Elektronická faktura. Co to je, jak ji vystavit a proč se vám vyplatí?

Elektronické faktury šetří přírodu i místo v kanceláři, usnadňují zaplacení i zpracování, takže ty papírové strčí do kapsy raz dva. Připravili jsme pro vás přehledný článek, který vás elektronickou fakturací provede krok za krokem a ukáže, jak fakturu v elektronické podobě snadno a bez chyb vystavit, zpracovat i archivovat.

Rychlé shrnutí: elektronická faktura v podnikání

• Elektronická faktura je digitální verze papírové. Má stejnou platnost i náležitosti.
• Může mít formát klasického PDF, PDF s ISDOC vrstvou, ISDOC souboru nebo webfaktury.
• K vystavení i zpracování přijaté faktury vám stačí počítač nebo mobil a nástroj na vystavení faktury (fakturační aplikace – třeba Fakturoid, případně tabulkový nebo textový editor).
• Ze zákona zatím není povinná, ale šetří čas, peníze i nervy.

Co je elektronická faktura?

Elektronická faktura (můžete se setkat také s označením e-faktura nebo online faktura) je digitální forma dokladu o tom, že proběhl obchod. Má stejnou platnost i náležitosti jako faktura v papírové podobě. Pro neplátce DPH slouží jako účetní doklad, pro plátce jako daňový doklad.

Jaký formát má elektronická faktura?

Základní verze elektronické faktury je klasické PDFko, které vygenerujete např. z Excelu nebo Wordu a odešlete e-mailem. Většinu výhod ovšem přináší až faktury v takovém formátu, který umožňuje pokročilou automatizaci:

• ISDOC.PDF – na pohled vypadá jako běžné PDF, ale navíc obsahuje datovou vrstvu ISDOC. Dokument je tak čitelný pro člověka i pro systémy, které dokážou faktury automaticky zpracovat.
• ISDOC – standardizovaný formát pro elektronickou fakturaci v ČR, kterému dobře rozumí účetní a fakturační programy. Údaje z faktury se samy načtou a vy nemusíte nic přepisovat ručně.
• Webfaktura – faktura dostupná přes odkaz, který pošlete e-mailem nebo např. přes WhatsApp. Zákazník si ji zobrazí v jakémkoliv prohlížeči, zaplatí přes QR kód a vy máte větší kontrolu nad jejím doručením i aktuálním stavem.

Jaké jsou výhody e-faktury?

Přínosy elektronické fakturace jsou ekologické i ekonomické. Kromě toho, že ušetříte za tiskárnu, toner, papír, poštovné a cesty za účetní, získáte až několik hodin měsíčně, které můžete věnovat podnikání, vzdělávání nebo třeba odpočinku.

Online faktury standardně obsahují QR kód pro snazší a rychlejší platbu. Fakturační a účetní programy z nich snadno načtou všechny potřebné údaje pro další zpracování a tvorbu přehledů o finančních tocích.

1. Aktuálnost – dobré fakturační nástroje hlídají legislativní změny za vás.
2. Archivace – vystavené faktury jsou obvykle uložené v cloudu, takže nevyblednou ani neshoří.
3. Automatizace – hlavní výhoda, kterou podrobně rozebereme o kousek níž.
4. Dostupnost – fakturu vystavíte, odešlete i zaevidujete klidně z mobilu na stavbě, v kavárně i ve vlaku.
5. Export do účetních programů – bez nutnosti údaje ručně přepisovat. To významně snižuje chybovost i časovou náročnost.
6. Přehlednost – na pár kliknutí vidíte, kolik jste vyfakturovali, co už je zaplacené a které faktury čekají na zaplacení.
7. Rychlost – vystavení faktury, vyhledávání podle různých kritérií i hromadné akce s doklady jsou v online prostředí mnohem rychlejší než v šanonech. Doklady navíc snadno nasdílíte účetní.

Jaké jsou nevýhody online fakturace?

Věříme, že drtivé většině podnikatelů elektronická fakturace přinese jen výhody. Přesto jsme si dali práci najít i pár potenciálních nevýhod:

1. Závislost na internetu
2. Zákazník musí mít funkční e-mail (ale kdo ho dnes nemá, že?)
3. Potřeba naučit se pracovat s fakturační aplikací
4. Pokročilé funkce jsou obvykle v placených tarifech

Co všechno jde automatizovat pomocí e-faktur?

• Pravidelná fakturace – fakturu za předplatné, paušál nebo pravidelnou službu vyplníte jednou a robot ji v pravidelných intervalech upraví pro další období a odešle zákazníkům.
• Párování plateb – když si propojíte svůj bankovní účet s aplikací, robot spáruje příchozí i odchozí platby a označí vydanou nebo přijatou fakturu za zaplacenou. Kromě toho zvýrazní faktury s blížící se splatností a po splatnosti.
• Odeslání poděkování, připomínky a upomínky – robot se za vás postará o dobře načasovanou komunikaci. Texty zpráv si můžete upravit podle sebe.
• Aktualizace kontaktů – fakturační robot každý den kontroluje změny (např. sídla) ve veřejných rejstřících a aktualizuje vaši databázi kontaktů.

Jaké jsou náležitosti elektronické faktury?

Elektronická faktura musí obsahovat stejné údaje jako faktura v papírové podobě. Na každé faktuře tedy musí být minimálně:

• IČO (pokud jste plátci DPH, tak i DIČ)
• vaše jméno/název
• sídlo nebo místo podnikání
• povinná věta o zápisu v rejstříku

Další povinné náležitosti pro ty, kdo vedou účetnictví (ale jsou praktické i pro ostatní podnikatele):

• označení účetního dokladu (neplátci DPH), např. Faktura, pouze plátci DPH uvedou označení „daňový doklad“ a číslo dokladu
• údaje o odběrateli
• fakturované položky
• měrné jednotky a fakturované množství
• cena za měrnou jednotku
• datum vystavení
• datum uskutečnění obchodu, plátci DPH uvádějí DUZP
• částka k úhradě (plátci DPH uvedou základ daně, sazbu daně a daň v Kč)
• podpisový záznam podle § 33a odst. 4 zákona o účetnictví osoby odpovědné za účetní případ a podpisový záznam osoby odpovědné za jeho zaúčtování.

U daňových dokladů je navíc potřeba zajistit věrohodnost původu (že doklad opravdu vystavil ten, kdo je na něm uvedený), neporušenost obsahu (že se povinné údaje na dokladu po vystavení nezměnily) a čitelnost dokladu po celou dobu archivace. K tomu potřebujete mít vhodně nastavené procesy – např. fakturu snadno přiřadíte k objednávce, smlouvě, dodacímu listu, předávacímu protokolu nebo platbě na účet.

Důležité zákony a předpisy k fakturaci

• Občanský zákoník § 435 odstavec 1
• Zákon o účetnictví § 11
• Zákon o DPH § 29

Jak začít s elektronickou fakturací?

Ideální čas je hned se startem podnikání nebo na začátku roku. Díky tomu nebudete muset převádět faktury za uplynulou část roku do nového programu, i když i to jde překonat.

Co budete k online fakturaci potřebovat?

1. Počítač nebo mobil
2. Účet ve fakturační aplikaci

Ve Fakturoidu při založení účtu nemusíte zadávat údaje o své platební kartě, ani se k čemukoliv zavazovat. Tarif Zdarma můžete využívat neomezeně dlouho. Pokročilé funkce si můžete vyzkoušet během 30denní zkušební verze placených tarifů. A pokud s podnikáním začínáte, na tarify Na lehko, Na každý den i Na maximum automaticky získáte slevu 50 % na první rok.

Návod na vystavení elektronické faktury + vzor

1. Přihlaste se do fakturační aplikace.
2. Vystavte první fakturu. Stačí pár kliknutí z počítače nebo z mobilu. Mrkněte na videonávod, jak vytvořit fakturu krok za krokem. A aby vám dělala ještě lepší reklamu, můžete si vybrat jeden ze šesti super vzhledů, přidat vlastní barvu i podpis nebo logo. Tady je vzor (formulář) vytvořené faktury.
3. Fakturu zákazníkovi přímo z aplikace odešlete jako webfakturu. Každá faktura obsahuje QR kód (abyste dostali ještě rychleji zaplaceno) a samozřejmě i všechny povinné náležitosti. Můžete si ji samozřejmě stáhnout a odeslat jako klasické PDF.

Časté otázky

Je elektronická fakturace povinná?

Ne, žádný zákon v ČR zatím digitalizaci dokladů nevyžaduje. Evropská iniciativa ViDA však počítá s tím, že elektronická fakturace bude od roku 2030 standardem napříč celou EU. Například na Slovensku bude od 1. ledna 2027 elektronická fakturace povinná pro tuzemské transakce mezi firmami (B2B) a ve vztahu ke státu (B2G).

Jaká pravidla platí pro archivaci elektronických faktur?

Stejná pravidla jako pro papírové faktury. Neplátci DPH musí účetní doklady archivovat 5 let, plátci DPH vystavují daňové doklady, které musí archivovat dokonce 10 let od konce zdaňovacího období, ve kterém došlo ke zdanitelnému plnění.

Musí být na elektronické faktuře elektronický podpis?

Ne. Podpis nemusí být ani na papírové faktuře. U daňových dokladů musíte zajistit věrohodnost původu, neporušenost obsahu a čitelnost. Elektronický podpis je jednou z možností, jak toho dosáhnout. Většina OSVČ si ale vystačí s dostupnějšími způsoby, které fakturu propojí s reálným obchodem, např. e-mailová objednávka, smlouva a platba na účet. Důležité je, abyste při případné kontrole uměli ukázat, že faktura patří ke skutečně dodanému zboží nebo službě.

Elektronický podpis budete potřebovat tehdy, když ho po vás výslovně chce obchodní partner, interní pravidla firmy nebo konkrétní způsob výměny dokladů.

Jak vybrat program na fakturaci?

Záleží, co přesně od fakturačního programu potřebujete. Obecně se ale zaměřte hlavně na tři věci:

1. Pohodlí a jednoduchost použití – fakturační program by vám měl ušetřit čas, ne ho brát. Vyzkoušejte si, jak se vám v něm fakturuje, jestli je přehledný a jak vlastně vystavené faktury vypadají.
2. Funkce, které opravdu využijete – automatické odesílání upomínek, párování plateb, napojení na účetnictví, možnost fakturovat v cizích měnách nebo třeba sledování příjmů a výdajů. Vyberte si nástroj, který řeší to, co opravdu potřebujete.
3. Důvěra a doporučení – podívejte se, kdo program používá, co o něm říkají ostatní podnikatelé nebo účetní. Často vám napoví i to, jak rychlá a srozumitelná je zákaznická podpora.

A proč si podnikatelé často vybírají právě Fakturoid? Protože kombinuje jednoduchost, chytré funkce a přátelskou podporu, která mluví lidskou řečí. Navíc si můžete vystavování faktur zdarma vyzkoušet a zjistit, jestli vám sedí.