Kdy a jak uzavřít smlouvu o dílo + VZOR

Legislativa

Jste OSVČ a povedlo se vám získat zakázku na stavbu domu, tvorbu grafického manuálu, webu, kuchyňské linky nebo nafocení letního hudebního festivalu? Je vzácné, když narazíte na zákazníka, se kterým si vzájemně důvěřujete jen na základě ústní dohody. Pro všechny ostatní případy se vám může hodit písemná smlouva o dílo. Však to znáte, co je psáno, to je dáno.

Obsah článku

Co je smlouva o dílo?

Smlouva o dílo je dohoda mezi vámi (zhotovitelem) a vaším zákazníkem (objednatelem), ve které se zavazujete vytvořit konkrétní věc nebo službu (například postavit web, vyrobit nábytek, připravit grafický návrh) za předem dohodnutou cenu. Ve smlouvě si v souladu s § 2586 až § 2635 občanského zákoníku jednoznačně vymezíte, co, kdy, jak a za kolik máte pro zákazníka udělat.

Dobře napsaná smlouva obvykle pomáhá předejít nedorozuměním a sporům. Navíc vám smlouva o dílo pomůže splnit zákonné požadavky a při případné kontrole finančního úřadu doložit, že vaše práce skutečně proběhla.

Jak se liší od kupní a pracovní smlouvy

Oproti pracovní smlouvě vám zákazník neplatí za vaši kapacitu, ale pouze za originální výsledek vaší činnosti – dílo. Kupní smlouvou se zjednodušeně převádí vlastnické právo k hotové konkrétní věci (zboží z velkoobchodu, nové auto, elektroniku nebo materiál) na kupujícího, a ten za ni zaplatí dohodnutou cenu.

Kdy se smlouva o dílo hodí?

Když jste odborník ve svém oboru a můžete o své práci říct, že je to profesionální tvorba konkrétního produktu nebo služby s jasným výstupem. Tady je pár příkladů:

  • stavba nebo rekonstrukce domu
  • výroba nábytku na zakázku
  • vývoj mobilní aplikace
  • implementace e-shopu
  • sestavení účetní závěrky
  • příprava jednorázové marketingové kampaně
  • analýza trhu

Na jaké činnosti se smlouva o dílo nehodí

Většinou se nehodí pro výkon pravidelné a dlouhodobé činnosti. Pokud jste OSVČ, pracujete výhradně pro jednoho zákazníka, máte stanovenou „pracovní dobu“, přijímáte příkazy a pokyny podobně jako zaměstnanec, inspektorát práce by to dost možná vyhodnotil jako nelegální zaměstnávání (tzv. švarcsystém). „Bezpečným“ řešením pro tuhle formu spolupráce bude v řadě případů pouze pracovní poměr.

„Dlouhodobá spolupráce mezi OSVČ a jeho zákazníkem není vyloučená. V takovém případě je však třeba dávat velký pozor na nastavení a způsob spolupráce, a to právě s ohledem na zvýšené riziko švarcsystému,“ říká Mgr. David Šupej, partner ze společnosti Sedláková Legal.

Jestli je vaším denním chlebem správa sociálních sítí, uklízení kanceláří a jiné opakované služby, řešením pro vymezení spolupráce může být rámcová smlouva o poskytování služeb. „Ta bude v základu také vycházet z pravidel, kterými se řídí dílo podle občanského zákoníku. Důvod je ten, že dílem se rozumí též činnost s jiným výsledkem, včetně činností s nehmotným výsledkem,“ dodává David Šupej.

A pak tu jsou činnosti, které ze zákona vyžadují specifický typ smlouvy. Sem spadají např. smlouvy o přepravě, zprostředkovatelské smlouvy, smlouvy o obchodním zastoupení atp.

Co by měla smlouva o dílo obsahovat?

Dobrá smlouva o dílo funguje jako dohoda mezi vámi a vaším zákazníkem nejen o výsledné podobě díla, ale i o podmínkách pro jeho vznik. Čím náročnější a nákladnější pro vás tvorba díla je, tím víc času věnujte přípravě smlouvy, ať se během práce na projektu i po jeho dokončení můžete cítit v klidu.

Identifikace smluvních stran

Za sebe i za zákazníka uveďte takové údaje, které zabrání jakýmkoliv pochybám o tom, kdo je kdo. U OSVČ uvádějte jméno a příjmení, IČO, DIČ (u plátce DPH), adresu sídla podnikání, číslo účtu a kontakt. U právnické osoby (s. r. o., a. s. nebo neziskovky) název společnosti, IČO, DIČ, sídlo, údaj o zápisu v obchodním rejstříku včetně spisové značky, jméno zástupce společnosti a jeho kontaktní údaje.

Tip: Důvěřuj, ale prověřuj. Údaje o svém B2B zákazníkovi si vždy před podpisem smlouvy ověřte přes portál Justice nebo živnostenský rejstřík. S tím vám pomůže i fakturační robot, který údaje o kontaktech získává právě z veřejných rejstříků.

Vymezení pojmů

Abyste měli jistotu, že si s objednatelem díla dobře rozumíte, zahrňte do smlouvy vysvětlení pojmů (především pokud jde o složitá nebo náročná díla). Potvrdíte si tak, že obě strany si pod základními pojmy představují to samé. Můžete uvést také odkaz na zákon, který vybranou problematiku upravuje. V řadě případů se naopak můžete od zákonných pravidel odchýlit, pokud to vám a zákazníkovi vyhovuje lépe.

Předmět díla

Popište, co konkrétně je předmětem díla (např. vývoj webových stránek, výroba nábytku, oprava střechy). Detailní specifikaci můžete uvést v příloze smlouvy např. v podobě projektové dokumentace, technické specifikace nebo vizualizace. Tuhle část nepodceňujte. Vaše představa o červené barvě se může lišit od představy zákazníka. Proto do smlouvy uveďte např. kód vybrané barvy. U nábytku ze dřeva uveďte i druh dřeva a jeho povrchové úpravy. Pokud vyrážíte fotit nějakou akci, ujasněte si, v jaké podobě a v jakém počtu zákazníkovi fotky předáte.

Tip: U díla, které je výsledkem vaší tvůrčí činnosti (grafika, fotky, architektonická díla, počítačové programy), myslete na ochranu svých autorských práv a ve smlouvě si dohodněte, k čemu všemu a jakým způsobem může dílo zákazník použít. Na druhé straně i vy respektujte autorská práva zákazníka k podkladům, které vám během spolupráce poskytne.

Cena a platební podmínky

Tahle část je důležitá hlavně pro vaši osobní pohodu. Může se stát, že v euforii z vysněné zakázky zapomenete na každodenní život, ve kterém potřebujete platit nájem, nakupovat jídlo atd. Dobře si spočítejte, jaké budete mít v průběhu tvorby díla náklady, a při domlouvání platebních podmínek to zohledněte. Zakázka, ať už je jakkoliv prestižní, by vás neměla dostat do finančních problémů.

Je několik variant, jak určit cenu díla: pevná cena, rozpočet, odhad, hodinová sazba. Domluvte se, jestli vám zákazník zaplatí nějakou zálohu, zda budete fakturovat průběžné platby (např. na základě splnění dohodnutých milníků) a jaký bude doplatek po dokončení a předání díla. Nezapomeňte se dohodnout na splatnosti faktur.

Tip: Se zákazníkem se domluvte, za jakých podmínek budete provádět vícepráce. Vyvarujte se toho, abyste vícepráce provedli bez uzavření dodatku ke smlouvě. Mohlo by se stát, že objednatel nebude ochotný náklady na vícepráce uhradit a vy nebudete mít žádný nástroj, jak je vymáhat.

Termíny a harmonogram

Ve smlouvě specifikujte termín zahájení a dokončení díla a okolnosti pro možné posuny termínů. Zákazník může požadovat stanovení sankcí za pozdní dodání díla. Snažte se být při určení termínu realističtí a neslibujte, co nemůžete splnit. Převzetí díla zákazníkem si nechte potvrdit podpisem předávacího protokolu (vzor protokolu může být rovnou přílohou smlouvy).

Místo plnění

Umělecká díla vznikají tam, kde se vyskytují múzy, a to se těžko předem ví. Místo plnění naštěstí ve smlouvě být nemusí. Jeho uvedení ve smlouvě se vyplatí v situacích, kdy je tvorba díla přímo spojená s pozemkem nebo nemovitostí objednatele (typicky stavba, rekonstrukce, instalace). Na druhou stranu, pokud je dílo nehmotné (např. činnost v IT), je lepší ve smlouvě místo plnění neuvádět. Pokud jste OSVČ a objednatel by vám navrhl uvést jako místo plnění jeho vlastní kanceláře, vystavil by sebe i vás riziku nařčení ze švarcsystému.

Způsob předání a převzetí díla

Obecně platí, že dílo je provedené, když je dokončené (předvedli jste, že slouží svému účelu) a předané (zákazník potvrdil jeho převzetí s výhradami, nebo bez výhrad). Ve smlouvě si podle charakteru díla definujte okamžik, kdy se bude dílo považovat za provedené (např. úspěšné ukončení testování a potvrzení převzetí, schválení ze strany objednatele). U stavebních projektů objednatel nemůže odmítnout dílo převzít jen proto, že má drobné vady, které však nebrání jeho užívání.

Objednatel může dílo převzít s výhradami, nebo bez výhrad. Převzetí české soudy považují převážně za povinnost objednatele, ale zákon to vyloženě neuvádí. Při převzetí doporučujeme sepsat předávací protokol, kde budou uvedené všechny vady, které po vás chce objednatel odstranit. Převzetím díla přechází na objednatele např. nebezpečí škody na díle.

Pozor

Při převzetí má objednatel povinnost dílo řádně zkontrolovat a vytknout zhotoviteli zjevné vady. Vady, které nejsou zjevné při převzetí díla, má objednatel povinnost reklamovat bez zbytečného odkladu poté, kdy je zjistil, nebo při náležité pozornosti zjistit měl, nejpozději však do dvou let od předání díla. U staveb je třeba reklamovat skryté vady opět bez zbytečného odkladu po jejich zjištění, nejpozději do 5 let.

Práva a povinnosti stran

Vy, jako zhotovitel, máte povinnost:

  • provést dílo podle zadání
  • v dohodnutém termínu a kvalitě
  • na vlastní odpovědnost, vlastním jménem a s odpovídající péčí.

Pokud pro provedení díla využijete i své kolegy nebo zaměstnance, zavazujete se, že se jedná o kompetentní osoby, které splňují všechny právní předpisy pro výkon dané činnosti.

Objednatel má povinnost:

  • poskytnout součinnost
  • zaplatit dohodnutou cenu
  • zajistit vstupy (na stavbu, přístup do redakčního systému)

Nutnost a rozsah součinnosti dobře zvažte a definujte i kvůli termínům a rozsahu díla. Například při tvorbě webu budete potřebovat součinnost zákazníka, který vám má dodat texty, grafiku apod. Když bude s dodáním otálet, naruší to váš harmonogram prací. Myslete na to.

Odpovědnost za vady a podmínky záruky

Obvykle jste až do předání díla objednateli za všechny škody na dílu, na materiálu nebo vybavení odpovědní vy. Odpovídáte i za vady, které vzniknou během realizace, nebo se vlivem nevhodných postupů projeví na hotovém díle po jeho předání. Vadné dílo může způsobit další škodu v podobě ušlého zisku apod. Je v zájmu obou stran tuhle část smlouvy nepřeskakovat.

Pozor

Když si k dokončení díla najmete subdodavatele, jste to stále vy, kdo odpovídá za případné vady, které způsobí subdodavatel.

Smluvní pokuty a sankce

Každá zakázka má svá rizika, a i na základě navržených sankcí a pokut za neplnění domluvených podmínek se můžete rozhodnout, jestli vám ta zakázka stojí za to. Na pokuty a sankce se dívejte jako na prostředek, který má kompenzovat neplnění domluvených pravidel. I z toho důvodu by měla být jejich výše přiměřená. Do smlouvy nezapomeňte uvést způsob a splatnost pokut.

Možnosti odstoupení od smlouvy a výpověď

Nikomu to nepřejeme, ale může se stát, že jedna ze stran přestane plnit své povinnosti a jediným řešením je ukončení spolupráce a odstoupení od smlouvy. Ve smlouvách se nejčastěji objevují ujednání o určité době prodlení, kdy může protistrana od smlouvy odstoupit. Odstoupení od smlouvy většinou předchází písemné upozornění.

Závěrečná ustanovení

Pokud vy i zákazník podnikáte v ČR, bude se smlouva pravděpodobně řídit českým právem. To, právem které země se smlouva řídí, je tzv. rozhodné právo. Pokud budete mít zákazníka ze zahraničí, ujistěte se, že se smlouva buď řídí českým právem, nebo že dostatečně znáte legislativu jeho země. V takové smlouvě se pak zpravidla sjednává i způsob řešení sporů (české resp. cizí soudy, rozhodčí doložka).

A na závěr přidejte datum a způsob uzavření smlouvy (např. ve dvou vyhotoveních, každá strana obdrží jedno).

Tipy pro případ kontroly

Písemná smlouva o dílo se vám může hodit v případě kontroly z finančáku nebo inspektorátu práce. Finančák se bude zajímat hlavně správnost daňových odvodů (např. uplatňování DPH) a důkazy, že se nejedná o fiktivní nebo nadhodnocené zakázky. Státní úřad inspekce práce se zas soustředí na odhalování nelegální práce (švarcsystém).

Při kontrole se vám budou kromě smlouvy hodit tyto dokumenty:

  • faktury
  • předávací protokoly
  • timesheety
  • fotodokumentace a printscreeny provedeného díla
  • písemná komunikace mezi zhotovitelem a objednatelem

Vzor smlouvy o dílo ke stažení

Abyste nemuseli tvořit smlouvu úplně od nuly, připravili jsme pro vás základní a jednoduchý vzor smlouvy ke stažení. Nezapomeňte si ho upravit podle svých potřeb a povahy díla. Když si nebudete s něčím vědět rady, požádejte o pomoc právníka nebo daňového poradce. 😉

Vzor smlouvy o dílo

Časté dotazy

Přečetli jste si celý článek, ale pořád vám vrtá hlavou, jak vyřešit konkrétní problém, který máte zrovna na stole? Ve spolupráci s advokátem Mgr. Davidem Šupejem jsme připravili odpovědi na časté otázky podnikatelů.

Máte pravidelný pořad v rádiu / televizi, který běží každý týden, ale můžete si ho připravit kdykoliv a kdekoliv a používáte svou vlastní techniku. Je vhodné použít smlouvu o dílo, nebo je nějaká lepší varianta?

Je jedno, jak strany svou smlouvu pojmenují – o spolupráci, o dílo, o dodání pořadu. Výrobu a dodání objednané zvukové / audiovizuální stopy (pořadu) můžeme zahrnout pod dílo a smlouva o dílo může vzniknout, když existuje objednatel (rádio / televize), který si výrobu daného pořadu zadá a nechá si ho zhotovit sám pro sebe. Ve smlouvě je důležité si ujednat, jaká práva k výstupu objednatel má, a co vše s ním může dál dělat.

Druhá možnost je licencování už zhotovených pořadů, kde si typicky televize nekupuje výrobu a zhotovení daného pořadu pro sebe, ale k již hotovému autorskému dílu (např. seriálu) si jen pořídí práva od jejich držitele, aby pořad mohla odvysílat. To samé mohou udělat i ostatní televizní stanice.

Kdy stačí ústní dohoda?

Záleží na povaze díla a na ceně. Když je cena díla nízká, nebo si dílo objedná někdo, s kým běžně spolupracujete, riziko problému bude nízké a vystačíte si s ústní dohodou (či s potvrzením základních podmínek např. v sms nebo e-mailu). Pokud je hodnota díla vyšší nebo svého obchodního partnera příliš neznáte, pak doporučuji podepsat klasickou písemnou smlouvu, ze které bude jasné, co, v jaké kvalitě, do kdy a za jakou cenu máte provést, stejně tak kdy a kolik vám za to objednatel zaplatí.

Kdy a při splnění jakých podmínek stačí dohoda v e-mailu místo smlouvy o dílo, aby to bylo závazné a vymahatelné?

I když s tím některé soudy stále bojují, občanský zákoník jasně počítá s tím, že smlouvu spolu strany mohou uzavřít i za použití elektronických prostředků (e-mailem, přes whatsapp apod.), aniž by byl potřeba (až na určité výjimky) elektronický podpis, pokud je zřejmé, co si strany dohodly, a kdo za kterou stranu jednal.

Je pravda, že v případě sporu může být problém prokázat, která osoba skutečně vystupovala na druhé straně. Uchovávejte si historii komunikace, protože u úplně prvního e-mailu nemusí být prokazatelné, jestli zprávu skutečně psala podepsaná osoba. V průběhu komunikace i z dalších kroků to rozpoznat jde – protistrana se nějak chová, jedná podle toho, co jste si e-mailem dohodli, svou elektronickou adresu používá systematicky atd.

Další články v Almanachu

Nastartujte své podnikání s robotem

Vyřešíme za vás faktury, daně i komunikaci se státem.

Zjistit víc

Prohledat Almanach

Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.