou online fakturační nástroje, které za vás většinu údajů předvyplní. Ve Fakturoidu stačí zadat IČO a všechny ostatní údaje o kontaktu si fakturační robot najde ve veřejných rejstřících a vyplní je do faktury. I v účtu zdarma si navíc můžete vybrat vzhled faktury podle svého gusta.
