Krabice na náklady
Praktický způsob uchování nákladových souborů na jednom místě. Účtenky a faktury jednoduše uložíte do Krabice do doby, než z nich vytvoříte náklad. Doklady snadno nahrajete z počítače, telefonu nebo pošlete e-mailem.
Obsah článku
Jak soubory do Krabice nahrajete?
Doklady můžete do Krabice přidat několika způsoby - ručně přímo ve fakturoidím účtu, e-mailem, automatickým přeposláním nebo skrze API.
Ručně přímo v aplikaci
Tlačítkem Nahrát soubor přejdete na obrazovku nahrávání - doklady můžete vybrat z počítače nebo rovnou přetáhnout myší ze složky (drag&drop).
E-mailem
Doklady můžete kdykoliv zasílat přímo do vaší krabice e-mailem. Robot vám za tímto účelem vytvořil unikátní adresu - najdete ji na hlavní obrazovce Krabice.
Automatickým přeposláním
Pro další zjednodušení doporučujeme nastavit si automatické přesměrování e-mailů s přijatými doklady, náklady tak nebude potřeba nahrávat ani přeposílat ručně, ale rovnou se vám objeví v Krabici. U některých e-mailových klientů (třeba Gmail) je potřeba povolit přeposílání na naší straně - pokud na to narazíte, ozvěte se nám na podpora@fakturoid.cz.
Prostřednictvím API
Doklady lze do krabice nahrávat i přes API rozhraní.
Jak přidat fakturu z Krabice k nákladu
Jakmile je soubor uložen v krabici, můžete ho buď přidat k existujícímu nákladu kliknutím na tři tečky nebo vytvořit nový náklad pomocí tlačítka Vytvořit náklad.
Pokud vytváříte nový náklad, soubor se automaticky přidá jako příloha. Zkontrolovat si to můžete ve formuláři u Přílohy → Zobrazit náhled (otevře se v novém okně).
Pro přidání ke stávajícímu nákladu klikněte na tři tečky a Přidat k nákladu - dostanete se tak na obrazovku s vyhledávačem existujících nákladů a až najdete potřebný náklad, klikněte na Přidat a máte hotovo.
Videonávod
Nechce se vám číst? Celý postup najdete v tomto krátkém videu
Automatické vytěžení dat bez ručního přepisování
Rychle vytvářet náklady zvládnete díky automatickému vytěžování údajů z dokladů ve formátu ISDOC a PDF dokladů s datovou vrstvou ISDOC.PDF - vytěžená data se okamžitě propíší do formuláře nákladu. Ušetřit čas lze však i u dokladů bez strojově čitelné vrstvy - díky napojení na umělou inteligenci od Digitoo dokáže robot soubory sám přečíst a předvyplnit data do formuláře nákladu. Tarify pro evidenci dokladů nabízí pět vytěžení v ceně a další vytěžení je možné dokoupit - podrobnosti najdete v samostatném článku.
Jak nastavit uživatelská oprávnění pro práci s Krabicí
Sami se rozhodnete, komu přístup k dokladům povolíte a kdo bude ohledně aktivity v Krabici dostávat upozornění e-mailem. Robot vám oznámí nejen přehled nahraných dokladů v uplynulém dni, ale také vám pošle upozornění, když se nepodaří soubor nahrát nebo se přiblížíte se limitu souborů v Krabici. Na obrazovce Nastavení →Krabice si zvolíte, komu budou upozornění zasílána.
Pro pomoc se zpracováním nákladů by se vám mohlo hodit pozvat uživatele, kterému dovolíte vidět jen Náklady a nic jiného. Přesně to můžete zařídit díky jemnějším oprávněním.
Jak sdílet doklady s účetní
Pokud potřebujete předávat náklady účetní, jednoduše to zařídíte bezplatným zřízením dalšího přístupu a pozváním účetní do vašeho účtu. Účetní si může kdykoliv doklady stáhnout a mít tak okamžitý přehled o dění ve vašem účtu.
Jak k souborům v Krabici přidat poznámku
Ke každému souboru v krabici můžete vložit vlastní poznámku (třeba detaily pro pozdější zpracování). Poznámku si následně zobrazíte najetím kurzoru na ikonu "i" vedle názvu.
Kolik souborů mohu do Krabice nahrát
V tarifu Na každý den můžete mít v Krabici maximálně 30 souborů najednou, v tarifu Na maximum je limit 250. Jakmile soubor zpracujete (vytvoříte z něj náklad), z Krabice zmizí a uvolní místo pro další. Počet souborů v krabici nijak neovlivňuje množství nákladů, které můžete zadat (nákladů můžete vytvořit neomezeně). O počtu zbývajících souborů máte kdykoliv přehled přímo v Krabici
Časté otázky
Jak do Krabice vložím papírové účtenky?
Nejjednodušší je účtenku ihned po nákupu vyfotit mobilem, nahrát do aplikace nebo odeslat na "krabicový e-mail".
Platím za každé vytěžení?
Data z dokladů bez vrstvy ISDOC (například účtenky) můžete vytěžit s pomocí umělé inteligence - tento typ vytěžování je placený (5 vytěžení je však již zahrnuto v ceně tarifu, každých dalších 100 vytěžení je zpoplatněno). Čtení dokladů se strojově čitelnou vrstvou ISDOC je již automaticky součástí vašeho tarifu a je bezplatné.
Jak poznám, jestli nahraný soubor obsahuje vrstvu ISDOC?
Soubor je po nahrání zkontrolován a pokud obsahuje strojově čitelnou vrstvu, objeví se vedle dokladu zelené "zaškrtávátko" a poznámka "ISDOC". Z takového dokladu se údaje automaticky doplní do nákladu, aniž by je bylo potřeba ručně vyplňovat nebo vytěžovat pomocí umělé inteligence.
Mohou mi do krabice zasílat faktury dodavatelé?
Ano. Na e-mailovou adresu krabice může zasílat doklady kdokoliv, komu adresu poskytnete.
Tip: E-mailovou adresu krabice můžete použít jako "sběrnou" adresu pro nákladové doklady ať už od dodavatelů, spolupracovníků nebo zaměstnanců.
Mohlo by vás zajímat
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
