Jak vymáhat nezaplacené faktury?

Datum splatnosti je dávno pryč, ale peníze za vaši práci stále nedorazily? V takové situaci se dříve či později ocitne každý podnikatel – a ne vždy má příběh jeho neproplacené faktury šťastný konec. Přečtěte si, jak při vymáhání faktur postupovat, kolik poslat upomínek, kdy je čas na žalobu a jak podobným situacím do budoucna předcházet.

Stejně jako jedna vlaštovka jaro nedělá, ani jedna neproplacená faktura (obzvlášť na nižší částku) nemusí znamenat tragédii. Pokud se však neplatičů sejde víc najednou nebo pokud vám klient dluží víc peněz, můžete se dostat do vážných finančních problémů. Jak tedy v případě, kdy vám klient nezaplatí za vaši práci, postupovat?

Nezaplacená faktura: jak postupovat (shrnutí)

Pro rychlou odpověď nemusíte číst celý článek. Tady je to nejdůležitější 👇

Když klient nezaplatí fakturu, začněte přátelskou upomínkou. Pokud nereaguje, pošlete ještě jednu, tentokrát důraznější výzvu k zaplacení. Pokud jste to ještě neudělali, přestaňte dlužníkovi dodávat zboží nebo služby. Když nepomůže ani druhá upomínka, můžete neplatiči poslat předžalobní výzvu a po sedmi dnech od jejího odeslání podat žalobu. Dluh můžete vymáhat až tři roky od splatnosti.

Do budoucna se chraňte: nové klienty si prověřujte, spolupráci potvrzujte písemně a používejte zálohové faktury.

Je vaše faktura po splatnosti?

Termín splatnosti jednotlivých faktur si dobře hlídejte a případné vymáhání nedoplatků neodkládejte. Pokud totiž budete mít tu smůlu, že narazíte na klienta ve velkých finančních problémech, měli byste se ve vlastním zájmu zařadit do fronty věřitelů co nejdřív. Výrazně tak zvýšíte šanci, že se alespoň k části peněz někdy dostanete.

S hlídáním termínu splatnosti faktur vám pomůže i Fakturoid. Nastavte si párování plateb s bankou a faktury, které jsou po splatnosti, uvidíte na první pohled.

Co dělat, když vám klient neproplatí fakturu

1. První upomínka

Že zapomenout může každý? Máte pravdu. První upomínka na nezaplacenou fakturu proto slouží především jako přátelské připomenutí: obzvlášť v době dovolených nebo na konci roku může k přehlédnutí faktury dojít i u jinak spolehlivých klientů. První upomínka obvykle vše spolehlivě vyřeší.

2. Druhá upomínka

Uplynuly dny a týdny od původního termínu splatnosti, vaše první upomínka dávno odešla, ale peníze stále nikde? Varianta s prostým přehlédnutím faktury je zřejmě lichá a klient vám zkrátka buď nemůže, nebo nechce zaplatit.

Přichází tak čas na druhou upomínku. V té dejte jasně najevo, že případ své neproplacené faktury nenecháte být – kromě úroků z prodlení můžete pohrozit i zveřejněním dlužníkova jména v registru dlužníků. Nespolehlivému klientovi zároveň přestaňte dodávat další služby, a to minimálně do chvíle, než vám dlužnou částku proplatí.

3. Předžalobní výzva

Nechcete nad nezaplacenou fakturou mávnout rukou? Spor o dlužnou částku můžete hnát až k soudu. Svému klientovi-neplatiči nejprve pošlete předžalobní výzvu – jen tak budete mít v případě vyhraného sporu nárok na úhradu soudních poplatků dlužníkem. A někdy i samotná předžalobní výzva stačí, aby se dlužník „chytil za nos“ a dlužnou částku vám ze strachu před soudním řízením uhradil.

Předžalobní výzvu zašlete nejlépe doporučeně poštou na sídlo společnosti nebo na poslední známou adresu fyzické osoby. Uveďte v ní, jakou smlouvu jste s dlužníkem uzavřeli, a řádně specifikujte její náležitosti – předmět dohody, termíny dodání, cenu a dobu splatnosti.

4. Žaloba a soud

Když ani předžalobní výzva nezabere, spor může rozhodnout soud. Pokud ho vyhrajete, získáte rozsudek, se kterým proti neplatiči můžete zahájit exekuci.

Žalobu můžete podat nejdříve po sedmi dnech od zaslání předžalobní výzvy, nejpozději však do tří let, jinak hrozí promlčení dluhu.

Jak se chránit před neplatiči?

Chcete si v budoucnu ušetřit nervy (a peníze)? Při domlouvání zakázek dodržujte několik základních pravidel.

1. Nové klienty si dobře prověřte

Staré pořekadlo praví „důvěřuj, ale prověřuj“. A když jde o peníze, platí to dvojnásobně. Ještě před začátkem spolupráce si proto své budoucí obchodní partnery dobře prověřte, například na portálu justice.cz nebo v registru dlužníků.

2. Uzavírejte písemné smlouvy

Přestože náš soudní řád považuje za závaznou i ústní dohodu, v praxi bývá velmi obtížné ji u případného soudu prokázat. Veškeré podrobnosti o spolupráci s klientem proto mějte potvrzené písemně.

Nemusí přitom jít pouze o klasickou smlouvu. Obzvlášť u menších zakázek vám dobře poslouží i potvrzení v e-mailu – to by mělo obsahovat předmět a rozsah spolupráce, termín plnění a částku, vše odsouhlaseno jak vámi, tak vaším budoucím klientem nebo zákazníkem.

Pro větší zakázky se může hodit smlouva o dílo. Stáhněte si vzor zdarma.

Vzor smlouvy o dílo

3. Vystavujte zálohové faktury

Alespoň částečná platba předem znamená jistotu, že pokud se klient dostane do insolvence nebo třeba „jen“ přestane komunikovat, nepřijdete úplně zkrátka. Právě k tomu účelu slouží takzvané zálohové faktury. Ty vám umožní alespoň část celkové částky vyfakturovat ještě před tím, než se do projektu nebo zakázky vůbec pustíte.

Časté otázky

Jak má vypadat upomínka za nezaplacenou fakturu?

Upomínku za nezaplacenou fakturu zasílejte písemně (například e-mailem). Vždy uveďte, o kterou fakturu se jedná, výši dluhu, původní datum splatnosti i nový termín, do kterého by se platba měla objevit na vašem účtu.

Jak vystavovat faktury zdarma?

Teprve s podnikáním začínáte? Vystavujte faktury zdarma. Nebo, pokud chcete při fakturování vyzkoušet i pokročilejší funkce (jako je evidence a automatické vytěžování nákladů, možnost fakturovat více kontaktům nebo třeba sklad), využijte 50% slevy na první roční fakturu, kterou Fakturoid dává všem začínajícím podnikatelům.

Související příspěvky v almanachu

• Jak začít podnikat?
• Co nesmí chybět na faktuře?
• Velký průvodce pro podnikatele: Jak mít zdravé finance?