Jak rychle vyhledávat na přehledu dokladů? V základním vyhledávacím poli nebo skrze rozšířené vyhledávání, které vám ukáže i celkovou částku nalezených dokladů. A pokud potřebujete složitější filtrování, poradíme, jak si pomoct exportem do Excelu nebo umělou inteligencí.
Obsah článku
Základní vyhledávání
Nad výpisem dokladů v kartě Faktury, Nabídky a Náklady najdete pole pro rychlé vyhledávání.
Můžete zadat klíčová slova jako jméno odběratele, IČO, číslo dokladu, název položky, variabilní symbol a podobně. Místo běžného výpisu se zobrazí výsledky hledání.
Robot bere v potaz také texty na fakturách (v poznámce nebo patičce) a v soukromých poznámkách. Mezi štítky ale nehledá – ty mají samostatné pole v pokročilém vyhledávači. Přejdete do něj odkazem vedle políčka pro rychlé hledání.
Pokročilé vyhledávání
Podrobné vyhledávání najdete pod ikonou lupy v hlavním menu. Robot hledá odděleně ve fakturách, nabídkách a nákladech – přepnete tlačítky vpravo nahoře.
Pod vyhledávacím políčkem najdete další kritéria:
- Datum – pokud zadáte jen datum „od“, robot bude hledat od něj až do současnosti. Analogicky při zadání pouze „do“, bude hledat od počátku vašeho účtu.
- Štítky – můžete jich zadat víc, robot pak najde pouze doklady, které mají všechny zadané štítky.
- Číselná řada – zobrazí se jen v případě, kdy využíváte více číselných řad.
- Zaplacená částka – menší než fakturovaná znamená, že je reálně zaplacená částka menší než ta na faktuře a doklad zatím není označen jako zaplacený. Větší než fakturovaná je opakem předchozí varianty. V obou případech robot bere částky, které se liší o méně než 1 Kč, jako správně zaplacené. Pokud potřebujete vyfiltrovat faktury, které jsou označeny jako zaplacené, ale platba se od fakturované částky liší, vyberte u filtru Stav možnost Zaplacené.
- Měna – vyberte konkrétní měnu a robot najde jen doklady ve zvolené měně. Pod výsledky pak uvidíte i součet v této měně.
S výsledky hledání můžete provádět hromadné akce – odeslání, zaplacení, export, úpravy štítků a další. Podrobněji v návodech pro faktury a pro náklady.
Spletli jste se v období nebo jiném filtru? Přes tlačítko Upravit hledání se můžete vrátit o krok zpět a kritéria změnit.
Jak zjistit součet vyhledaných dokladů
Pod výsledky hledání vám robot ukáže počet nalezených dokladů a jejich celkovou částku bez DPH i s DPH. Součet zobrazí pro faktury, náklady i nabídky. Počítá se vždy za všechny vyhledané doklady, nejen za ty, které vidíte na aktuální stránce.
Pokud ve filtru Měna vyberete cizí měnu, třeba EUR, zobrazí se dva řádky:
- nahoře součet v měně dokladů – například v EUR,
- pod ním menším šedým písmem součet v měně účtu – typicky v korunách.
Poznámka: Když filtr měny ponecháte prázdný nebo vyberete měnu účtu, uvidíte jen jeden řádek v měně účtu.
Pozor
Součet v měně účtu nevznikne přepočtem součtu v cizí měně (ani naopak). Robot počítá každý součet zvlášť z částek na jednotlivých dokladech a každý doklad má vlastní kurz. Když tedy součet v eurech vynásobíte dnešním kurzem, částka v korunách se nemusí shodovat.
Podrobnosti a omezení
Při hledání čísla faktury je potřeba zadat celé číslo faktury, nebo jeho začátek - nelze hledat podle specifické části daného čísla. Příklad - fakturu s číslem 2022-123 najdete hledáním výrazu "2022" i "202", nikoliv ale při vyhledání "123".
Hledání přes API zahrnuje štítky i ve fulltextovém hledání - není pro to samostatné kritérium, jako v uživatelském rozhraní.
Jak u faktury v přehledu zobrazit název projektu nebo jiný rozlišující popisek?
V přehledu faktur se pod názvem kontaktu a stavem zaplacení zobrazuje první řádek položek dané faktury. Pokud tedy jako první položku uvedete například název projektu, zobrazí se vám rovnou v přehledu faktur.
Jak zjistím, které faktury byly po splatnosti k určitému datu?
Robot nepracuje s historickým stavem dokladů k minulému datu. Řešením je export faktur do Excelu takto:
- Exportujte si všechny faktury do Excelu.
- V Excelu si nastavte datový filtr.
- Vyfiltrujte sloupec status podle hodnoty overdue (po splatnosti).
- Ve sloupci due_on (datum splatnosti) nastavte filtr na datum menší nebo rovno vašemu požadovanému datu.
- Tím získáte přesný seznam faktur, které byly k danému datu po splatnosti, i s celkovou hodnotou.
Pomoci s vyhledáváním může také umělá inteligence.
