Jak za svou práci dostat zaplaceno
Podnikání je vzrušující jízda. O pořádný adrenalin se občas postarají nezaplacené faktury. Poradíme vám, jak riziko neproplacených faktur minimalizovat, abyste se nedostali do problémů s cash flow.
1. Nové klienty si dobře proklepněte
Před zahájením spolupráce s novým klientem si ověřte jeho důvěryhodnost. Zjistěte si jeho fakturační údaje a podívejte se, co o něm říká web Justice.cz nebo Centrální registr dlužníků. Pokud obchodujete s plátci DPH se sídlem v EU, můžete jejich DIČ ověřit v systému VIES.
Ve Fakturoidu vám s tím pomůže robot, který vás na možné riziko spolupráce s daným kontaktem upozorní.
2. Mějte všechno písemně
Veškeré dohody a změny v objednávkách si nechte potvrdit písemně. Za písemné potvrzení se považuje i e‑mailová zpráva. O písemné potvrzení dohody požádejte také po každé telefonické nebo ústní domluvě o změně původní objednávky.
V žádosti o potvrzení vždy uveďte:
- Předmět a rozsah spolupráce
- Termín plnění
- Dohodnutou částku
Než se pustíte do vyřízení objednávky, zjistěte si kontakt na osobu, která bude vaše faktury vyřizovat. Při předání zakázky si zajistěte doklad o převzetí zakázky – například potvrzení o přijetí (dodací list) od odběratele nebo doklad o odeslání (podací lístek).
Tip: U větších projektů je vhodné uzavřít písemnou smlouvu o dílo, která upraví podmínky spolupráce do detailu.
3. Nedělejte zadarmo
Nebojte se požadovat zálohu nebo částečnou platbu předem – zvlášť u nových klientů nebo větších zakázek. Vystavení zálohové faktury na 50 % z celkové částky je běžnou praxí a ve Fakturoidu je to otázka několika kliknutí. Podívejte se na náš návod Jak vystavit zálohovou fakturu.
Příklad 🤝
Jste grafický designér a domluvíte se s klientem na vytvoření brand manuálu za celkovou cenu 50 000 Kč. Abyste minimalizovali riziko, požádáte klienta o zálohu ve výši 25 000 Kč před zahájením práce. Na tuhle částku vystavíte zálohovou fakturu. Po přijetí platby začnete na brand manuálu pracovat. Až bude brand manuál hotový, vystavíte konečnou fakturu na zbývajících 25 000 Kč. Díky tomu máte pokrytou alespoň část nákladů a motivuje klienta k dokončení spolupráce.
Stanovte jasné podmínky splatnosti faktury a tyto informace sdělte klientovi předem. Pokud klient nezaplatí včas, zkontrolujte, jestli se chyba nestala na vaší straně. Ve Fakturoidu vidíte, jestli si klient fakturu zobrazil. Pokud ne, zkontrolujte si e-mail pro doručení faktur a případně fakturu odešlete znovu.
4. Pošlete upomínku
Máte všechno správně, ale platba stále nikde? Pošlete klientovi upomínku. Upomínka by měla být zdvořilá, ale jasná, a měla by obsahovat všechny potřebné informace k platbě. Ve Fakturoidu si můžete nastavit automatické odesílání upomínek, které vám ušetří čas a zajistí, že žádná nezaplacená faktura nezůstane bez reakce.
Správně nastavené procesy a dobrá komunikace s klienty vám pomůžou předejít nepříjemným situacím s neplatiči. 🤖 Robot vám s tím rád pomůže.
