Zmuchlat, zahodit a pro jistotu ještě spálit? Přestože si některé dokumenty nic jiného nezaslouží, v podnikání je všechno vždycky trochu složitější. V návodu od Fakturoidu zjistíte, jak dlouho musíte archivovat různé typy dokumentů (fakturami počínaje a smlouvami konče) a jak se přitom ve všem tom papírování neztratit.
Obsah článku
- Rychlé shrnutí: co musíte vědět o archivaci účetních dokladů
- Které dokumenty musím uchovávat?
- Jak dlouho se dokumenty archivují?
- Archivační lhůty přehledně (tabulka)
- Skartační lhůty přehledně (tabulka)
- Fyzicky, nebo elektronicky? Jak správně archivovat doklady
- Skartační doba uplynula. Jak dokumenty skartovat?
- Zákony o povinné archivaci dokumentů
- Časté otázky
- Související články v Almanachu
Rychlé shrnutí: co musíte vědět o archivaci účetních dokladů
- Jako podnikatel máte ze zákona povinnost archivovat hned celou řadu dokumentů.
- Pravidla pro správné ukládání se liší podle typu dokumentu. Povinná doba archivace se pohybuje od 3 do 45 let a někdy budete ke zničení dokumentů dokonce potřebovat skartační povolení. Pravidla pro konkrétní typ dokumentu snadno najdete v přehledné tabulce od Fakturoidu.
- Dokumenty můžete archivovat jak v papírové, tak v elektronické podobě. Elektronická archivace je v mnoha ohledech praktičtější a bezpečnější.
- U dokumentů v elektronické podobě je zásadní čitelnost, věrohodnost původu a neporušitelnost obsahu.
- Po uplynutí archivační lhůty je vhodné dokumenty skartovat.
Které dokumenty musím uchovávat?
Co musíte archivovat, když nejste plátce DPH?
Pokud jste OSVČ, co uplatňuje skutečné nebo paušální výdaje, a zároveň nejste plátce DPH, budete mít situaci nejjednodušší. Ze zákona totiž musíte uchovávat pouze ty dokumenty, které jsou potřeba v případě daňové kontroly – typicky tedy půjde o přijaté a vydané faktury, příjmové pokladní doklady nebo bankovní výpisy.
Článek je aktuální
Robotí četa pro vás článek pravidelně kontroluje, aby byl neustále v souladu s platnou legislativou.
Které dokumenty musíte archivovat, když jste plátce DPH?
Plátci DPH už to mají o něco složitější. Musí totiž archivovat všechny daňové doklady rozhodné pro stanovení daně, a to nejméně 10 let od konce zdaňovacího období.
Když vedete účetnictví
Účetní jednotky mají povinnost uchovávat účetní závěrky a výroční zprávy, účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh a účetní záznamy.
Když máte zaměstnance
Coby zaměstnavatelé musíte oproti výše vypsanému archivovat také stejnopisy evidenčních listů a mzdové listy. A jste-li obchodní společnost, nezapomeňte ani na seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady společnosti.
Jak dlouho se dokumenty archivují?
Dokumentů a papírů, kterými se coby podnikatelé musíte denně probírat, je spousta. A pravidel pro jejich uchovávání ještě víc. Například zákonné lhůty pro archivaci se liší podle typu dokumentu 👇
Jak dlouho se archivují účetní doklady?
- 5 let: faktury, pokladní doklady, bankovní výpisy
Jak dlouho se archivují daňové doklady?
- 5 let: účetní knihy, účetní doklady, odpisové plány, účtový rozvrh, přehledy, účetní záznamy, inventurní soupisy
- 10 let: daňové doklady rozhodné pro stanovení DPH, výroční zpráva, účetní závěrka
Jak dlouho se archivují účetní záznamy?
- 5 let: účetní záznamy, kterými dokládáte vedení účetnictví, účetní doklady (faktury apod.), účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh
- 10 let: účetní závěrka a výroční zpráva
Jak dlouho se archivují dokumenty vyplývající z pozice zaměstnavatele?
- 3 roky: stejnopisy evidenčních listů
- 6 let: seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti
- 10 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu
- 45 let: mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění (do roku 2023 platila lhůta 30 let)
Jak dlouho se archivují faktury?
Záleží, jestli jste, nebo nejste plátce DPH. Pokud plátce DPH nejste, a vaše faktury jsou tedy účetními doklady, musíte je archivovat 5 let. Pokud jste plátce DPH, slouží vaše faktury zároveň jako daňové doklady – v takovém případě je musíte uchovávat 10 let.
Tip: Používáte k online fakturaci Fakturoid? Fakturační robot pro vás všechny faktury uchová na bezpečném a dostupném místě.
Jak dlouho se archivuje daňové přiznání?
Daňové přiznání nemusíte archivovat. Schovat si ale musíte podklady, na jejichž základě jste dané daňové přiznání vyplnili (typicky půjde o faktury nebo výpisy z účtu).
Jak dlouho se archivují smlouvy?
U smluv je povinná doba archivace trochu složitější, u většiny smluv si totiž povinnou dobu archivace určujete sami – to když skartační lhůta vychází z doby trvání smlouvy a z toho, po jakou dobu může účastník smlouvy uplatňovat svá práva u druhé strany nebo u soudu.
Archivační lhůty přehledně (tabulka)
| Typ dokumentu | Lhůta archivace | Odkdy se počítá | Právní předpis |
|---|---|---|---|
| Účetní doklady (faktury neplátců DPH, pokladní doklady, bankovní výpisy) | 5 let | Od konce účetního období, kterého se týkají | § 31 zákona o účetnictví |
| Účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh | 5 let | Od konce účetního období, kterého se týkají | § 31 zákona o účetnictví |
| Účetní závěrka a výroční zpráva | 10 let | Od konce účetního období, kterého se týkají | § 31 zákona o účetnictví |
| Daňové doklady (faktury plátců DPH, zjednodušené daňové doklady, opravné daňové doklady, daňové doklady k přijaté platbě) | 10 let | Od konce zdaňovacího období, ve kterém se plnění uskutečnilo | § 35 zákona o DPH |
| Podklady daňové evidence (OSVČ, které nevedou účetnictví) | Min. 3 roky (doporučeno 5–7 let) | Od konce lhůty pro podání daňového přiznání za dané období | § 7b zákona o daních z příjmů + daňový řád |
| Stejnopisy evidenčních listů | 3 roky | Od roku, kterého se týkají | Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení |
| Seznam společníků, členů stat. orgánu a dozorčí rady | 6 let | Od roku, kterého se týkají | Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení |
| Mzdové listy (poživatelé starobního důchodu) | 10 let | Od roku, kterého se týkají | Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení |
| Mzdové listy (ostatní zaměstnanci) | 45 let | Od roku, kterého se týkají | Zákon o organizaci a provádění soc. zabezpečení |
| Smlouvy | Po dobu trvání + promlčecí lhůta (min. 3 roky, doporučení 10 let) | Od ukončení smluvního vztahu | Občanský zákoník (promlčecí lhůty) |
👉 Příklad:
Jako plátce DPH fakturu vystavenou v březnu 2026 zařadíte do zdaňovacího období roku 2026. Lhůta 10 let se počítá od konce roku 2026, takže ji musíte uchovávat do 31. prosince 2036.
Skartační lhůty přehledně (tabulka)
| Skartační lhůta | Typy dokumentů a dokladů |
|---|---|
| 3 roky | Stejnopisy evidenčních listů. |
| 5 let | Účetní doklady, účetní knihy, odpisové plány, inventurní soupisy, účtový rozvrh, účetní záznamy pro doložení formy vedení účetnictví. |
| 6 let | Seznam společníků a členů statutárního orgánu a dozorčí rady u obchodní společnosti. |
| 10 let | Účetní závěrka, výroční zpráva, daňové doklady, mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu. |
| 45 let | Mzdové listy nebo účetní záznamy potřebné pro účely důchodového pojištění. |
Fyzicky, nebo elektronicky? Jak správně archivovat doklady
Dokumenty a doklady můžete uchovávat jak fyzicky (představte si klasické krabice se štítky a pořadači), tak online.
Jak dokumenty archivovat online
Elektronická archivace je samozřejmě jednodušší a výrazně levnější: na čas, prostor a ve výsledku i peníze. Mějte ale na paměti, že všechny elektronicky uchovávané podpisy musí vždy splňovat tři podmínky:
- Čitelnost. Doklad musíte umět otevřít a přečíst po celou dobu archivace. Doporučujeme dokumenty ukládat ve formátu PDF. Jde o celosvětově uznávaný formát pro archivaci a dá se s vysokou pravděpodobností předpokládat, že ho bude možné běžně otevřít i za 20 let. Což zdaleka ne všechny formáty splňují – vzpomínáte třeba na diskety? 🙂
- Věrohodnost původu. Musí být zřejmé, kdo doklad vystavil. V praxi to zajistíte tím, že doklad jednoznačně navážete na objednávku, smlouvu, dodací list nebo platbu na účtu. Nemusíte nutně podepisovat každou fakturu elektronickým podpisem (i když to pomáhá).
- Neporušitelnost obsahu. Povinné náležitosti na dokladu se nesmí po vystavení změnit. Formát PDF/A je pro tento účel ideální, protože neumožňuje dodatečné úpravy. Běžné PDF taky obstojí, pokud máte nastavené procesy, které zabrání editaci. Pro jistotu můžete dokument opatřit ještě časovým razítkem. I po letech tak jednoduše dokážete, že dokumenty nikdo neměnil.
Tip: S elektronickou archivací dokladů vám pomůže i Fakturoid. Veškeré faktury, které vystavíte nebo přijmete, v něm můžete jednoduše uchovávat a v budoucnu kdykoliv hromadně vyexportovat jako PDF. A díky párování s bankou máte rovnou i spolehlivou vazbu mezi dokladem a platbou, kterou zákon vyžaduje.
Skartační doba uplynula. Jak dokumenty skartovat?
Po uplynutí skartační doby (mrkněte na přehlednou tabulku výše) můžete dokumenty zlikvidovat. Pokud je uchováváte fyzicky, doporučujeme skartaci, zabráníte tak rizikům spojeným s únikem citlivých firemních údajů.
Potřebuju skartační povolení?
Pokud chcete skartovat dokumenty, které mají zákonem určenou skartační lhůtu (čili přesně danou lhůtu pro jejich uchovávání), skartační povolení nepotřebujete. Ale pozor, případnou skartační dobu musíte vždy dodržet – v opačném případě byste se dopustili přestupku, za který můžete dostat pokutu od finančního úřadu.
Zákony o povinné archivaci dokumentů
Chcete vědět víc? Informace o tom, jak správně (tedy správně z pohledu zákona 🙃) archivovat dokumenty, když jste podnikatel, najdete hned v několika různých právních předpisech.
- Zákon o účetnictví
- Zákon o dani z přidané hodnoty
- Zákon o organizaci a provádění sociálního zabezpečení
- Zákon o archivnictví a spisové službě
Nezapomeňte, že s dokumenty, které obsahují osobní údaje, musíte nakládat v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR). S tím vám pomůže náš návod, jak na GDPR.
Časté otázky
1. Stačí mi pro archivaci běžné PDF, nebo potřebuji elektronický podpis?
PDF stačí. Zákon nevyžaduje, aby měl každý elektronicky uchovávaný doklad kvalifikovaný elektronický podpis nebo časové razítko. Věrohodnost a neporušenost můžete zajistit i kontrolními mechanismy (vazba dokladu na objednávku, platbu, dodání). Elektronický podpis a časové razítko jsou ale silnější důkazní prostředek. Hodí se hlavně pro doklady s vyšší hodnotou nebo v situacích, kdy potřebujete jistotu pro případ sporu.
2. Co je elektronický daňový doklad (a co není)?
Elektronický daňový doklad je podle zákona jen takový, který má elektronickou podobu od okamžiku vystavení po doručení příjemci. Pokud fakturu vytisknete, naskenujete a pošlete e-mailem jako PDF, nejde o elektronický daňový doklad, ale o listinný doklad v elektronické kopii. V praxi to ale na archivaci nic nemění. I naskenovaný doklad můžete uchovávat elektronicky, pokud splníte tři výše uvedené podmínky.
