Zapomenutá faktura – jak ji zaúčtovat a co s DPH?

Dokončili jste zakázku, odeslali zboží, ale zapomněli jste na závěrečný krok – fakturaci. Stává se to. V článku se dozvíte, jak s pozdě vystavenou nebo přijatou fakturou naložit a jak vyřešit DPH, abyste se nedostali na mušku finančnímu úřadu.

Obsah článku

• TL;DR: co dělat, když zapomenete vystavit nebo zaúčtovat fakturu včas?
• Co je zapomenutá faktura?
  • Proč je lepší fakturovat včas?
• Co dělat, když zapomenete včas zaúčtovat přijatou fakturu
  • Neplátce DPH a zapomenutá faktura přijatá
  • Plátce DPH a zapomenutá faktura přijatá – návod krok za krokem
• Co dělat, když zapomenete včas vystavit fakturu
  • Neplátce DPH a zapomenutá faktura vydaná
  • Plátce DPH a zapomenutá faktura vydaná – návod krok za krokem
• Tipy, jak předejít zapomenutým fakturám
• Časté otázky
  • Co dělat s fakturou z minulého roku?
  • Je možné uplatnit DPH z faktury z minulého roku?
  • Jak zařadit fakturu z minulého roku do nákladů OSVČ?
  • Jak v lednu vystavit fakturu, která měla vzniknout už v prosinci?
  • Co dělat se zapomenutou neuhrazenou fakturou z minulého roku?

TL;DR: co dělat, když zapomenete vystavit nebo zaúčtovat fakturu včas?

1. Jste OSVČ neplátce DPH a zapomněli jste včas vystavit fakturu: vystavte ji a odešlete zákazníkovi. Rozhodující pro daňové přiznání OSVČ s paušálními výdaji nebo daňovou evidencí a přehledy je datum platby. Příjem zahrnete do daňového přiznání za rok, kdy jste platbu přijali.
2. Jste plátce DPH a zapomněli jste fakturu vystavit do zákonem stanovených 15 dní od poskytnutí plnění: vystavte ji s aktuální číselnou řadou, aktuálním datem vystavení a DUZP uveďte podle skutečnosti. Pošlete ji s omluvou zákazníkovi, podejte opravné nebo následné kontrolní hlášení a opravné nebo dodatečné přiznání k DPH. Zaplaťte daň (včetně úroku z prodlení).
3. Když vám se zpožděním přijde faktura od dodavatele, jako neplátce DPH ji zaplaťte a zahrňte ji do daňového přiznání a přehledů podle data zaplacení.
4. Pokud jste plátci DPH a dostala se vám do rukou přijatá faktura s DUZP jiného období, můžete si nárokovat odpočet DPH v aktuálním období. Lhůta pro odpočet DPH je až do konce 2. následujícího roku po DUZP.
5. Při vedení účetnictví bude kvůli časovému rozlišení nákladů a výnosů rozhodovat datum plnění. Nevýznamné chyby minulých období se obvykle promítají do nedaňových nákladů nebo výnosů běžného období, významné chyby minulých období se řeší přes vlastní kapitál.
6. Když zapomenete fakturovat opravdu dlouho, hrozí promlčení. To nastane obvykle 3 roky od chvíle, kdy uplynula splatnost. Pro vás to znamená, že zákazník nemusí zaplatit.
7. Pro přehled o dokončených zakázkách a snadnou fakturaci používejte chytré nástroje, které vám fakturaci připomenou. Ve Fakturoidu k tomu slouží Obchodní případy.

Co je zapomenutá faktura?

Pro plátce DPH je zapomenutá faktura každá, která má funkci daňového dokladu a nestihnete ji vystavit do 15 dní od chvíle, kdy vám vznikla povinnost přiznat daň nebo přiznat plnění. Zpravidla se to počítá od data zdanitelného plnění.

Neplátci DPH sice nemají žádnou přesně stanovenou dobu, do kdy fakturu vystavit, ale pro pořádek v účetnictví, cash flow i obchodní vztahy je fajn s vystavením faktury zbytečně neotálet.

Proč je lepší fakturovat včas?

První důvod je jasný – podnikáte, abyste dosáhli zisku a vydělané peníze mohli dál investovat nebo si je užívat. Čím dřív dostanete zaplaceno, tím dřív se do toho můžete pustit. Kromě toho si nebudete zbytečně přidělávat papírování s opravnými formuláři pro finančák. Dobrá motivace pro plátce DPH může být i to, že včas vystavený doklad a správné přiznání DPH snižuje riziko doměrku, sankcí a dotazů ze strany finančního úřadu.

Návod pro plátce i neplátce DPH jsme připravili ve spolupráci s daňovým poradcem a certifikovaným účetním Stanislavem Suchanem.

Co dělat, když zapomenete včas zaúčtovat přijatou fakturu

Na přelomu roku většina podnikatelů neví, kde jim hlava stojí. Do přeplněných e-mailových schránek se společně s PFky sypou i na poslední chvíli vystavené faktury. Než to všechno roztřídíte, je únor. Zachovejte klid. Ať už vám fakturu poslal pozdě váš dodavatel, nebo jste včas vystavenou fakturu v záplavě e-mailů přehlédli, řešení je překvapivě snadné.

Neplátce DPH a zapomenutá faktura přijatá

Zaplatit, či nezaplatit? I když existuje promlčecí doba, po které fakturu platit nemusíte, doporučujeme vám opožděnou fakturu zaplatit. Zaprvé promlčecí doba, po které už platit nemusíte, je obvykle dlouhá 3 roky, zadruhé i vy můžete někdy zapomenout fakturovat, a přesto byste rádi dostali zaplaceno.

Tady je postup pro OSVČ a firmy, které nejsou plátci DPH 👇

Uplatňujete výdajový paušál nebo platíte paušální daň

Krása jednoduchosti paušálního režimu a výdajů procentem spočívá v tom, že své výdaje za běžných okolností nikomu nedokládáte. Pro případ kontroly však doporučujeme i přijaté faktury archivovat na bezpečném a dostupném místě.

Vedete daňovou evidenci

Když při výpočtu daně používáte skutečné výdaje, nejvíc vás zajímá datum zaplacení. To totiž rozhoduje o tom, do kterého roku výdaj zařadit. Až fakturu zaplatíte, chovejte se k ní stejně, jako by přišla včas.

1. Fakturu zapište do daňové evidence s datem platby.
2. Zařaďte ji mezi daňové nebo nedaňové výdaje.
3. Zahrňte ji do daňového přiznání za rok, ve kterém jste fakturu zaplatili.

Vedete účetnictví

Rozhodli jste se dobrovolně vést účetnictví (OSVČ), nebo jste založili firmu a účetnictví vést musíte? Při rozhodování, jak naložit s přijatou fakturou, záleží na výši částky a na tom, ke kterému roku náklad věcně patří.

• Zkontrolujte, jestli už jste náklad zaúčtovali v rámci časových rozlišení.
• Jestliže se jedná o náklad, který patří do minulého roku, je pravděpodobné, že jste o něm věděli a zaúčtovali ho do nákladů přes dohadné účty (5xx/389). Je to tak? Pak až vám faktura přijde, zaúčtujte ji oproti dohadnému účtu (389/321) a máte vyřešeno.
• Pokud jste náklad dosud nezaúčtovali a účetnictví je již uzavřené, můžete fakturu zaúčtovat do aktuálního období. V případě, že se jednalo o nevýznamnou částku, zaúčtujte ji do nákladů. Jen pozor – bude se jednat o daňově neuznatelný náklad. Když potřebujete zaúčtovat významnou částku, účtování proveďte přes účet 426 (Jiný výsledek hospodaření minulých let).
• Pokud jste již podali daňové přiznání k dani z příjmů, máte možnost podat dodatečné přiznání (nebo opravné, jestli stíháte lhůtu pro podání) a snížit si dodatečně daň. A jestli jste daň předtím zaplatili, vznikne vám přeplatek – ten dostanete zpět, ale musíte požádat o vrácení.

Plátce DPH a zapomenutá faktura přijatá – návod krok za krokem

Ani plátci DPH se nemusí nechat rozhodit fakturou, na které je DUZP z minulého měsíce, nebo dokonce z loňského roku. Nárok na odpočet DPH máte až 3 roky. Konkrétně § 73 zákona o dani z přidané hodnoty uvádí, že to jde až do konce druhého kalendářního roku, který následuje po roce, ve kterém vám nárok na odpočet vznikl.

1. Zkontrolujte DUZP – zjistěte, ke kterému zdaňovacímu období faktura patří.
2. Ověřte si, že jste ve lhůtě pro nárok na odpočet.
3. Zaevidujte fakturu do evidence DPH za aktuální zdaňovací období.
4. Uplatněte odpočet DPH v aktuálním přiznání k DPH.
5. Zaúčtujte fakturu v účetnictví nebo daňové evidenci podle postupů uvedených výše.

Co dělat, když zapomenete včas vystavit fakturu

Už na nic nečekejte a fakturu rovnou vystavte a pošlete zákazníkovi. Navazující kroky závisí opět na tom, jestli jste, nebo nejste plátci DPH a jestli vedete daňovou evidenci, nebo účetnictví.

Neplátce DPH a zapomenutá faktura vydaná

Na rozdíl od plátců DPH se na vás nevztahuje žádný termín od doručení zboží nebo služeb, který byste museli při fakturaci dodržet. Na druhou stranu není ani důvod fakturaci odkládat, pokud tedy nemáte nějaký dobrý důvod. :) Fakturujte hned, jak zákazník dostane to, co si objednal.

Uplatňujete výdajový paušál nebo vedete daňovou evidenci

S výdajovým paušálem sice neevidujete výdaje, ale příjmy ano. Podnikatelé s výdajovým paušálem i daňovou evidencí potřebují znát souhrn příjmů pro daňové přiznání. Rozhodující přitom není datum vystavení faktury, ale datum přijetí platby od zákazníka.

1. Fakturu vystavte hned s aktuálním datem.
2. Odešlete ji zákazníkovi.
3. Jakmile zákazník zaplatí, zapište příjem do evidence příjmů s datem přijetí platby.
4. Příjem zahrňte do daňového přiznání za rok, ve kterém vám přišly peníze na účet.

Vedete účetnictví

Tady je situace o trochu složitější – výnos v účetnictví vzniká okamžikem poskytnutí plnění, ne přijetím platby. Postup zaúčtování vystavené faktury ovlivňují 3 faktory:

• datum plnění
• doba zpoždění
• výše částky

1. Ještě není uzavřený účetní rok

1. Zpětně vystavte fakturu se skutečným datem plnění a aktuálním datem vystavení.
2. Výnos zaúčtujte do roku, ve kterém plnění proběhlo.
3. Fakturu pošlete zákazníkovi.

2. Účetní rok je uzavřený, ale ještě jste nepodali daňové přiznání

1. Vystavte fakturu s aktuálním datem.
2. Částku uveďte v daňovém přiznání na ř. 20 jako položku zvyšující základ daně (§ 23 odst. 3 písm. a) bod 1 zákona o daních z příjmů).
3. Fakturu pošlete zákazníkovi.

3. Už jste podali daňové přiznání

1. Vystavte fakturu s aktuálním datem.
2. Protože došlo ke zvýšení základu daně (§ 141 daňového řádu), podejte dodatečné nebo opravné daňové přiznání.
3. Fakturu zaúčtujte v aktuálním roce takto: významná chyba 👉 účty 311/426 (jiný výsledek hospodaření); nevýznamná chyba 👉 účty 311/6XX. Částku budete muset na účtu 6XX vyloučit ze základu daně, protože jste ji dodanili v dodatečném přiznání za předchozí rok.
4. Fakturu pošlete zákazníkovi.

Plátce DPH a zapomenutá faktura vydaná – návod krok za krokem

Není čas ztrácet čas, jdeme rovnou k věci. Podstatné je, že fakturu jste měli vystavit do 15 dní od poskytnutí plnění. Čím rychleji to napravíte, tím menší budou případné sankce od finančáku. Nejlepší bude, když vám s řešením pomůže účetní nebo daňový poradce.

1. Fakturu vystavte ihned – s aktuálním datem vystavení a aktuálním číslem z vaší číselné řady.
2. DUZP uveďte přesně podle skutečnosti.
3. Fakturu pošlete zákazníkovi. A přidejte krátkou omluvu za zpoždění.
4. Podejte opravné nebo dodatečné přiznání k DPH za zdaňovací období, do kterého patří DUZP.
5. Podejte opravné nebo následné kontrolní hlášení za stejné zdaňovací období.
6. Zaplaťte DPH. Raději počítejte s tím, že za pozdní odvod DPH vám může naskočit úrok z prodlení.
7. V účetnictví postupujte podle pravidel pro vaši formu podnikání a způsob účtování.

Tipy, jak předejít zapomenutým fakturám

Zapomenout fakturovat nebo platit se dá poměrně snadno. Někdy se může faktura dokonce úplně ztratit a pátrací akce není nic zábavného. Prevence je přitom snadná a digitální:

• jeden e-mail pro příjem všech faktur, např. faktura@vasedomena.cz
• fakturační program, do kterého má přístup i účetní
• nástroj, který vám připomene, že je čas fakturovat, např. obchodní případy ve Fakturoidu

---

Časté otázky

Co dělat s fakturou z minulého roku?

Záleží na tom, jestli jste plátce DPH nebo ne, a jestli jde o fakturu vydanou, nebo přijatou. Neplátci DPH nejčastěji řeší datum platby – to rozhoduje, do kterého roku jejich příjem nebo výdaj patří. Fakturu přijatou z loňského roku, kterou jste zaplatili letos, zahrňte do letošního přiznání. Fakturu vydanou, kterou jste měli vystavit už loni, vystavte jako kteroukoliv jinou včas vystavenou fakturu. Jen při přechodu např. z paušálních výdajů na skutečné budete evidovat pohledávku, kterou zpětně dodaníte.

Plátci DPH postupují podle toho, kdy nastalo zdanitelné plnění. U pozdě zaúčtovaných faktur přijatých si můžete nárokovat odpočet DPH až do konce 2. následujícího roku po DUZP. Opožděně vystavená faktura obvykle znamená nutnost podat opravné nebo následné kontrolní hlášení, opravné nebo dodatečné přiznání k DPH a zaplatit daň včetně úroku z prodlení. Protože musíte vést účetnictví, o zaúčtování zapomenutých faktur se poraďte s účetní/m.

Je možné uplatnit DPH z faktury z minulého roku?

Ano. Jako plátce DPH máte na uplatnění odpočtu 3 roky od vzniku nároku – přesněji do konce druhého roku navazujícího na rok, ve kterém vám nárok na odpočet daně vznikl. Žádné opravné přiznání za minulé období podávat nemusíte – odpočet uplatníte v aktuálním přiznání k DPH.

Jak zařadit fakturu z minulého roku do nákladů OSVČ?

Pokud vedete daňovou evidenci nebo uplatňujete výdajový paušál, řídíte se datem platby. Fakturu z loňského roku zaplacenou letos jednoduše zahrňte do letošního přiznání. V účetnictví záleží na výši faktury – malé nedaňové částky zaúčtujete v aktuálním roce, o větších částkách se poraďte s účetní/m.

Jak v lednu vystavit fakturu, která měla vzniknout už v prosinci?

Jako neplátce DPH ji vystavte s aktuálním datem a příjem zahrňte do roku, ve kterém zákazník zaplatí. Jako plátce DPH musíte fakturu vystavit co nejdříve a uvést na ní skutečné DUZP (datum v prosinci). Když to nestihnete do 25. 1. (termín pro podání přiznání k DPH a kontrolního hlášení za prosinec), budete muset podat opravné nebo dodatečné přiznání k DPH a opravné nebo následné kontrolní hlášení.

Co dělat se zapomenutou neuhrazenou fakturou z minulého roku?

Pokud jste věřitel (čekáte na úhradu faktur), pošlete upomínku, kontaktujte zákazníka a domluvte se na platbě. Promlčecí lhůta, na kterou se může neplatící zákazník odvolat, obvykle trvá 3 roky od uplynutí splatnosti. Pokud jste dlužník, řešíte přijatou fakturu, zaplaťte ji co nejdříve, abyste předešli úrokům z prodlení nebo soudnímu vymáhání.