Musíte jako OSVČ vést sklad? Praktický přehled (2025)

Prodáváte hrnky, pečete koláče nebo montujete kola? Skladová evidence není jen pro velké firmy – může vám ušetřit čas, starosti a peníze, i když podnikáte jako OSVČ. A pozor, někdy je dokonce povinná. Tady je vše, co o vedení skladu potřebujete vědět.

Obsah článku

• Co je sklad a skladové hospodářství?
• Co všechno můžete mít na skladě?
  • Jaké existují typy zásob?
• Kdy je evidence skladu povinná?
  • Evidence skladu, když jste OSVČ
  • Evidence skladu, když jste firma
• Kdy dává smysl vést skladovou evidenci, i když nemusíte?
  • Jaké má skladová evidence výhody?
  • Časté problémy, které řeší skladová evidence
• Jak vypadá skladová evidence?
• Jak si jako OSVČ vést skladovou evidenci jednoduše
  • Papírová skladová evidence
  • Skladová evidence v Excelu nebo Google tabulkách
  • Evidence skladu pomocí online nástrojů
• Jak propojit sklad s fakturací?
• Související články v Almanachu

Co je sklad a skladové hospodářství?

Sklad nemusí být jen velká hala s paletami až do stropu. Může to být skříň v dílně, šuplík pod stolem nebo i krabice pod postelí. Zkrátka sklad je jakékoli místo, kde máte uložené věci, které jste nakoupili nebo vyrobili, ale ještě je neposlali dál.

Skladové hospodářství je pak jednoduchý přehled o tom, co máte na skladě, v jakém množství a kolik vás to stálo. Ať už jsou to hotové výrobky, které prodáváte, nebo třeba materiál, ze kterého tvoříte. Pokud s těmito věcmi pracujete pravidelně, řešíte skladové hospodářství – i když o tom možná zatím nevíte. Často se místo skladového hospodářství používá pojem skladová evidence – v praxi znamenají totéž.

Co všechno můžete mít na skladě?

Do skladu patří nejen zboží, které prodáváte, ale i věci, které potřebujete k výrobě nebo poskytování služeb. Někdo má sklad v garáži, jiný ve skříni. Zásoby můžete mít i u dodavatele (pokud prodáváte přes dropshipping) nebo ve sdíleném skladu s dalšími podnikateli.

Jaké existují typy zásob?

Podle českých účetních předpisů se zásoby dělí na tyto základní typy:

1. Zboží – hotové výrobky, které nakoupíte a prodáváte dál beze změny.
2. Materiál – suroviny a komponenty, ze kterých tvoříte své produkty. Patří sem i pomocný materiál: obaly, výplně do balíků, letáky nebo štítky.
3. Nedokončená výroba – věci, které už vyrábíte, ale zatím nejsou hotové.
4. Polotovary vlastní výroby – výrobky, které už prošly částí výroby, ale ještě nejsou úplně dokončené.
5. Hotové výrobky vlastní výroby – to, co jste sami vyrobili a je to připravené k prodeji.
6. Vybraná zvířata – pokud s nimi podnikáte, například v zemědělství.
7. Poskytnuté zálohy na zásoby – zálohy, které jste dopředu zaplatili dodavatelům za zboží nebo materiál.

Kdy je evidence skladu povinná?

Ne každý, kdo podniká, musí vést skladovou evidenci. Záleží, jak podnikáte. Jiná pravidla se vztahují na OSVČ a jiná na firmy, které vedou účetnictví. V obou případech ale platí: pokud pracujete se zásobami, zákon od vás v určitých situacích přehled o skladových položkách vyžaduje.

Evidence skladu, když jste OSVČ

Skladovou evidenci ze zákona nemusíte jako OSVČ vést, pokud:

• poskytujete služby a žádné zásoby nenakupujete (např. jste konzultant, grafik nebo překladatel),
• jedete na výdajový paušál nebo paušální daň – i když zásoby nakupujete, výdaje neprokazujete podle skutečných nákupů (tzn. neschováváte si každou účtenku za materiál nebo zboží). Úřady tak po vás nechtějí podrobný přehled zásob.

Skladovou evidenci ze zákona jako OSVČ vést musíte, pokud:

• nakupujete zásoby – zboží na další prodej nebo materiál pro výrobu,
• a zároveň uplatňujete skutečné výdaje – vedete daňovou evidenci nebo účetnictví.

V takovém případě vás na konci roku čeká inventarizace. Jinými slovy – potřebujete vědět, co vám na skladě zůstalo a v jaké hodnotě. Tenhle přehled pak slouží jako podklad pro daňové přiznání – zásoby se totiž počítají jako součást vašeho majetku, ze kterého se odvádí daň.

Evidence skladu, když jste firma

Pokud podnikáte jako právnická osoba – například s.r.o. – vedete ze zákona účetnictví. A s tím se pojí i povinnost mít přehled o majetku a závazcích. Mezi majetek přitom spadají i zásoby, které tedy musíte evidovat.

Skladová evidence je pro firmy, které pracují se zásobami, vždy povinná. Nestačí jen odhad – musíte mít přehled o tom, co máte na skladě, v jaké hodnotě a pravidelně to dokládat při inventarizaci. Bez toho se neobejdete při účetní uzávěrce ani při případné kontrole. Zákon přesně neříká, jak si máte sklad vést. Ale když na to přijde – třeba právě při uzávěrce nebo kontrole – musíte být schopni doložit, co ve skladu máte a kolik vás to stálo.

Kdy dává smysl vést skladovou evidenci, i když nemusíte?

I když skladovou evidenci ze zákona vést nemusíte, často se vyplatí ji mít. Zvlášť když zásob přibývá a hlava už na všechno nestačí. Můžete začít úplně jednoduše – třeba jen tabulkou, kam si zapíšete, co nakupujete a kolik toho máte. Jak se podnikání rozrůstá, přehled poroste s ním.

Jaké má skladová evidence výhody?

Začínáte podnikat, zásob máte jen pár a přehled držíte v paměti? Zpočátku to může stačit. Časem ale možná zjistíte, že přehledná skladová evidence není vůbec k zahození – i když se vás ze zákona netýká.

Přehledná skladová evidence vám:

• poskytne jasný přehled o tom, co máte na skladě
• pomůže hlídat expiraci a předejít výpadkům zboží
• ušetří čas při plánování nákupů i při uzávěrce
• odhalí zbytečné náklady nebo ležáky na skladě

Časté problémy, které řeší skladová evidence

Bez přehledné skladové evidence se vám může stát, že narazíte na jeden z těchto problémů:

1. Dojde vám zboží: Jste si jisti, že ve skladu máte dostatečné zásoby. Pak se ale váš nejprodávanější produkt vyprodá v nejhorší možný okamžik - třeba před Vánocemi. Co s tím? Buď zákazníkovi pošlete zboží později a místo do tří dnů dorazí do dvou týdnů nebo objednávku rušíte. A zákazník si příště raději objedná jinde.

2. Zásoby se vám kazí: Opačný extrém – nakoupíte toho moc a pak to leží, kazí se, zabírá místo. U potravin, kosmetiky nebo čehokoli, co má trvanlivost, bez přehledné evidence skladu snadno přehlédnete, že vám něco expiruje.I u produktů bez omezení trvanlivosti se stane, že se vám něco poškodí, ztratí nebo že na dně krabice najdete produkt, na který jste zapomněli a už ho neprodáte za původní cenu. Vzniká tak zbytečný odpad a přicházíte o peníze.

3. Chybí vám peníze: Když evidenci zásob neřešíte, snadno ztratíte přehled o tom, kolik peněz vám leží „zamrzlých" ve skladu. Navíc je těžké dohledat, kolik vás který produkt nebo materiál vlastně stojí, zvlášť, když ceny dodavatelů kolísají. Můžete se dostat do situace, kdy sice prodáváte, ale skoro bez marže. Nebo dokonce se ztrátou.

4. Věci mizí (a vy to nevíte): Díky přehlednému skladovému hospodářství zavčas zjistíte, že vám něco chybí a nestane se vám, že byste si ztráty všimli až při inventuře.

Jak vypadá skladová evidence?

Skladová evidence vypadá u každého trochu jinak. Někdo si vystačí s jednoduchým přehledem na pár řádků, jiný potřebuje podrobnější systém. Záleží hlavně na tom, kolik toho skladujete, jaký v tom chcete mít přehled a jak často se vám zásoby mění.

Než se pustíte do samotného zapisování, je dobré si zásoby nejdřív zmapovat. Udělat si jasno v tom, co všechno na skladě vlastně máte – a kde to najdete. Zní to banálně, ale právě tady často vzniká zmatek.

Základní přehled obsahuje:

• co máte – názvy, typy, varianty zboží
• kolik toho máte – aktuální množství na skladě
• kde to máte – pokud skladujete na více místech
• kolik vás to stálo – nákupní ceny

Pokročilejší evidence může zahrnovat:

• dodavatele a jejich ceny – pro rychlé objednání
• minimální stavy – kdy je čas objednat
• historii pohybů – co se jak rychle prodává
• sériová čísla nebo záruky – pro servisní služby

Jak si jako OSVČ vést skladovou evidenci jednoduše

Možností, jak si vést sklad, je spousta. Papír, tabulka, nebo aplikace – každému sedne něco jiného. Důležité je, aby vám to usnadnilo práci, ne ji přidělalo.

Papírová skladová evidence

Klasika, kterou zná každý a která působí zejména na začátku jednoduše. Jenže:

• při papírové evidenci snadno přehlédnete chybu
• může se stát, že nevíte, kdo co zapsal (nebo nezapsal), pokud evidenci vede více lidí
• všechno musíte dělat ručně

Při první větší objednávce nebo vrácení zboží pravděpodobně zjistíte, že jen papír nestačí.

Skladová evidence v Excelu nebo Google tabulkách

O něco lepší volba pro ty, kdo si chtějí evidenci skladu přizpůsobit. Má to ale háček, a ne jeden:

• tabulky nejsou napojené na fakturaci
• vše musíte aktualizovat ručně
• při růstu sortimentu se v tabulce špatně orientuje
• snadno se stane, že něco zapomenete nebo přepíšete

Evidence skladu pomocí online nástrojů

Vůbec nejjednodušším a nejpřehlednějším řešením pro evidenci skladu jsou online nástroje, tedy webové nebo mobilní aplikace, které pohlídají sklad za vás. Snadno se ovládají, fungují v cloudu, a nemusíte tak nic instalovat.

Online nástroje pro evidenci skladu oceníte hlavně tehdy, když objednávek přibývá a potřebujete, aby všechno běželo hladce. Dostanete se k nim odkudkoli, klidně i z mobilu. Automaticky se v nich zálohují vaše data a může v nich spolupracovat více lidí zároveň.

Co umí online software pro skladové hospodářství:

1. Umožní vést evidenci podle výrobních čísel – získáte přehled o tom, co jste komu prodali, což usnadní vratky a záměny zboží.
2. Pomůže s cenotvorbou – na pár kliknutí přeceníte celý sklad, nastavíte různé ceny pro různé zákazníky nebo měny – třeba když prodáváte i do zahraničí.
3. Nabídne užitečné informace – během chvilky zjistíte, co tvoří největší obrat, kdo nejvíc nakupuje nebo co se nejčastěji prodává dohromady.
4. Hlídá stav zásob – upozorní vás, když něco dochází, blíží se expirace nebo je čas objednat.

Jak propojit sklad s fakturací?

Představte si, že vystavíte fakturu a sklad se automaticky upraví. Nemusíte řešit, jestli jste zboží odečetli – systém si to pohlídá sám. Přesně tak funguje moderní skladová evidence. Ve Fakturoidu se pohyby zásob odečítají při vystavení faktury nebo výdejky. Navíc u každého produktu vidíte marži, takže víte, na čem skutečně vyděláváte.

Jak to funguje v praxi:

1. Vystavíte fakturu na 5 kusů produktu.
2. Systém automaticky odečte 5 kusů z vašeho skladu.
3. Když dostanete fakturu od dodavatele za 20 kusů materiálu, systém automaticky přičte 20 kusů na sklad. Navíc si pamatuje, kolik vás každý kus stál.
4. Vždy máte přesný a aktuální stav zásob.

Vše máte na jednom místě – faktury, klienty, přehledný sklad i pohledávky.

Skladové hospodářství není žádná raketová věda ani výsada velkých firem. Stačí jednoduchý systém, který vám dá přehled – o věcech, nákladech i o tom, co se prodává. Každý přehledný sklad začínal první položkou v seznamu. Důležité je udělat první krok.

---

Související články v Almanachu

• Co je marže a jak se počítá
• Skutečné výdaje. Jak vést daňovou evidenci?
• Účetní závěrka a uzávěrka. Jak se liší a co obsahují?
• Cenotvorba. Jak správně nastavit cenu za produkt nebo službu