Krabice na náklady
Slouží pro uchování nákladových dokladů před jejich zanesením do Fakturoidu. Můžete si sem soubory nahrát, nebo si je poslat emailem na adresu, kterou najdete v Náklady → Krabice.
Jak soubory nahrát do Krabice
Doklady můžete do Krabice přidat několika způsoby - ručně přímo ve fakturoidím účtu, emailem, nebo přes API.
Manuálně
Tlačítkem Nahrát soubor přejdete na obrazovku nahrávání - můžete doklady vybrat z počítače, nebo přetáhnout (drag&drop).
E-mailem
Soubory můžete také odeslat e-mailem na specifickou adresu. Najdete ji na hlavní obrazovce Krabice.
Automatické přeposílání
Pro další zjednodušení doporučujeme nastavit si automatické přesměrování emailů s přijatými doklady - náklady tak nebude potřeba nahrávat ani přeposílat ručně, ale rovnou se vám objeví v Krabici.
U některých emailových klientů (třeba Gmail) je potřeba zadat autorizační kód pro povolení takového přesměrování - pokud na to narazíte, ozvěte se nám na podpora@fakturoid.cz.
API
Doklady lze do krabice nahrávat i přes API.
Přidání k nákladu
Nahraný soubor můžete přidat k existujícímu nákladu, nebo rovnou vytvořit nový - tlačítky Vytvořit náklad nebo Přidat k nákladu.
Dostanete se tak do formuláře nového nákladu, respektive na obrazovku s vyhledávačem existujících nákladů.
Pokud vytváříte nový náklad, soubor se automaticky přidá jako příloha. Pro zobrazení stačí kliknout na Zobrazit náhled - otevře se v novém okně.
Vytěžení dat
ISDOC formát a PDF doklady s datovou vrstvou ISDOC.PDF se automaticky vytěží - údaje z faktury se propíší do formuláře nákladu.
Díky napojení na umělou inteligenci Digitoo dokáže náš robot soubory i sám přečíst a předvyplnit data do formuláře nákladu. Funkci je potřeba aktivovat a vytěžení se platí samostatně - podrobnosti v najdete v samostatném článku.
Uživatelská oprávnění
Na obrazovce Nastavení → Krabice na náklady si můžete nastavit, kdo bude dostávat upozornění emailem kolem toho, co se ve vaší Krabici děje. Příklady upozornění: Nepodaří se nahrát soubor přes email, blížíte se limitu počtu souborů v Krabici, přehled toho, jaké doklady byly nahrány uplynulý den apod.
Pro zpracování nákladů by se vám mohlo hodit pozvat uživatele, kterému dovolíte vidět jen Náklady a nic jiného. Přesně to můžete díky jemnějším oprávněním.
Předání dokladů účetním
Pokud nechcete zpracovávat náklady sami, stačí pozvat účetní, nahrávat doklady do Krabice a účetní si je kdykoli může stáhnout.
Vkládání poznámek
Ke každému souboru v krabici můžete vložit poznámku. Zobrazí se poté najetím kurzoru na ikonu "i" vedle názvu.
Počet souborů v Krabici
V tarifu Na každý den můžete mít v Krabici maximálně 30 souborů najednou, v tarifu Na maximum je limit 250. Jakmile soubor zpracujete — tj. vytvoříte náklad — zmizí z Krabice. Samozřejmě tím není nijak omezen počet nákladů, které můžete za měsíc zadat.
Na hlavním přehledu, níže v sekci K vyřešení, najdete drobné upozornění na počet souborů.
Mohlo by vás zajímat
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
