Odvedli jste práci, klient je spokojený – teď už zbývá „jen“ poslat fakturu. Jenže co na ni vlastně napsat? Stačí částka a číslo účtu, nebo je to složitější? Kolik si říct za hodinu? A co když klient bydlí v Rakousku? Odpovědi na tyhle a další otázky jsme sepsali do praktického článku. Pojďme se podívat na to, jak fakturovat práci chytře, legálně a hlavně tak, aby vám ji klienti rádi propláceli.
Obsah článku
- Jak fakturovat práci – rychlé shrnutí
- Kdo musí fakturovat a kdy fakturu vystavit?
- Jak vyplnit fakturu? + vzor
- Jak fakturovat dopravu?
- Jak vystavovat faktury do zahraničí
- Kolik si říct za práci?
- Jak na archivaci faktur
- Jak si zjednodušit fakturaci
- 7 nejčastějších chyb při fakturaci práce
- Časté otázky
Jak fakturovat práci – rychlé shrnutí
Pokud podnikáte – ať už jako OSVČ, nebo jako s. r. o. – a dodáváte služby jinému podnikateli, máte povinnost vystavit fakturu. To platí bez ohledu na to, jestli jste plátce DPH, nebo ne.
- Na faktuře popíšete, co jste udělali, za kolik a kam to má klient zaplatit.
- Jestli jste plátce DPH, přidáte pár údajů navíc (DIČ, sazbu daně, DUZP).
- Promyslete si, jestli budete fakturovat za hodiny, za projekt nebo za balíček – a jak přesně práci na faktuře popíšete.
- Fakturu vystavte co nejdříve po dokončení práce. Čím dříve ji pošlete, tím dříve dostanete zaplaceno.
- Nebojte si říct o zálohu předem. Zejména u větších a delších projektů je standardem říct si o 30–50 % částky dopředu.
- Fakturační program (třeba Fakturoid) za vás pohlídá všechny náležitosti a urychlí celý proces.
Kdo musí fakturovat a kdy fakturu vystavit?
Než se pustíme do toho „jak“, udělejme si jasno v tom „kdo“ a „kdy“.
Musím vůbec fakturovat?
Pokud podnikáte (jako OSVČ nebo s. r. o.) a vaším zákazníkem je jiný podnikatel, odpověď je jasná: Ano, fakturu vystavit musíte. A je jedno, jestli jste plátcem DPH, nebo ne.
A co když váš zákazník není podnikatel? Třeba sousedka, které malujete byt? Jako neplátce DPH jí fakturu vystavit nemusíte (ale můžete, pokud si o ni řekne). Jako plátce DPH fakturu musíte vystavit povinně při částce nad 10 000 Kč (včetně DPH). U částek do 10 000 Kč můžete vystavit zjednodušený daňový doklad nebo plnohodnotnou fakturu.
Můžu fakturovat bez IČO?
Ano, můžete. Pokud si občas přivyděláte tím, že někomu nafotíte svatbu nebo pomůžete s překladem, fakturu vystavit můžete – i bez živnostenského listu. Místo IČO uvedete své jméno a adresu. Jen si dejte pozor na to, aby faktura neobsahovala pojmy jako „DPH“, „DUZP“ nebo „daňový doklad“.
Dobrá zpráva je, že tyto příležitostné příjmy do částky 50 000 korun ročně jsou osvobozeny od daně, a nemusíte je tak uvádět v daňovém přiznání. Víc se dočtete v článku o příležitostném příjmu.
Do kdy musím fakturu vystavit?
Nejste plátce DPH? Zákon vám žádnou konkrétní lhůtu nedává. Platí ale zlaté pravidlo – čím dříve fakturu pošlete, tím dříve dostanete zaplaceno.
Jste plátce DPH? Daňový doklad musíte vystavit do 15 dnů od takzvaného DUZP (data uskutečnění zdanitelného plnění). Jednoduše řečeno ode dne, kdy jste práci dokončili nebo za ni dostali zaplaceno.
Jak vyplnit fakturu? + vzor
Vystavujete první fakturu a máte strach, jestli jste na něco nezapomněli? Není se čeho bát – seznam povinných údajů je kratší, než se zdá. A pokud používáte Fakturoid, většinu z nich za vás předvyplní fakturační robot.
Co musí každá faktura obsahovat, aby byla správně?
Faktura je především potvrzení, že proběhl obchod – tedy, že jste někomu poskytli služby nebo dodali zboží. Protože se v tomto článku věnujeme tomu, jak fakturovat práci, půjde nejspíš o to první. A co na faktuře musí být? Záleží na tom, jestli jste, nebo nejste plátce DPH.
Faktura neplátce DPH
Nejste plátci DPH a nevedete účetnictví? Vámi vystavená faktura musí obsahovat:
- Vaše údaje (dodavatel): jméno (nebo název firmy), sídlo, IČO
- Živnostníci uvádějí větu: „Fyzická osoba zapsaná v živnostenském rejstříku“
Co není pro neplátce DPH povinné, ale doporučuje se:
- Údaje zákazníka (odběratel): jméno (nebo název), adresa, IČO (pokud ho má – není povinné)
- Popis práce: co jste pro klienta udělali
- Fakturovaná částka
- Datum vystavení faktury
- Datum splatnosti
- Označení dokladu: Slovo „Faktura“ a její unikátní číslo (např. 2026001)
Stáhnout Word Vzor faktury pro neplátce DPH
Praktický tip: I když to zákon vyloženě nenařizuje, doporučujeme na fakturu uvést větu: „Neplátce DPH.“ Účetní vašeho klienta vám za to poděkuje – hned bude vědět, že tuhle fakturu nemusí řešit v přiznání k DPH.
Faktura plátce DPH
Jakmile se stanete plátcem DPH, vaše faktura slouží zároveň jako daňový doklad. Musí obsahovat všechny tyto položky:
- Označení dokladu: Slovo „Faktura“ a její unikátní číslo (např. 2026001)
- Vaše údaje (dodavatel)
- Údaje zákazníka (odběratel)
- Popis práce: co jste pro klienta udělali
- Cena za jednotku bez DPH
- DIČ: Vaše i odběratelovo (pokud je klient také plátce).
- DUZP (Datum uskutečnění zdanitelného plnění – datum, kdy jste práci reálně dokončili nebo předali) nebo datum přijetí platby, a to ten den, který nastane dříve, pokud se liší od data vystavení daňového dokladu
- Sazbu DPH (nejčastěji 21 %) – případně sdělení, že se jedná o plnění osvobozené od daně
- Částku DPH a základ daně
Kompletní přehled najdete v článku o náležitostech faktury.
Stáhnout Word Vzor faktury pro plátce DPH
Tip: Ve Fakturoidu stačí zadat IČO odběratele a fakturační robot za vás vyplní jméno, adresu, DIČ i správnou sazbu DPH. Vy se tak vyhnete překlepům a můžete mít jistotu, že vaše doklady vždy splňují zákonné náležitosti.
Jak vypadá faktura pro běžného zákazníka (nepodnikatele)?
Vyrábíte kuchyňskou linku pro paní Novákovou? Opravujete plot u souseda na vesnici? Fakturace pro zákazníky, kteří nemají IČO, má pár odlišností:
- Jako neplátce DPH jim fakturu vystavit nemusíte – ale můžete, pokud o ni požádají (třeba pro reklamační účely).
- Jako plátce DPH vystavíte daňový doklad u plnění nad 10 000 Kč (u nižších částek stačí zjednodušený daňový doklad).
- Na faktuře místo IČO odběratele uvedete jméno, příjmení a adresu zákazníka.
Příklad z praxe: Truhlář Olda
Olda vyrobil a namontoval kuchyňskou linku paní Novákové. Protože nejde o firmu, Olda na fakturu do kolonky odběratele napsal:
Odběratel: Jana Nováková, Lipová 12, 130 00 Praha 3.
V popisu práce byl konkrétní, aby paní Nováková přesně věděla, co platí:
Položka: „Výroba a montáž kuchyňské linky na míru (dub, 3,2 bm).“
Celkem: 85 000 Kč.
Olda fakturu poslal paní Novákové e-mailem v PDF a jednu kopii si nechal u sebe pro strýčka Příhodu (a pro finančák).
Jak popsat práci na faktuře?
Tahle část se zdá možná jednoduchá. Přesto zrovna u popisu práce na faktuře dělá spousta podnikatelů zbytečné chyby. Přitom jasný a konkrétní text šetří čas všem: klient hned vidí, za co platí a do kdy musí zaplatit, jeho účetní ví, kam náklad zařadit, a vy máte v ruce jasný důkaz o dodané práci, kdyby náhodou došlo ke sporu.
Takhle raději ne
Příliš obecné popisy vyvolávají zbytečné otázky a zdržují proplacení faktury. Vyhněte se výrazům jako:
- ❌ „Práce“
- ❌ „Služby dle smlouvy“
- ❌ „Fakturujeme vám za provedené práce“
Klientův účetní nebude tušit, jestli práci zaúčtovat jako marketing, IT nebo opravu auta.
Takhle ano – příklady pro různé profese
- ✅ Grafik: „Grafický návrh loga – 3 koncepty + 2 kola revizí (březen 2026)“
- ✅ Programátor: „Vývoj registračního modulu pro e-shop – 24 h × 1 200 Kč/h“
- ✅ Řemeslník: „Výměna elektrorozvaděče – bytová jednotka, ul. Korunní 42, Praha 2“
- ✅ Marketér: „Správa sociálních sítí – FB + IG, březen 2026 (balíček Standard)“
Zlaté pravidlo: Buďte konkrétní, ale nepřehánějte to. Klient by měl na první pohled pochopit, co dostal a proč to stojí tolik, kolik to stojí.
Jakou splatnost faktury zvolit?
U zadávání data splatnosti je jen na vás, jaký termín zvolíte. Pokud na faktuře žádné konkrétní datum neuvedete, zákon automaticky počítá s 30 dny. Většina podnikatelů ale volí 14 dní – je to férový kompromis, který dává klientovi čas na administrativu a vám jistotu, že nezůstanete na suchu.
U větších klientů (firmy, korporáty) se občas setkáte se splatností 30 až 60 dní. Pokud na takovou zakázku narazíte, počítejte s tím ve svém finančním plánu a u delších projektů si řekněte o zálohu předem.
Jak fakturovat dopravu?
Teď už víte, co na faktuře nesmí chybět a jak co nejlépe popsat práci, kterou jste pro klienta udělali. Pak ale nastávají specifické situace, které ovlivní to, jak výsledná faktura vypadá. Třeba fakturace dopravy. Pokud jezdíte za klienty na místo, dopravu na faktuře můžete řešit dvěma způsoby.
Jako samostatnou položku
Typické pro řemeslníky, servisní techniky nebo konzultanty:
„Dojezd na místo montáže – 45 km × 9 Kč/km = 405 Kč“
Nebo paušálně: „Doprava na místo realizace – 500 Kč“
Zahrnutou v ceně práce
Náklady na dopravu prostě rozpustíte do své hodinové sazby nebo celkové ceny zakázky. Na faktuře pak doprava vůbec nefiguruje. Je to administrativně nejjednodušší, ale méně transparentní – klient může mít pocit, že je vaše práce „drahá“, protože nevidí ty hodiny strávené v kolonách.
DPH u dopravy: Pokud jste plátce a fakturujete dopravu jako součást zakázky, spadá pod stejnou sazbu jako hlavní plnění. Fakturujete-li ji zvlášť, jde o službu s 21% DPH.
Častý dotaz: Potřebuju na fakturaci dopravy koncesi? Ne. Koncesi potřebujete jen tehdy, pokud je přeprava vaší hlavní podnikatelskou činností (jste dopravce). Když jedete za klientem opravit kotel nebo mu vezete hotový nábytek, doprava je vedlejší součást vaší služby.
Jak vystavovat faktury do zahraničí
Získali jste klienta ze zahraničí? Gratulujeme! Vaše práce je teď světová. Než pošlete první fakturu v eurech (nebo jiné měně), pojďme se podívat na specifika fakturace práce do zahraničí.
Pár klíčových věcí:
- Bankovní údaje: Místo klasického čísla účtu použijte IBAN a SWIFT. Bez nich by platba bloudila v mezinárodním bankovním systému a zbytečně byste platili vysoké poplatky.
- Měna a kurzy: Fakturu vystavte v měně, na které jste se dohodli (většinou EUR nebo USD). Pokud nejste plátci DPH, přepočet na koruny se dělá kurzem ČNB ke dni vystavení. Fakturoid tohle hlídá za vás a aktuální kurz do dokladu sám propíše.
- Jazyk: Angličtina je sázka na jistotu, ale pokud chcete u klienta v Berlíně zabodovat, můžete fakturu vystavit i v němčině. Fakturoid umí vystavit faktury v 11 jazycích.
Jak je to s DPH při fakturaci do zahraničí?
Tohle je nejčastější kámen úrazu. Vše se odvíjí od toho, komu fakturujete:
| Komu fakturujete? | Co s DPH? |
|---|---|
| Podnikateli v EU | Bez DPH, v režimu reverse charge (daň odvede zákazník) |
| Nepodnikateli v EU | S českou DPH (jste-li plátce) |
| Klientovi mimo EU | Bez DPH |
Důležité pro neplátce DPH: Pokud dodáváte služby podnikateli v EU, stáváte se takzvanou identifikovanou osobou – musíte se zaregistrovat na finančním úřadě a podávat souhrnné hlášení. Zní to složitě, ale v praxi je to zvládnutelné. Detaily najdete v článku o fakturaci služeb do EU.
Fakturace do zahraničí je rozsáhlejší téma, proto jsme mu věnovali samostatné články:
Kolik si říct za práci?
Vystavit fakturu je jedna věc. Stanovit si správně cenu, aby se vám vyplatila a klient s ní souhlasil, je věc další. Pojďme se podívat, jak si nastavit cenu tak, abyste na konci měsíce nebyli v minusu, a jak to na faktuře srozumitelně popsat.
Existují tři základní cesty, jak si cenu nastavit. Každá se hodí pro jiný typ spolupráce.
Hodinová sazba – když předem nevíte, kolik to zabere
Hodinovka je ideální u konzultací, servisu nebo projektů, kde dopředu přesně nevíte, kolik času nad nimi strávíte. Klíčem k úspěchu (a spokojenosti klienta) je transparentnost.
Na faktuře to může vypadat třeba takhle:
| Položka | Hodiny | Sazba | Celkem |
|---|---|---|---|
| Vývoj registračního modulu | 12 h | 1 400 Kč/h | 16 800 Kč |
| Opravy bugů (ticket #234, #241) | 6 h | 1 400 Kč/h | 8 400 Kč |
| Code review a konzultace | 2 h | 1 400 Kč/h | 2 800 Kč |
| Celkem | 20 h | 28 000 Kč |
Tip z praxe: Čas si měřte přesně (např. pomocí nástrojů jako Toggl nebo Clockify). Odhad „od boku“ klient pozná a zbytečně to vede ke sporům, které u fakturace nechcete řešit.
Jak si spočítat minimální hodinovku?
Tenhle výpočet by si měl udělat každý, kdo fakturuje za hodiny. Vaše sazba totiž musí pokrýt nejen vaše kafe a nájem, ale i čas, kdy zrovna nefakturujete (administrativa, vzdělávání, dovolená). Vzorec je jednoduchý:
Minimální hodinová sazba = (náklady na podnikání + osobní výdaje + rezerva) ÷ fakturovatelné hodiny
To „fakturovatelné hodiny“ je klíčové. Jako OSVČ nemůžete počítat se 160 hodinami měsíčně jako zaměstnanec. Reálně prací pro klienty (tedy tou, za kterou vystavíte fakturu) strávíte tak 50–70 % pracovního času. Zbytek jde na administrativu, hledání zakázek, účetnictví a vzdělávání.
Příklad: Aneta – programátorka na volné noze
Aneta přechází na volnou nohu a potřebuje zjistit, pod jakou hodinovku by neměla jít.
- Náklady na podnikání (nástroje, software, licence, coworking): 15 000 Kč/měs.
- Osobní výdaje (nájem bytu v Praze, jídlo, spoření, pojištění): 50 000 Kč/měs.
- Rezerva na horší měsíce (10 %): 6 500 Kč
- Potřebuje vydělat: 71 500 Kč/měsíc
- Fakturovatelných hodin měsíčně: cca 120 (20 dní × 6 hodin)
- Minimální hodinovka: ~596 Kč/h
Tohle je opravdu minimum – částka, pod kterou by Aneta neměla jít, jinak na podnikání prodělává. Reálná sazba bude vyšší, protože ne každý měsíc bude plně vytížená, a taky by si chtěla vzít občas dovolenou nebo mít rezervu, když onemocní 🙂
Víc o tom, jak si nastavit ceny, najdete v článku Cenotvorba pro podnikatele.
Projektová cena – když chce klient vědět celkovou částku dopředu
U zakázek s jasným výstupem (nový web, logo, překlad knihy) dává smysl domluvit se na celkové ceně za projekt. Klient předem ví, kolik zaplatí a vy si interně spočítáte, jestli se vám to vyplatí.
Tip z praxe: K odhadu času přidejte 15–20 %. Zakázky trvají vždycky déle, než čekáte – kola revizí navíc, změny zadání, čekání na podklady…
U větších projektů si rozhodně říkejte o zálohu. Typické rozdělení:
- Záloha 30 % – před zahájením prací → zálohová faktura
- 40 % – po schválení návrhu
- 30 % – po předání finální verze → vyúčtovací faktura
Jak na zálohové a vyúčtovací faktury se dočtete v článku Jak vystavit fakturu.
Cenové balíčky – pro opakující se spolupráci
Balíčky se hodí, když nabízíte služby na pravidelné bázi – správu sociálních sítí, účetní služby, údržbu webu. Nabídnete klientovi třeba tři varianty (základní, standardní, prémium) a on si vybere, co mu sedí.
Na faktuře pak máte jednu jedinou přehlednou položku: „Správa sociálních sítí – balíček Standard, březen 2026 – 15 000 Kč“.
5 tipů, jak dostat zaplaceno rychleji
- QR kód na faktuře. Klient otevře bankovní appku, naskenuje a zaplatí – žádné opisování čísla účtu. Ve Fakturoidu přidáváme QR kód na každou fakturu automaticky. Všechny faktury mají navíc vrstvu ISDOC, díky které ji dokážou přečíst takřka všechny účetní a ekonomické systémy.
- Fakturujte hned. Ideálně do dvou dnů po dokončení práce. Nestane se vám, že byste na fakturu zapomněli a klient si bude ještě pamatovat, za co vám to vlastně platí.
- Nebojte se záloh. U zakázek, které vám zaberou víc než týden práce, je standardem říct si o 30–50 % předem. Máte tak jistotu, že klient spolupráci myslí vážně.
- Automatické upomínky. Lidé nezapomínají platit schválně (většinou 🙂). Řešit nepříjemnou komunikaci s klientem ale nikdo nechce. Fakturoid pošle neplatičům zdvořilou připomínku za vás.
- Zkraťte splatnost u drobných prací. Není důvod dávat měsíc na zaplacení konzultace, která trvala hodinu. U drobných služeb se nebojte nastavit splatnost na 7 nebo 10 dní.
Jak na archivaci faktur
Vystavením faktury to nekončí. Finanční úřad má dobrou paměť a může si vaše doklady vyžádat i po několika letech. Proto je dobré vědět, jak dlouho musíte faktury archivovat.
- Neplátce DPH (účetní doklady): minimálně 5 let od konce účetního období.
- Plátce DPH (daňové doklady): minimálně 10 let od konce zdaňovacího období.
Pryč jsou doby, kdy jste museli mít sklep plný šanonů. Dnes stačí, když faktury archivujete digitálně, papírové kopie nejsou nutné. Ve Fakturoidu máte všechny vystavené faktury automaticky uložené a kdykoli dostupné.
Podrobněji v článku Jak archivovat účetní doklady.
Jak si zjednodušit fakturaci
Excel nebo Word na prvních pár faktur stačí. Ale jak přibývají klienti a práce, rychle zjistíte, že ruční fakturace žere zbytečně moc času. A ten byste mohli věnovat práci, za kterou vám někdo zaplatí.
Jak vám Fakturoid pomůže s fakturací?
- Pohlídá za vás všechny paragrafy a náležitosti. Nemusíte sledovat změny v zákonech. Robot ví, co na faktuře musí být, a včas vás upozorní, pokud by něco chybělo.
- Pořádek v číslech. Zapomeňte na duplicitní čísla faktur nebo zmatky v číselných řadách. Systém plynule navazuje tam, kde jste skončili.
- Párování plateb. Fakturoid pozná, která platba na účtu patří ke které faktuře.
- QR kód na každé faktuře. Klient naskenuje a zaplatí – rychleji a bez chyb. Všechny faktury ve Fakturoidu navíc obsahují datovou vrstvu ISDOC, a jsou tak čitelné pro člověka i pro účetní a ekonomické systémy.
- Exporty pro účetní. Už žádné hromadění papírů v krabici od bot. Účetní si doklady stáhnou přímo z vašeho účtu ve formátu, který jim sedí (např. Pohoda, Money S3 a další).
- Automatické upomínky. Fakturační robot za vás pohlídá opozdilce a pošle jim slušnou připomínku. Vy se tak vyhnete nepříjemným urgencím.
Opakované faktury – nastavíte jednou a pak už se o ně nestaráte
Fakturujete klientovi každý měsíc stejnou částku za správu webu, konzultace nebo nájem? Nastavte si opakovanou fakturu. Fakturoid ji v daný den sám vytvoří, odešle klientovi a vám jen přijde notifikace, že je hotovo.
Příběh z praxe: Social media manažer David
David spravuje sítě deseti klientům za měsíční paušál. Dřív trávil každý první den v měsíci tím, že v Excelu kopíroval staré faktury, ručně přepisoval data, měnil čísla dokladů a kontroloval banku. Zabralo mu to celé dopoledne a pravidelně v tom nasekal chyby.
Dnes má ve Fakturoidu nastavených deset opakovaných šablon. Prvního v měsíci se o nic nestará – robot faktury rozešle za něj. David jen občas koukne do aplikace, kde vidí, jestli se mu spárovaly platby. Místo „papírování“ může v klidu vymýšlet kampaně pro své klienty.
7 nejčastějších chyb při fakturaci práce
- Vágní popis služby. „Práce“ nebo „Služby“ nikomu nic neřekne. Popište, co jste udělali (viz příklady výše).
- Špatné IČO nebo DIČ. Údaje si ověřte v registru ARES. Ve Fakturoidu se ověřují automaticky.
- Špatné DUZP. Plátci DPH: DUZP není datum vystavení faktury. Je to den, kdy jste práci dokončili nebo předali.
- Chybějící QR kód. Bez něj musí klient ručně opisovat číslo účtu – to zdržuje a zvyšuje riziko chyb.
- Fakturace bez smlouvy nebo objednávky. Když klient nezaplatí, nemáte se o co opřít. Nechejte si zadání potvrdit alespoň v e-mailu.
- Žádné zálohy u větších projektů. Odvedete práci za 200 000 Kč a pak čekáte měsíc na platbu? Záloha předem zajistí cashflow.
- Nepravidelná fakturace. Fakturujte pravidelně – ideálně měsíčně. Jinak riskujete výpadky v příjmech.
Časté otázky
Jak napsat fakturu za práci?
Na faktuře uveďte: kdo fakturuje (jméno, adresa, IČO), komu (jméno, adresa, IČO odběratele), co jste udělali (konkrétní popis práce), za kolik, datum vystavení, číslo faktury, datum splatnosti a kam to zaplatit (číslo účtu, variabilní symbol). Plátci DPH přidají DIČ, DUZP, sazbu a výši DPH. Popis práce pište co nejkonkrétněji – ne „služby dle smlouvy“, ale třeba „grafický návrh loga, 3 koncepty + 2 kola revizí“.
Jak fakturovat jako OSVČ?
Fakturujete na své jméno, se svou adresou a IČO. Domluvte se s klientem na způsobu oceňování (hodinovka, projekt, balíček), evidujte odpracovaný čas a fakturujte pravidelně – ideálně jednou měsíčně. Ve Fakturoidu vystavíte fakturu do minuty – stačí zadat IČO odběratele a o zbytek se postará fakturační robot.
Můžu vystavit fakturu, když nemám IČO?
Ano, fakturovat můžete i bez IČO a živnostenského listu – za předpokladu, že jde o příležitostný příjem (jednorázová, neopakující se činnost). Místo IČO uvedete jen jméno a adresu. Příležitostné příjmy do 50 000 Kč ročně jsou osvobozeny od daně z příjmů.
