Fakturačních nástrojů existují desítky a na první pohled dělají to samé – vystaví fakturu. Jak zjistit, který je pro vás ten nejlepší? V tomhle návodu vás provedeme rozhodováním krok za krokem – najdete v něm konkrétní příklady pro začínající živnostníky, větší podnikání, e-shopy nebo třeba fakturaci do zahraničí. A taky praktický checklist, který vám výběr usnadní.
Obsah článku
- Ve zkratce: jak vybrat fakturační nástroj online?
- Jaký je ten nejlepší fakturační program pro mě?
- Podle čeho vybrat fakturační nástroj přímo pro mě
- Jak vybrat fakturační nástroj – konkrétní příklady a situace
- Na co si dát pozor při výběru fakturační služby
- Checklist: co si ověřit, než vyberete fakturační program
- Vyzkoušejte si fakturační nástroj v praxi
- Časté dotazy
Ve zkratce: jak vybrat fakturační nástroj online?
Dobrý fakturační nástroj přímo pro vás vyberete v pěti krocích:
- Ujasněte si, co od vystavování faktur opravdu potřebujete. Ať už je to automatické párování s bankou, duplikace faktur, QR kódy, platby v cizích měnách nebo mobilní aplikace. Zkontrolujte, že vybraný nástroj všechno tohle umí.
- Pohlídejte si, kde budou uložená vaše data a jak jsou zabezpečená. Zajímejte se o to, zda servery fakturačního nástroje běží v EU a jak služba řeší zálohování.
- Hlídejte si konečnou cenu včetně případných poplatků za další uživatele.
- Vyzkoušejte uživatelskou podporu – odpovídá v češtině? Jak rychle reaguje?
- Podívejte se, jak služba reaguje na novinky jako AI a změny v legislativě (např. EET, náležitosti faktury, …)
Dobrý fakturační nástroj poroste s vaším podnikáním – nepodceňte proto jeho výběr. Tyto body vám sice usnadní orientaci, pro lepší přehled si ale přečtěte celý článek. Zjistíte v něm, jak vybrat program přímo pro vás pomocí praktického checklistu a přehledné tabulky. Ať už jste řemeslník, freelancer, nebo máte třeba e-shop.
Tip: S podnikáním teprve začínáte a nejste si jisti, jak vystavit první fakturu a co všechno musí obsahovat? Podívejte se na přehledný článek, ve kterém popisujeme jak fakturovat práci.
Jaký je ten nejlepší fakturační program pro mě?
Když do vyhledávače (ať už v Google nebo AI) napíšete „nejlepší fakturační program“, vyjede vám žebříček několika výsledků. Jenže žádný univerzální vítěz neexistuje. Něco jiného ocení řemeslník fakturující z dodávky mezi dvěma zakázkami a něco jiného uživatel, který potřebuje spravovat více firem v jednom účtu. Některé nástroje zvládnou obojí a rostou společně s vaším podnikáním. Záleží tak hlavně na tom, s čím se vám pracuje nejlépe.
Než se tedy pustíte do porovnávání a pročítání „nezávislých“ žebříčků, položte si základní otázku: co od fakturace vlastně potřebuji? Zjistíte to, když si odpovíte na tyto konkrétní situace:
- Kolik faktur vystavíte za měsíc – tři, nebo tři sta?
- V jakých měnách fakturujete – pouze v korunách, nebo i v eurech a jiných měnách?
- Potřebujete vystavovat faktury z mobilu? Třeba přímo u zákazníka?
- Řešíte si fakturaci sami, nebo do nástroje potřebujete pustit i účetní?
- Vystavujete každý měsíc stejné faktury, takže oceníte opakované faktury a upomínky neplatičům?
Tyhle odpovědi si někam poznamenejte. Za chvíli podle nich poznáte, na co se při výběru fakturačního nástroje dívat a co klidně přeskočit.
Podle čeho vybrat fakturační nástroj přímo pro mě
Ať už fakturujete cokoli a jakkoli, každý fakturační program se vyplatí proklepnout v pěti oblastech. U každého si projděte, co umí a co ne a co to pro vás znamená. Berte to jako takovou malou seznamku s daným systémem – na jedné straně si otevřete vybranou fakturační službu a na druhé tyhle rady.
Funkce fakturačního nástroje, které opravdu využiju
Nenechte se zlákat nekonečným seznamem vychytávek. Zajímejte se jen o to, zda vám program reálně usnadní každodenní práci.
- Opakované faktury a upomínky. Fakturujete pravidelně stejným klientům? Vybraný nástroj by měl umět fakturu vystavit sám a sám poslat upomínku, když zákazník nezaplatí (a ideálně ještě druhou, pokud peníze stále nepřišly).
- Napojení na banku a párování plateb. Nechcete ručně odškrtávat, kdo už zaplatil a dohledávat to v bankovní aplikaci? Pohlídejte si, že vybraný program umí propojit faktury s vaší bankou. Jestliže vystavujete hodně faktur, tohle je jedna z nejužitečnějších funkcí.
- Fakturace v cizí měně a cizím jazyce. Fakturujete do zahraničí? Nebo je pravděpodobné, že to v budoucnu dělat budete? Pohlídejte si, že systém zvládne eura i fakturu v angličtině nebo němčině a poradí si s přepočtem kurzu.
- Mobilní aplikace. Vystavujete faktury v terénu? Pak vám přijde vhod mobilní aplikace, díky které faktury pohodlně vystavíte z mobilu.
- Propojení fakturace a skladu. Prodáváte fyzické zboží? Zkontrolujte, jestli vybraná aplikace nabízí možnost vedení skladu. Většinou to funguje tak, že jakmile vystavíte fakturu, systém automaticky odečte prodané položky z evidence a pohlídá, abyste neprodávali zboží, které není skladem.
- Elektronická faktura (ISDOC) a QR kód. Tohle už bývá standard, raději si ale pohlídejte, že vybraný fakturační nástroj tyto funkce má. QR kód urychlí zaplacení, formát ISDOC ocení hlavně firmy, které fakturu rovnou nahrávají do svého systému.
- Napojení na účetní software a přístup pro účetní. Když spolupracujete s účetními, hodí se, aby se dostali přímo do vašeho fakturačního programu nebo z něj snadno vytáhli podklady.
Tohle je takový základ, podle kterého se orientovat. Existuje ale spousta dalších funkcí a vychytávek, které se liší nástroj od nástroje. Zamyslete se nad tím, co je pro vás opravdu důležité. Chcete, aby vaše faktury vypadaly hezky a mohli jste na ně přidat vlastní logo? Potřebujete si fakturační program propojit s vaší AI a fakturovat přímo z ChatGPT? Napište si všechna kritéria, která jsou pro vás zásadní, a u každé služby si jednoduše odškrtněte, zda je zvládá.
Tip: Všechny uvedené funkce zvládá i Fakturoid. A k tomu spoustu dalších navíc. Mrkněte na celý přehled.
Kde jsou uložená moje data a jak je to s bezpečností u fakturačních služeb
Při fakturaci nahráváte do systému jména klientů, jejich adresy, bankovní účty, částky. To všechno jsou citlivá data, za která ručíte vy. Proto se vyplatí vědět, komu je svěřujete.
- Kde jsou data uložená? Ideálně by to mělo být v Evropské unii, kde platí GDPR. U nástroje z druhého konce světa se špatně domáháte svých práv, když se něco pokazí.
- Jak se řeší zálohování a dostupnost? Co se stane, když aplikace vypadne zrovna v den, kdy potřebujete fakturovat? Jak provozovatel o výpadcích komunikuje?
- Jak dlouho je nástroj na trhu a co o něm říkají ostatní? Přečtěte si nezávislé recenze a zkušenosti jiných podnikatelů. Nejen na Googlu, ale třeba i v oborových Facebookových skupinách nebo mezi podnikateli na LinkedInu. Služba, která funguje roky a stojí za ní známá firma, je sázka na jistotu.
Nový nástroj bez historie a s daty kdesi za oceánem sice možná láká na nízkou cenu, ale u něčeho tak citlivého jako fakturace se vyplatí být opatrní.
Fakturoid jsme navrhli s ohledem na bezpečnost a vysokou dostupnost. Používáme primárně v EU hostovanou infrastrukturu, hesla ukládáme pomocí funkce bcrypt a nabízíme dvoufaktorové ověření (2FA).
— Lukáš Konarovský, spoluzakladatel Fakturoidu
Kolik fakturační program stojí a má skryté náklady?
Ceníky můžou být zrádné. „Zdarma“ často znamená verzi s omezeným výběrem funkcí nebo s limitovaným počtem faktur. Na tom není nic špatného – pokud o tom ovšem firma otevřeně komunikuje. Než se zaregistrujete do první levné služby, ověřte si:
- Kolik faktur nebo klientů se vejde do tarifu, který zvažujete.
- Jestli se platí za každého uživatele zvlášť. To je důležité zejména v případě, kdy do aplikace potřebujete pustit účetní nebo kolegu.
- Co je opravdu ve verzi zdarma a jaké důležité funkce se odemykají až v placených tarifech.
- Jestli služba umožňuje měsíční platby, nebo musíte zaplatit na celý rok dopředu.
Zdánlivě nejlevnější varianta nemusí vyjít nejlevněji. Spočítejte si cenu podle toho, kolik faktur reálně vystavíte, kolika klientům fakturujete a bez jakých funkcí se neobejdete.
Jak funguje uživatelská podpora?
Představte si klasický pátek odpoledne: potřebujete narychlo odeslat fakturu, ale v aplikaci vám nejde změnit číslo účtu nebo položky na faktuře. Přesně v takovou chvíli poznáte, jak dobrou podporu služba má. Než se ale do podobně prekérní situace dostanete, ověřte si, jak podpora funguje.
- Odpovídá v češtině?
- Odpovídá rychle?
- Jsou za ní lidé, nebo jen odkaz na anglickou nápovědu?
- A pokud odpovídá AI, je možnost obrátit se i na lidského zaměstnance?
U faktur, které musí odpovídat české legislativě, je tohle všechno důležitější, než se zdá. Zahraniční aplikace a tedy i jejich uživatelská podpora často neřeší tuzemské „chuťovky“ kolem DPH nebo správnosti faktur.
Jak služba reaguje na legislativní novinky a AI?
Svět se neustále mění a fakturace s ním. Co dnes stačí, může být za pár měsíců zastaralé. Při výběru se proto zaměřte na to, jak fakturační služba zvládá a reaguje na tyto oblasti:
- Umělá inteligence a automatizace. Čím víc toho v podnikání dokážete automatizovat, tím víc času vám zbyde na to, co vás opravdu baví a co vám vydělává. Chytrý systém v tomhle může ušetřit spoustu času. Nejde jen o opakované faktury a upomínky, ale taky o neustálou adaptaci na AI a přinášení nových funkcí. Dobrou aplikaci si například můžete propojit se svou AI a faktury vystavovat přímo z ChatGPT nebo Claudu.
- Legislativa a elektronická fakturace. V Evropě míří vývoj k povinné elektronické fakturaci mezi firmami – papírové a PDF faktury tak budou postupně nahrazovat strukturované elektronické formáty. Průběžně se mění například také pravidla kolem DPH. Vyberte si proto řešení, které tyhle novinky sleduje a aplikaci podle nich neustále aktualizuje. Nemusíte se pak bát, že vás zaskočí změna zákona, protože fakturační program na to myslí za vás.
Tyto oblasti bereme ve Fakturoidu vážně. Legislativu bedlivě sledujeme a nové funkce včetně těch kolem AI přidáváme průběžně. Faktury vystavené ve Fakturoidu jsou proto vždy legislativně správně.
Jak vybrat fakturační nástroj – konkrétní příklady a situace
Pojďme se podívat, co řešit v konkrétních situacích – ať už začínáte podnikat, potřebujete fakturovat do zahraničí nebo řídíte e-shop.
Tabulka: vyberte si fakturační nástroj podle vaší situace
| Vaše situace | Na co se dívat hlavně | Co většinou nepotřebujete |
|---|---|---|
| Začínám, pár faktur měsíčně | Jednoduché a přehledné rozhraní, verze zdarma, fakturace z mobilu | Sklad, víc uživatelů, napojení na účetní systém |
| Volná noha, fakturace přerůstá přes hlavu | Opakované faktury, upomínky, párování plateb z banky | Rozsáhlý účetní systém, víc uživatelů, sklad |
| Malá firma / s. r. o. s účetní | Přístup pro účetní, víc uživatelů, napojení na účetnictví, cena za uživatele | Verze zdarma s limity |
| Fakturace do zahraničí | Cizí měny a jazyky, přepočet kurzu, DPH v EU | Verze zdarma s limity |
| E-shop, automatizace fakturace | Napojení na e-shop (Shoptet, Shopify, WooCommerce) nebo API, párování plateb s objednávkami, export do účetnictví | Verze zdarma s limity |
Začínám podnikat a vystavuji pár faktur měsíčně
Jako začínající živnostník nepotřebujete robustní fakturační systém určený pro velké firmy. Naopak, taková aplikace by vás na začátku mohla zbytečně vyděsit. Hledejte nástroj, který má přehledné a jednoduché uživatelské rozhraní a zvládnete ho používat bez návodu. Ideálně s verzí zdarma, ať si vyzkoušíte, jestli vám sedí. Možná oceníte i možnost fakturovat z mobilu, hlavně na cestách.
Co teď řešit nemusíte: Sklad, víc uživatelů, napojení na účetní systém.
Důležité je, aby vám fakturační nástroj nepřidával práci, ale naopak vám šetřil čas a první fakturu jste zvládli vystavit během pár minut. Přesně na tuhle situaci se hodí Fakturoid ve verzi zdarma. Ale ať už vyberete jakýkoli program, hlídejte si v začátcích hlavně jednoduchost a přehlednost.
Tip: Začínáte podnikat a jde vám ze všech povinností hlava kolem? Přečtěte si tento přehledný článek o povinnostech pro OSVČ.
Jsem na volné noze a fakturace mi přerůstá přes hlavu
Klienti přibývají, ale vy se ztrácíte v tom, kdy jste komu vystavili fakturu a kdo už ji zaplatil? V takové situaci potřebujete nástroj, který za vás vystaví opakované faktury, sám pošle upomínky neplatičům a zvládne spárovat platby z vaší banky. Přesně tyhle funkce vám ušetří čas, který teď trávíte dohledáváním (ne)zaplacených faktur a sepisováním e-mailů typu „Připomínám se s fakturou po splatnosti…“
Co teď řešit nemusíte: Rozsáhlý účetní systém, přístup pro víc uživatelů, sklad.
Mám malou firmu nebo s. r. o. a spolupracuji s účetní
Do fakturační služby potřebujete pustit více lidí a hlavně účetní. Ověřte si, že to systém umožňuje. Mělo by být možné dát účetní vlastní přístup a snadno propojit fakturaci s účetním softwarem. Dívejte se i na cenu za každého dalšího uživatele.
Co řešit nemusíte: Nejspíš rovnou vyřaďte verze zdarma s limity, které vám často neumožní přidat více uživatelů nebo propojit fakturaci s účetním systémem.
Fakturuji do zahraničí
Když posíláte faktury i jinam než podnikatelům usazeným v Česku, oceníte nástroj, který si s tím poradí. Ověřte si, že fakturační program umí vystavovat faktury v eurech i jiných měnách, že vystaví fakturu v angličtině (případně v jazyce, který je pro vás důležitý) a zvládne přepočet kurzu. Ověřte si i to, jak řeší DPH při fakturaci do zemí EU.
Co řešit nemusíte: Ani tady už nevyužijete tarify zdarma. Fakturace do zahraničí většinou vyžaduje vyšší tarify, ve kterých můžete vystavovat faktury v cizích jazycích i měnách.
Tip: Vystavujete první fakturu do zahraničí? V článku o fakturaci do zahraničí se dozvíte vše, co si musíte pohlídat a jak je to s daněmi.
Mám e-shop a chci automatizovat fakturaci
Ověřte si, že můžete propojit svůj e-shop s vybranou fakturační aplikací. Většinu velkých fakturačních programů je možné propojit s e-shopovými platformami jako Shoptet, Shopify, WooCommerce apod. Pokud máte vlastní e-shopové řešení, zjistěte, zda služba umožňuje propojení pomocí API.
Díky tomu spolu oba nástroje začnou komunikovat, a vy tak můžete snadno automatizovat všechny faktury. Hodit se budou hlavně funkce, které automaticky spárují příchozí platby s objednávkami, vystaví všechny potřebné doklady při platbě předem a vyexportují všechny faktury do účetního programu. Posíláte zboží do zahraničí? Zajímat vás bude i možnost vystavovat faktury v cizích jazycích i měnách.
Co řešit nemusíte: Tarify zdarma většinou e-shopům nestačí. Pokud neposíláte zboží do zahraničí, tak nemusíte řešit například faktury v cizích měnách a jazycích.
Tip: Co všechno si pohlídat při fakturaci pro e-shopy? Jak propojit fakturační nástroj s vaší e-shopovou platformou? A jak je to s fakturováním do zahraničí? To zjistíte v článku o fakturaci pro e-shopy.
Na co si dát pozor při výběru fakturační služby
Tady je pár varovných signálů, u kterých stojí za to zpozornět:
- Služba ukládá data mimo EU a chybí jasné informace o jejich ochraně.
- Provozovatel nemá téměř žádnou historii a žádné nezávislé recenze. Nevíte, kdo za ním stojí a jestli je spolehlivý.
- Cena není transparentní. Funkce, kvůli které nástroj vybíráte, je schovaná za nejdražším balíčkem a provozovatel o tom mlží.
- Podpora komunikuje jen v angličtině nebo nenabízí možnost obrátit se na lidského zaměstnance.
- Aplikace dlouhodobě stagnuje, nepřidává nové funkce a nereaguje na změny v legislativě.
Checklist: co si ověřit, než vyberete fakturační program
Základní pravidla už znáte. Teď už je to hlavně o tom vybrat správnou službu a nepřijít u toho o nervy. K tomu vám poslouží tento praktický checklist. U každého programu, který zvažujete, si projděte tyto otázky a odškrtněte si, co umí, co ne a co je z toho pro vás zásadní.
- Vystavím fakturu jednoduše a rychle, nebo se v tom ztrácím?
- Má nástroj funkce, bez kterých se neobejdu (opakované faktury, upomínky, párování plateb, …)?
- Zvládne fakturaci v měně a jazyce, které potřebuji?
- Vystavím fakturu i z mobilu?
- Kde jsou uložená moje data a platí pro ně GDPR?
- Můžu změnit šablonu faktury a přidat vlastní logo a firemní barvy?
- Jak poskytovatel reaguje v případě výpadků?
- Co se píše v nezávislých recenzích?
- Jak dlouho je služba na trhu?
- Co přesně je ve verzi zdarma a za co si připlatím?
- Platí se za každého dalšího uživatele něco navíc? Kolik?
- Dostane se do systému snadno i moje účetní?
- Je podpora v češtině? Jak rychle odpovídá?
- Reaguje provozovatel na změny v legislativě a aplikaci pravidelně aktualizuje?
- Zvládne program i to, co budu potřebovat za rok, ne jen dnes?
- Nabízí verzi zdarma nebo zkušební období, ať si funkce vyzkouším nanečisto?
Vyzkoušejte si fakturační nástroj v praxi
Ať už vám z checklistu vyjde jakýkoli fakturační program, jednu věc udělejte vždycky – zkuste si v něm vystavit testovací fakturu. Pár minut praktického zkoušení vám řekne víc než jakýkoli žebříček. Jen tak sami poznáte, co vám vyhovuje, jak se vám v aplikaci pracuje a co vám například chybí.
Chcete si první pokus odškrtnout hned? První fakturu ve Fakturoidu vystavíte zdarma a bez instalace. A klidně rovnou z mobilu.
Časté dotazy
Jaký fakturační nástroj je pro mě nejlepší?
Neexistuje jeden univerzálně nejlepší fakturační nástroj – nejlepší je ten, který sedí vašim potřebám a umí s vámi růst. Když začínáte, oceníte hlavně jednoduché a přehledné rozhraní a verzi zdarma. Jak se podnikání rozjede, přidají se potřeby jako přístup pro účetní, víc uživatelů nebo napojení na účetnictví a DPH. Dobrý nástroj ale zvládne obě fáze, takže kvůli růstu nemusíte přecházet jinam.
Je lepší online fakturační nástroj nebo Excel?
Excel je zdarma, ale často je s ním nejvíce práce. Hlídání číselné řady, náležitostí faktury i splatností je na vás a s rostoucím počtem faktur se v tom snadno ztratíte. Online fakturační nástroj běží v prohlížeči i v mobilu a k datům se dostanete odkudkoli. Ověřený poskytovatel ručí za to, že vaše faktury jsou legislativně správně. Pro většinu živnostníků a malých firem tak jde o nejpohodlnější volbu.
Jak přejít z Excelu na online fakturační program?
Přechod z Excelu na online fakturační systém je jednodušší, než se zdá, a většinou to zvládnete během chvilky. Vyberte si službu podle kritérií, která jsou pro vás důležitá, založte si účet (ideálně nejdřív ve verzi zdarma) a nastavte si základní položky – vlastní logo, číselnou řadu a šablonu faktury. Klienty, kterým fakturujete opakovaně, si uložte, ať jejich údaje nezadáváte pořád dokola. Většina moderních programů umožňuje naimportovat kontakty a údaje, abyste je nemuseli přepisovat ručně.
Jaký fakturační nástroj se hodí pro OSVČ?
Živnostníkům obvykle stačí jednoduchý online nástroj, který zvládne opakované faktury, upomínky a fakturaci z mobilu. Bonusem je možnost upravit si vzhled faktury a přidat vlastní logo a barvy. U většího podnikání oceníte přístup pro víc uživatelů a propojení s účetním softwarem. Spousta nástrojů zvládne obojí a roste společně s vaším podnikáním. V každém případě se dívejte hlavně na to, aby se vám s programem dobře pracovalo a aby byl v souladu s platnou českou legislativou.
Je online fakturace bezpečná?
Online fakturace může být bezpečnější než faktury roztroušené po počítači nebo v e-mailu – pokud si vyberete spolehlivého provozovatele. Dívejte se na to, kde jsou uložená vaše data (ideálně v EU pod GDPR), jak služba řeší zálohování a jak dlouho je na trhu. Zkontrolujte, jestli fakturační program umožňuje také dvoufaktorové ověření, které snižuje riziko neoprávněného přístupu k vašemu účtu.
