Chcete mít o pohybech na bankovním účtu nebo v pokladně jasný přehled? Ukážeme vám, kde ve Fakturoidu najdete zůstatek, jak si ručně zadat vklad nebo výběr a jak ho podle potřeby upravit nebo smazat. Bude se vám to hodit hlavně při přechodu na Fakturoid nebo po inventuře pokladny.
Obsah článku
- Kde najdu přehled banky a pokladny?
- Jak přidat vklad nebo výběr?
- Jak upravit nebo smazat pohyb?
- Jak zadat zůstatek?
- Jak se do pokladny promítne platba faktury nebo nákladu?
- Kde se projeví hotovostní pohyb v pokladně bez dokladu?
-
Časté otázky
- Musím zůstatek zadávat pravidelně, nebo stačí jednou?
- Můžu mít víc bankovních účtů nebo pokladen zároveň?
- Co když mi zůstatek ve Fakturoidu neodpovídá skutečnosti?
- Musím zadávat i pohyby, které se spárují automaticky z banky?
- Jak zaznamenám počáteční vklad vlastních peněz do podnikání?
- Můžu si k hotovostní platbě vytisknout pokladní doklad?
- Proč nejde z pokladny zaplatit doklad v cizí měně?
- Jak vyexportuji pokladnu pro účetní?
- Mohlo by vás zajímat
Kde najdu přehled banky a pokladny?
Pohyby na účtech či v pokladnách najdete v kartě Přehled → Banka a pokladna. Uvidíte seznam svých bankovních účtů a pokladen, u každého s tabulkou jednotlivých plateb – robot u nich zobrazuje datum úhrady, částku, VS (variabilní symbol), doklad nebo pohyb, protistranu a případně poznámku.
Nový účet nebo pokladnu přidáte v Nastavení → Banka a párování plateb. Bankovní účet přidáte tlačítkem Přidat bankovní účet, pro pokladnu nejdřív přepněte na záložku Pokladny a klikněte na Přidat pokladnu. Podrobný návod najdete v samostatném článku.
Jak přidat vklad nebo výběr?
Nový vklad nebo výběr přidáte přes tlačítko Nový pohyb, které najdete v pravém horním rohu u vybraného účtu nebo pokladny, hned vedle tlačítka Nový zůstatek.
- V kartě Přehled → Banka a pokladna klikněte u vybraného účtu nebo pokladny na tlačítko Nový pohyb.
- Vyplňte datum zaplacení, tedy den, kdy k pohybu skutečně došlo.
- Zadejte částku – kladné číslo znamená vklad (příjem), záporné výběr (výdaj). Například +5 000 za vklad hotovosti, −2 000 za výběr.
- Nepovinně doplňte variabilní symbol a poznámku s vlastním popisem pohybu (například „Záloha na nákup“). Hodí se pro pozdější dohledání a orientaci v přehledu.
- Klikněte na Uložit pohyb.
Pozor: ruční pohyb slouží jen k evidenci peněz v pokladně nebo na účtu. Nespáruje se s fakturou a nezmění její stav na zaplaceno. K tomu použijte automatické párování plateb z banky, nebo úhradu zaznamenejte přímo na dokladu.
Pohyby a zůstatky u bankovních účtů i pokladen můžete ručně zadávat v tarifech Na každý den a Na maximum.
Jak upravit nebo smazat pohyb?
Pohyb upravíte nebo smažete přímo ve formuláři, ve kterém jste ho zadávali – otevřete ho kliknutím na konkrétní pohyb v přehledu. Úpravy uložíte tlačítkem Upravit, pohyb odstraníte červeným tlačítkem Smazat hned pod ním. Smazání ještě potvrdíte v dialogovém okně.
Kdy se hodí pohyb upravit nebo smazat
Tlačítka Upravit a Smazat využijete hlavně v těchto situacích:
- omylem jste zadali špatnou částku – pohyb otevřete a opravíte ji podle skutečnosti,
- pohyb jste zadali bez variabilního symbolu a teď si ho chcete doplnit pro přehlednější evidenci,
- pohyb jste omylem zadali do jiné pokladny nebo účtu, než jste chtěli – smažete ho tam a zadáte znovu na správném místě.
Věděli jste, že datum pohybu můžete nastavit i do minulosti? Ať pohyb zadáváte, nebo upravujete, u data zaplacení vyberete den, kdy k němu skutečně došlo.
Jak zadat zůstatek?
- V kartě Přehled → Banka a pokladna klikněte na tlačítko Nový zůstatek.
- Zadejte datum ke dni, ke kterému zůstatek platí.
- Vyplňte částku a nepovinně poznámku.
- Klikněte na Uložit zůstatek.
Formulář je jednodušší než u pohybu – vyplňujete jen datum, částku a poznámku. Zůstatek se hodí zadat například při přechodu na Fakturoid, abyste navázali na stav z předchozího systému, nebo po fyzické inventuře pokladny, kdy potřebujete srovnat evidovanou hotovost se skutečností.
Po uložení robot zůstatek aktualizuje a zobrazí u příslušného účtu či pokladny.
Kdy uvidím tlačítko pro zadání zůstatku?
Tlačítko pro zadání zůstatku uvidíte, jen pokud splňujete tři podmínky:
- jste majitel účtu – ostatní uživatelé tlačítko Nový zůstatek nevidí,
- máte zapnuté zobrazení zůstatku v nastavení daného účtu,
- máte tarif Na každý den nebo Na maximum – ruční zadávání zůstatků je dostupné v těchto tarifech.
Je aktualizace zůstatku propojená s bankou?
Ano. V tarifech Na každý den a Na maximum může robot zůstatek udržovat sám – načítá ho z notifikačních e-mailů, které mu chodí přímo z banky, takže ho nemusíte zadávat ručně. Tlačítko Nový zůstatek pak využijete jen do doby, než z banky dorazí první notifikační e-mail. Jak si zobrazení a aktualizaci zůstatku u účtu nastavit, popisujeme v samostatném článku o zůstatku na účtu.
Se zůstatkem souvisí i automatické párování plateb – robot podle částky a variabilního symbolu sám pozná, ke které faktuře platba z banky patří, a označí ji jako uhrazenou. Na tarifu Na každý den páruje platby na jednom účtu, na tarifu Na maximum na více účtech zároveň.
Jak se do pokladny promítne platba faktury nebo nákladu?
Když fakturu nebo náklad zaplatíte hotově a platbu zapíšete přímo na příslušném dokladu, Fakturoid doklad označí jako zaplacený a ve zvolené pokladně k němu rovnou vytvoří pohyb. Platbu tak uvidíte na dokladu i v přehledu pokladny a nemusíte ji zadávat dvakrát.
- V detailu faktury nebo nákladu klikněte vpravo nahoře na Zaznamenat platbu. Stejné tlačítko je i v přehledu dokladů pod třemi tečkami.
- Ve formuláři vyplňte datum a částku a v poli účtu vyberte pokladnu, do které platba přišla (u nákladu ze které odešla). V nabídce jsou všechny vaše banky i pokladny a u dokladů s platební metodou Hotově se pokladna rovnou přednastaví. Pokud v nabídce žádnou pokladnu nevidíte, nemáte zatím žádnou založenou – vytvoříte ji v Nastavení → Banka a párování plateb.
- Formulář uložte. Fakturoid doklad přepne do stavu zaplaceno a ve spodní části dokladu přibude do seznamu plateb řádek s datem, částkou a názvem pokladny. Ve zvolené pokladně zároveň vznikne pohyb – u faktury jako příjem, u nákladu jako výdaj.
Na rozdíl od pohybu zadaného ručně přes Nový pohyb je tato platba navázaná na doklad, takže se přes fakturu nebo náklad objeví i ve Statistikách.
Pokud máte tarif Na každý den nebo Na maximum a u pokladny zapnuté zobrazení zůstatku, promítne se platba i do jejího zůstatku.
Kde se projeví hotovostní pohyb v pokladně bez dokladu?
Ručně zadaný pohyb (vklad nebo výběr přes Nový pohyb, bez vazby na fakturu nebo náklad) se projeví jen na dvou místech:
- v seznamu pohybů v kartě Přehled → Banka a pokladna u dané pokladny,
- v zůstatku té pokladny, pokud máte u ní zapnuté zobrazení zůstatku.
Ručně zadaný pohyb slouží čistě k evidenci peněz v pokladně nebo na účtu – nemusíte mít obavy, že by se hotovost, kterou si takto vedete, někam nechtěně promítla. Zadat ho můžete v tarifech Na každý den a Na maximum.
Do přiznání k DPH ani k dani z příjmů, do Statistik ani do Cash flow se ručně zadaný pohyb nepromítne. Tyto přehledy Fakturoid sestavuje z faktur a nákladů. Pokud potřebujete, aby se hotovostní příjem nebo výdaj projevil i daňově a ve Statistikách, musí být navázaný na doklad. Vystavte fakturu nebo zadejte náklad a platbu zaznamenejte na něm.
Časté otázky
Musím zůstatek zadávat pravidelně, nebo stačí jednou?
Stačí ho zadat jednou, a to nejčastěji ve chvíli, kdy přecházíte na Fakturoid a chcete navázat na stav z předchozího systému. Od té chvíle si robot poradí sám – zůstatek dál sám aktualizuje podle všech zadaných pohybů a přijatých plateb, takže ho nemusíte hlídat ani ručně dopočítávat. Ruční doplnění se hodí jen výjimečně, třeba když uděláte fyzickou inventuru pokladny a zjistíte, že se evidovaná hotovost od skutečnosti trochu liší.
Můžu mít víc bankovních účtů nebo pokladen zároveň?
Ano, ve Fakturoidu můžete mít libovolný počet bankovních účtů i pokladen, každý s vlastním přehledem pohybů a zůstatkem. Automatické párování a zobrazení zůstatku u víc než jednoho bankovního účtu je pak dostupné v tarifu Na maximum.
Co když mi zůstatek ve Fakturoidu neodpovídá skutečnosti?
Zkontrolujte, jestli máte zadané všechny pohyby a platby ke správnému datu. Pokud rozdíl přetrvává, zadejte aktuální zůstatek ručně tlačítkem Nový zůstatek – robot ho pak použije jako výchozí bod pro další výpočty. Pokud máte o správnosti stále pochybnosti, napište nám na podpora@fakturoid.cz.
Musím zadávat i pohyby, které se spárují automaticky z banky?
Ne, pokud máte u účtu zapnuté automatické párování, robot si příslušné platby spáruje sám podle notifikačních e-mailů z banky a vy je ručně zadávat nemusíte. Tlačítko Nový pohyb použijete jen tam, kde automatické párování nemáte nastavené, nebo pro platby, které se s doklady nespárují automaticky (třeba hotovostní pohyby v pokladně).
Jak zaznamenám počáteční vklad vlastních peněz do podnikání?
Vklad vlastního kapitálu nezadávejte jako příjem – zkreslilo by to vaše daňové přiznání i přehled tržeb a vznikl by vám tím zdanitelný příjem. Počáteční vklad do podnikání ve Fakturoidu zaevidujete jako ruční pohyb: v kartě Přehled → Banka a pokladna klikněte u daného účtu na Nový pohyb a zadejte kladnou částku. Zaznamenáte tím, že jste do podnikání vložili vlastní prostředky, a záznam se nezapočítává do příjmů ani do Statistik – slouží jen k vaší evidenci.
Můžu si k hotovostní platbě vytisknout pokladní doklad?
Ano. K platbě zaznamenané na faktuře nebo nákladu si můžete rovnou vystavit i pokladní doklad. U faktury je to Příjmový pokladní doklad, u nákladu Výdajový pokladní doklad. Najdete ho dole na stránce konkrétního dokladu v sekci Tiskové výstupy.
Proč nejde z pokladny zaplatit doklad v cizí měně?
Pokladnu v korunách použijete jen k úhradě korunových dokladů – doklad v jiné měně z ní nezaplatíte kvůli správnosti výpočtů na pokladně. Pokud u nákladu nebo faktury v eurech nevidíte platební metodu navázanou na korunovou pokladnu, je to očekávané chování.
Řešením je založit si samostatnou pokladnu v dané měně, třeba pokladnu v EUR pro doklady v eurech. Novou pokladnu přidáte v Nastavení → Banka a párování plateb na záložce Pokladny tlačítkem Přidat pokladnu.
Jak vyexportuji pokladnu pro účetní?
Fakturoid zatím export pokladny nenabízí. Můžete ale účetní poskytnout omezený přístup do svého účtu s oprávněním Účetní – v kartě Přehled → Banka a pokladna si pak nahlédne do pohybů i zůstatku a stáhne si potřebné doklady.
