Faktura v Excelu (vzor ke stažení + návod)

Kdejaký podnikatel tak začínal. A leckdo v tom ze zvyku pokračuje i dlouhé roky po zahájení podnikání. Řeč je o fakturách v Excelu. V tomhle článku vám představíme návod na vystavování faktur v tabulkových editorech, úskalí s tím spojená i moderní fakturační nástroj, se kterým je fakturace mnohem rychlejší a bezpečnější. Pro milovníky historie jsme připravili vzor faktury v Excelu ke stažení.

tl;dr: Jak vystavovat faktury v Excelu

Fakturu v Excelu vystavíte ve třech krocích:

1. Stáhněte si šablonu faktury (nebo si ji vyberte přímo v Excelu).
2. Vyplňte všechny povinné náležitosti: údaje o vás i odběrateli, IČO, číslo faktury v nepřerušené řadě, fakturované položky a sazbu DPH.
3. Zkontrolujte údaje, exportujte do PDF a odešlete mailem.

Počítejte s tím, že celý proces je časově náročný a náchylný k chybám. Excel nehlídá legislativní změny, neověřuje plátce DPH a nepřidá na fakturu QR kód. Pro pravidelnou fakturaci se víc vyplatí online fakturační aplikace, ve které fakturu vytvoříte na pár kliknutí z počítače i z mobilu.

Faktura v Excelu

Excel, tabulkový editor, který býval předinstalovaný na každém počítači. V době, kdy se faktury tiskly a předávaly fyzicky, plnil funkci fakturačního nástroje víc než dobře. Doba se ale změnila. Faktury se z praktických důvodů předávají už téměř výhradně v digitální podobě jako PDF s ISDOC vrstvou nebo dokonce ve formě webfaktury.

Ale nepředbíhejme. Pokud hledáte vzor faktury v Excelu ke stažení zdarma, najdete ho o kousek níž. A protože čas, který nad jeho nezbytnou úpravou strávíte, vám nikdo neproplatí ani nevrátí, představíme vám i alternativní řešení vystavování faktur.

Vzor faktury v Excelu pro plátce i neplátce DPH zdarma ke stažení

Fakturační robot na chvíli přimhouřil své oční diody a připravil pro vás vzory faktur v Excelu. To proto, abyste si mohli na vlastní kůži porovnat, o kolik je fakturace v Excelu náročnější než ve fakturační aplikaci, třeba ve Fakturoidu.

Jak vytvořit fakturu v Excelu?

Uvařte si kávu, protáhněte si ruce – tohle bude na delší lokte. 🙂 Abyste v Excelu vytvořili fakturu, budete potřebovat dostatek času a pevné nervy. Nejsnazší je použít šablonu, kterou si stáhnete na internetu nebo vyberete ze šablon, které nabízí Excel. A pak zadat všechny náležitosti faktury:

1. Zvolte si číselnou řadu – a hlídejte ji. Každá faktura musí mít jedinečné číslo v nepřerušené řadě.
2. Ručně zadejte údaje o odběrateli – jméno, adresu, IČO, DIČ.
3. Ověřte spolehlivost plátce DPH – pokud je váš odběratel plátce DPH, zkontrolujte si jeho spolehlivost ve VIESu nebo v Registru plátců DPH. Je to důležité, protože když od nespolehlivého plátce přijmete plnění, ze zákona ručíte za DPH, kterou neodvede on – a zaplatit ji budete muset vy. Upravuje to § 109 zákona o DPH (zákon č. 235/2004 Sb.).
4. Vyplňte své fakturační údaje – jméno, adresu, IČO, číslo bankovního účtu.
5. Napište větu před položkami – např. „Fakturujeme vám za následující služby:".
6. Nastavte měrnou jednotku – podle toho, co fakturujete (hodiny, kusy, paušál).
7. Vypište fakturované položky – za co konkrétně chcete zaplatit.
8. Zadejte sazbu DPH – pokud jste plátce DPH. Nastavte vzorec pro výpočet a zkontrolujte, že funguje správně.
9. Zkontrolujte všechny údaje a částky.
10. Doplňte povinnou větu o zápisu v živnostenském nebo obchodním rejstříku. Znění se liší podle toho, jestli jste fyzická osoba (živnostník), nebo právnická osoba (např. s. r. o. nebo neziskovka).
11. Před exportem zkontrolujte rozložení dokumentu – vejde se vše na jeden list? Jak se faktura rozdělí, pokud má více stránek?
12. Exportujte do PDF a uložte na bezpečné a dostupné místo.
13. Pošlete fakturu odběrateli e-mailem.
14. Každý den sledujte pohyby na účtu, jestli klient fakturu zaplatil.

Kávu máte nejspíš už vypitou nebo studenou. A fakturací jste možná strávili víc času, než kolik jste fakturovali.

Komu se vyplatí používat na fakturaci Excel

Excel dává smysl, pokud:

• Vystavujete jednu, dvě faktury za rok.
• Excel používáte i k jiným úkolům, takže si nemusíte kvůli fakturaci kupovat licenci.

Ale i při pár fakturách ročně se vám vyplatí registrace ve fakturační aplikaci. Zaprvé vystavení faktury zabere méně času než příprava a úprava jednotlivých buněk, zadruhé vás to při fakturaci až 5 odběratelům nebude stát ani korunu. A k fakturám se navíc vždy bezpečně dostanete odkudkoliv – z počítače i z mobilu.

Nevýhody vystavování faktur v Excelu

Excel je skvělý nástroj na analýzy, tabulky a grafy. Na pravidelnou fakturaci ale začne časem dřít. Tady jsou nejčastější potíže:

• Vysoká chybovost – protože vše vyplňujete ručně, snadno uděláte překlep v IČO nebo při výpočtu DPH.
• Neohlídané legislativní změny – když se změní zákon, Excel vás na nic neupozorní. Je jen na vás, aby šablona faktury v Excelu vždy odpovídala aktuálním požadavkům.
• Žádná automatizace – správnost fakturačních údajů, ověřování spolehlivosti plátců DPH, hlídání splatnosti, posílání poděkování a upomínek musíte řešit pomocí dalších nástrojů.
• Průměrný vzhled faktury – udělat v Excelu z faktury marketingový nástroj je celkem oříšek i pro zkušené designery (ale proč by k tomu používali Excel, že?). Navíc na ní bude pravděpodobně chybět QR kód pro platbu.
• Riziko ztráty dat - když máte vystavené faktury jen ve svém počítači, můžete o ně snadno a nečekaně přijít. Přitom i jako neplátci DPH musíte účetní doklady archivovat minimálně pět let.

Jak na tvorbu faktur online (návod + vzor)

V české fakturační apce fakturu vystavíte pohodlně online a na pár kliknutí klidně z mobilu. Oproti celé sérii kroků, které jsou potřeba k vystavení faktury v Excelu, stačí udělat jen 3 věci:

1. Založte si účet ve Fakturoidu (pokud vystavujete pár faktur měsíčně a nepotřebujete pokročilé funkce, budete mít vystavování faktur zdarma).
2. Fakturu vystavíte na pár kliknutí z počítače i z mobilu. Mrkněte na videonávod, jak vytvořit fakturu krok za krokem. A abyste se za ni nemuseli stydět, můžete si vybrat jeden ze šesti super vzhledů, přidat vlastní barvu i podpis nebo logo 🙂 Podívejte se na vzor (formulář) takto vytvořené faktury.
3. Fakturu si můžete buď stáhnout a odeslat jako klasické pdf, nebo jako takzvanou webfakturu. Každá faktura obsahuje QR kód (abyste dostali ještě rychleji zaplaceno) a samozřejmě i všechny povinné náležitosti.

Časté otázky

Jak vystavit fakturu online a zdarma?

Například ve Fakturoidu vystavíte fakturu zdarma online do 1 minuty. Stačí zadat IČO odběratele a ostatní fakturační údaje se předvyplní. Faktura bude mít všechny náležitosti podle aktuální legislativy a chybět nebude ani QR kód pro rychlejší zaplacení. Vyzkoušejte si vystavování faktur zdarma.

Jak vystavit fakturu online v PDF?

Ve svém prohlížeči si otevřete stránku Fakturoid a zaregistrujte se nebo přihlaste ke svému účtu. Vyplňte položky faktury – pokud je váš odběratel právnická osoba, stačí zadat IČO a ostatní údaje vyplní fakturační robot za vás. Stiskněte tlačítko vytvořit fakturu a na následující obrazovce si v pravé horní části faktury vyberte možnost PDF. Fakturu v PDF si můžete uložit např. k sobě do počítače nebo do cloudového úložiště.

Fakturu můžete odběratelům posílat přímo z Fakturoidu. Zákazník si fakturu zobrazí online přes odkaz, odkud jde stáhnout také jako PDF pro tisk nebo ve formátu ISDOC k dalšímu zpracování v účetních programech. V placených tarifech si můžete nastavit, že k odeslané webfaktuře příjemcům automaticky dorazí i PDF s ISDOC vrstvou jako příloha e-mailu.