Vyplňujete na každé faktuře neustále to samé? Nastavte si výchozí hodnoty jako splatnost, měnu, jazyk, sazbu DPH nebo platební metodu jen jednou a robot je za vás automaticky předvyplní do každé nové faktury. Pokud na konkrétní faktuře potřebujete něco změnit, jednoduše to přepíšete přímo při jejím vystavení. Na stejném místě si navíc upravíte texty na faktuře (větu před položkami a patičku) a nastavení pro nabídky a náklady.
Obsah článku
Jak nastavit výchozí hodnoty na fakturách?
Videonávod
Nechce se vám číst? Podívejte se na video – ukáže vám, jak výchozí hodnoty nastavit krok za krokem.
Výchozí hodnoty nastavíte takto:
- Přejděte do Nastavení → Výchozí hodnoty.
- Upravte hodnoty, které chcete mít předvyplněné na nových fakturách.
- Klikněte na Uložit.
Nastavit můžete:
- Splatnost — vyberte z předvoleb (Dnes, Týden, 10 dní, 14 dní, Měsíc) nebo zadejte vlastní počet dní přes Jiná. Robot vybranou splatnost doplní na každou novou fakturu.
- Výchozí typ faktur — zvolte, zda chcete vystavovat faktury nebo proformy. Toto nastavení můžete při vystavení každého dokladu kdykoliv změnit.
- Sazba DPH — pole uvidíte jen jako plátce DPH. Robot vámi zvolenou výchozí sazbu předvyplní u položek každé nové faktury.
- Měrná jednotka — zadejte výchozí jednotku, například ks, hod, kg, t nebo m — robot ji předvyplní u položek každé nové faktury. Pokud pole necháte prázdné, robot ji na faktuře nevyplní.
- Platební metoda — určete výchozí způsob platby na fakturách: Banka, Kartou, Hotově, Dobírka nebo Jiná (například Bitcoin).
- Skrytí bankovních údajů pro platbu — u vybraných platebních metod (Kartou, Hotově, Dobírka, PayPal, Jiná) si můžete bankovní údaje skrýt. Robot je jinak na každou fakturu doplňuje automaticky, případně i s QR platbou.
- Automatické zaokrouhlování — zapněte, pokud chcete, aby robot automaticky zaokrouhloval celkovou částku na faktuře.
- Režim výpočtu DPH — pole uvidíte jen jako plátce DPH. Zvolte, zda robot počítá DPH ze základu nebo z koncové částky:
- Ze základu: zadáte cenu bez DPH a robot spočítá DPH v dané sazbě.
- Z koncové částky: zadáte cenu včetně DPH a robot spočítá DPH shora podle § 37 odst. 1 zákona o DPH.
- Měna — nastavte výchozí měnu faktur; ve statistikách robot vždy počítá v hlavní měně účtu.
- Jazyk faktury — vyberte výchozí jazyk pro vystavované faktury. Hodí se, pokud fakturujete do zahraničí a chcete mít faktury automaticky v angličtině nebo jiném cizím jazyce.
- Fixní kurz — robot u faktur v cizí měně automaticky doplňuje denní kurz ČNB. Když zapnete fixní kurz, místo toho použije vlastní hodnotu, kterou si nastavíte. Hodí se, když chcete fakturovat celý rok stejným kurzem.
- Faktury vystavené odběratelem — pokud odběratel s vaším souhlasem vytváří daňový doklad za vás (tzv. self billing), má taková faktura obvykle jinou číselnou řadu. Po zapnutí této funkce můžete při vystavení faktury zadat číslo z originálního dokladu odběratele.
Jaké hodnoty vám Fakturoid nastaví automaticky?
Když si založíte účet, nemusíte hned na začátku nic nastavovat — Fakturoid vám automaticky přednastaví základní výchozí hodnoty, se kterými můžete rovnou začít fakturovat. Kdykoliv v budoucnu si je samozřejmě můžete upravit podle svých potřeb, ať už jednorázově u konkrétní faktury, nebo trvale v nastavení účtu.
Po vytvoření účtu tak najdete přednastaveno:
- Splatnost: 14 dní
- Výchozí typ faktur: Faktura
- Platební metoda: Banka
- Jazyk faktury: Čeština
- Měna: CZK
Plátci DPH mají přednastaveny ještě dvě hodnoty týkající se výpočtu daně:
- Sazba DPH: 21 %
- Režim výpočtu DPH: Ze základu
Jak nastavit texty na fakturách?
V sekci Texty na faktuře si předvyplníte další informace, které potřebujete na fakturu přidat — robot je zobrazí na každé nové faktuře:
- Věta před položkami faktury — krátký úvodní text, který se zobrazí nad seznamem položek, například Fakturujeme Vám následující položky.
Tip: U faktur s přenesenou DPH robot automaticky předvyplní do Věty před položkami text „Faktura je v režimu přenesené daňové povinnosti. Daň odvede zákazník." v jazyce daného dokladu.
- Patička faktury — text ve spodní části faktury. Sem patří povinná věta o zápisu do rejstříku, zbytek místa využijete podle sebe, třeba na bankovní údaje, kontaktní údaje nebo odkaz na web.
Podpora → Almanach
Více informací o náležitostech faktur se dočtete v našem Almanachu.
- Reklama na Fakturoid v patičce — na placeném účtu si ji můžete přepínátkem vypnout, v tarifu Zdarma zůstává vždy. Robot ji přidá na každou fakturu jako text Fakturu vyrobil robot na https://www.fakturoid.cz.
Jak nastavit výchozí typ nabídky v angličtině?
U nabídek si vyberete jejich výchozí druh. Robot má přednastavený Estimate, přepnout můžete na Quote. Oba výrazy označují cenovou nabídku, liší se ale mírou závaznosti:
- Estimate — nezávazný odhad ceny. Hodí se, když konečná částka závisí na rozsahu práce nebo dalších proměnných. Zákazník počítá s tím, že výsledná cena se může lišit.
- Quote — závazná cenová nabídka s pevnou cenou. Zákazník ví, že pokud nabídku přijme, zaplatí přesně tolik, kolik je uvedeno.
Jak u nákladů nastavit připomenutí splatnosti?
U nákladů si zvolíte, jestli chcete připomínat splatnost přijatých faktur. Když přepínátko zapnete, robot vám náklad připomene tři dny před splatností. Upozornění najdete po kliknutí na ikonku Zvonečku vpravo nahoře v aplikaci — spolu s dalšími upozorněními jako jsou faktury po splatnosti, vyčerpané zásoby na skladě nebo další kroky obchodních případů.
Jak změnit hodnoty na konkrétní faktuře?
Na konkrétní faktuře můžete výchozí hodnoty kdykoli přepsat — upravit lze typ dokladu (faktura nebo proforma), platební metodu, splatnost, měnu, sazbu DPH, měrnou jednotku, zaokrouhlování, režim výpočtu DPH i kurz. Kliknutím na Další možnosti dostanete přístup k jazyku faktury a textům na faktuře (větě před položkami nebo patičce).
Tip: Pokud na konkrétní faktuře přepíšete výchozí hodnotu, robot ji označí žlutou tečkou. Snadno tak poznáte, kde jste výchozí nastavení změnili.
Časté otázky
Ovlivní změna výchozích hodnot i faktury, které jste už vystavili?
Ne. Změna platí jen pro nové faktury vytvořené po uložení. Stávající faktury zůstanou beze změny.
Mohu mít různé výchozí hodnoty pro různé zákazníky?
Výchozí hodnoty se nastavují na úrovni celého účtu. Pokud potřebujete pro konkrétního zákazníka použít odlišné hodnoty, můžete využít individuální nastavení kontaktu. Případné odlišnosti pak upravíte i přímo na konkrétní faktuře kliknutím na Další možnosti, nebo si nastavte šablonu faktury pro opakující se typy dokladů.
Jak nastavit logo a vzhled faktury?
Logo a vizuální podobu faktury nastavíte v Nastavení → Vzhled faktury, nikoli ve výchozích hodnotách.
