Smazali jste omylem fakturu, nabídku nebo náklad a máte pocit, že je navždy pryč? Nebojte, robot smazané doklady rovnou neodstraňuje. Nabídne vám možnost obnovení hned po smazání a v placených tarifech je dokonce až 120 dní schová do koše, odkud je snadno vrátíte zpátky. Přečtěte si, jak na obnovení dokladu.
Obsah článku
Jak smazat doklad?
V detailu dokladu klikněte vpravo nahoře na tři tečky (tlačítko Více) a v nabídce, která se otevře, vyberte červeně označenou možnost Smazat.
V tarifech Na každý den a Na maximum navíc smažete víc dokladů najednou přes hromadné akce u faktur, nebo přes hromadné akce nákladů – skončí ve stejném koši jako doklady smazané jednotlivě. V ostatních tarifech mažete doklady jeden po druhém.
Tip: Před smazáním si doklady můžete pro jistotu exportovat jako zálohu.
Videonávod
Nechce se vám číst? Mrkněte na video.
Jak obnovit smazaný doklad z koše?
Spletli jste se a chcete obnovit smazanou fakturu, nabídku nebo náklad? Hned po smazání dokladu se objeví žluté upozornění, například Náklad smazán. Spletli jste se? Stačí na něj kliknout a doklad hned obnovíte.
V placených tarifech máte navíc k dispozici koš, kde obnovíte i déle smazané doklady. Najdete ho vždy úplně dole na stránce:
- Faktury v sekci Faktury → Koš
- Náklady v sekci Náklady → Koš
- Nabídky v sekci Obchody → Nabídky → Koš
Po kliknutí na Koš se zobrazí seznam posledních smazaných dokladů:
Klikněte na doklad, který si přejete obnovit – otevře se formulář, kde kliknutím na tlačítko Obnovit vrátíte doklad zpět „do života“, tedy tam, kde byl původně (například zpátky do sekce Faktury nebo Náklady).
Pozor: Doklady v koši uchováváme 120 dní od smazání, poté je robot nenávratně smaže.
Tip: Koš mají k dispozici jen placené tarify. Na tarifu Zdarma proto využijte okamžité upozornění hned po smazání – a pokud ho propásnete, doklad můžete samozřejmě vystavit znovu.
Jak obnovit doklad, jehož číslo mezitím dostal jiný doklad?
Doklad dostane číslo podle číselné řady hned při vystavení. Smazáním dokladu se jeho číslo uvolní k opětovnému použití, takže pokud necháte starší doklad v koši ležet déle a mezitím vystavíte další doklady, může se stát, že jeho číslo obsadí jiný doklad. Obnovení pak nejde dokončit, protože dvě faktury se stejným číslem existovat nemohou. Na příkladu faktury to vypadá takto:
- Smažete fakturu, například s číslem 20260801.
- Její číslo se hned uvolní, protože zmizela ze seznamu vystavených faktur.
- Vystavíte další fakturu a robot jí přidělí právě uvolněné číslo 20260801.
- Po čase se rozhodnete smazanou fakturu obnovit z koše.
- Robot ale obnovení nedokončí a zobrazí hlášku Faktura s tímto číslem už existuje – dvě faktury se stejným číslem totiž existovat nemohou.
Jak vyřešit obnovení dokladu s duplicitním číslem?
Číslo obnovované faktury změnit nejde – zůstává takové, jaké bylo v okamžiku smazání. Řešením je přečíslovat tu novější fakturu, která má teď duplicitní číslo:
- Otevřete novější fakturu s duplicitním číslem.
- Pořadové číslo na konkrétní faktuře můžete ručně přepsat ve formuláři při editaci faktury – nastavte jí jiné, volné číslo a uložte změnu. O vhodnosti takového postupu se informujte u svého účetního nebo daňového poradce.
- Pokud jste fakturu už poslali zákazníkovi, dejte mu o změně čísla vědět, ať si ji zaúčtuje pod tím správným.
- Vraťte se do koše a starší fakturu obnovte znovu – tentokrát už projde bez problémů.
Tip: Situacím s duplikací čísla dokladu nejlépe předejdete tím, že staré doklady z koše obnovíte co nejdřív, ideálně ještě než vystavíte další fakturu ve stejné číselné řadě.
Časté otázky
Funguje koš i v mobilní aplikaci?
Ano, i v mobilní aplikaci najdete koš se smazanými doklady – stejně jako na webu ho najdete úplně dole na stránce.
Kdo může doklady smazat a obnovit?
Pro smazání ani obnovení dokladu nepotřebujete zvláštní oprávnění – řídí se běžnou úrovní práv, kterou máte jako uživatel. S právy Majitel účtu nebo Zápis a čtení doklady smažete i obnovíte bez omezení. Máte-li jen práva Čtení, měnit nemůžete vůbec nic – nejde vám tedy ani smazání, ani obnovení.
Jde obnovit smazaného odběratele?
Smazaný kontakt odběratele obnovit nejde – koš popsaný v tomto článku se týká jen faktur, nabídek a nákladů, ne kontaktů.
Jde obnovit smazanou pravidelnou fakturu?
Nastavení pravidelné faktury po smazání obnovit nejde, stačí ji založit znovu. Koš se týká jen jednotlivě vystavených dokladů, ne pravidelných faktur.
Jde obnovit fakturu vzniklou ze zálohovky?
Faktury a daňové doklady k platbě vzniklé ze zálohovky obnovit nejde. Po smazání těchto dokladů se zálohovka stane opět neuhrazenou a přes tlačítko Zaznamenat platbu k ní pak vytvoříte doklad nový.
