Praktický způsob uchování nákladových souborů na jednom místě. Účtenky a faktury jednoduše uložíte do Krabice do doby, než z nich vytvoříte náklad. Doklady snadno nahrajete z počítače, telefonu nebo pošlete e-mailem.
Obsah článku
- V jakých tarifech je Krabice na náklady dostupná?
- Jak soubory do Krabice nahrajete?
- Jak přidat fakturu z Krabice k nákladu
- Automatické vytěžení dat bez ručního přepisování
- Jak nastavit uživatelská oprávnění pro práci s Krabicí
- Jak sdílet doklady s účetní
- Jak k souborům v Krabici přidat poznámku
- Kolik souborů mohu do Krabice nahrát
- Časté otázky
- Mohlo by vás zajímat
V jakých tarifech je Krabice na náklady dostupná?
Krabice na náklady je dostupná v placených tarifech Na každý den a Na maximum (tarify Zdarma a Na lehko funkci Krabice neobsahují).
Jak soubory do Krabice nahrajete?
Doklady můžete do Krabice přidat několika způsoby - ručně přímo ve fakturoidím účtu, e-mailem, automatickým přeposláním, skrze API nebo s pomocí AI integrací.
Nahrát můžete soubory ve formátech: ZIP, RAR, PDF, JPG, JPEG, HEIC, PNG, GIF, TIFF, SVG, XLS, XLSX, ODS, Numbers, DOC, DOCX, ODT, Pages, RTF, TXT, CSV a ISDOC.
Ručně přímo v aplikaci
Na kartě Náklady → Krabice klikněte na tlačítko Nahrát soubor. Tím přejdete na obrazovku nahrávání - doklady můžete vybrat z počítače nebo rovnou přetáhnout myší ze složky (drag&drop).
E-mailem
Doklady můžete kdykoliv zasílat přímo do vaší krabice e-mailem. Robot vám za tímto účelem vytvořil unikátní adresu - najdete ji na hlavní obrazovce Krabice.
Automatickým přeposláním
Pro další zjednodušení doporučujeme nastavit si automatické přesměrování e-mailů s přijatými doklady, náklady tak nebude potřeba nahrávat ani přeposílat ručně, ale rovnou se vám objeví v Krabici. U některých e-mailových klientů (třeba Gmail) je potřeba povolit přeposílání na naší straně - pokud na to narazíte, ozvěte se nám na podpora@fakturoid.cz.
Prostřednictvím API
Doklady lze do Krabice nahrávat i přes API rozhraní.
Jak přidat fakturu z Krabice k nákladu
Jakmile je soubor uložen v krabici, můžete ho buď přidat k existujícímu nákladu kliknutím na tři tečky nebo vytvořit nový náklad pomocí tlačítka Vytvořit náklad.
Tip: Zkoušíme nový formulář Nákladu s náhledem dokladu. Samotný formulář zůstává stejný, jen vám pomůže rychleji a pohodlněji přepsat údaje z přijaté faktury nebo účtenky. Pokud narazíte na něco, co by mohlo fungovat lépe, napište nám na podpora@fakturoid.cz a pomozte nám ho doladit.
Pokud vytváříte nový náklad, soubor se automaticky přidá jako příloha. Zkontrolovat si to můžete ve formuláři u Přílohy → Zobrazit náhled (otevře se v novém okně).
Pro přidání ke stávajícímu nákladu klikněte na tři tečky a Přidat k nákladu - dostanete se tak na obrazovku s vyhledávačem existujících nákladů a až najdete potřebný náklad, klikněte na Přidat a máte hotovo.
Videonávod
Nechce se vám číst? Celý postup najdete v tomto krátkém videu.
Automatické vytěžení dat bez ručního přepisování
Z nahraných souborů robot dokáže automaticky vytěžit data a předvyplnit formulář nového nákladu.
Robot vám pomůže se soubory ve formátech:
ISDOC a PDF - díky automatickému vytěžování údajů z dokladů s datovou vrstvou ISDOC zvládnete náklady vytvářet ještě rychleji. Robot si tyto typy souborů sám přečte a data okamžitě doplní do formuláře nového nákladu.
PDF, JPG a PNG - soubory bez strojově čitelné vrstvy (např. sken nebo fotka dokladu) dokáže robot přečíst s pomocí umělé inteligence. Podrobnosti k vytěžování pomocí umělé inteligence najdete v samostatném článku.
Jak data vytěžím?
Jestli má soubor ISDOC vrstvu, nebo jestli můžete použít funkci vytěžení, vám robot ukáže rovnou v Krabici v seznamu nahraných dokladů.
Vytěžení ISDOC (a ISDOC.PDF) proběhne zcela automaticky, takže pak můžete jen kliknout na tlačítko Vytvořit náklad.
Pokud chcete k vytěžení dat použít umělou inteligenci, musíte ji nejdřív aktivovat:
Klikněte na tlačítko Vytěžit - tím AI začne číst soubor.
Až se zobrazí Vytěženo, můžete pokračovat pomocí tlačítka Vytvořit náklad.
Tarify Na každý den a Na maximum nabízí obě zmíněné funkce. Vytěžení ISDOC (a ISDOC.PDF) je vždy zdarma. Umělou inteligenci si můžete nejdřív vyzkoušet - pět vytěžení pomocí AI máte v ceně, další vytěžení si poté můžete dokoupit.
Jak nastavit uživatelská oprávnění pro práci s Krabicí
Sami se rozhodnete, komu přístup k dokladům povolíte a kdo bude ohledně aktivity v Krabici dostávat upozornění e-mailem. Robot vám oznámí nejen přehled nahraných dokladů v uplynulém dni, ale také vám pošle upozornění, když se nepodaří soubor nahrát nebo se přiblížíte se limitu souborů v Krabici. Na obrazovce Nastavení → Krabice si zvolíte, komu budou upozornění zasílána.
Pro pomoc se zpracováním nákladů by se vám mohlo hodit pozvat uživatele, kterému dovolíte vidět jen Náklady a nic jiného. Přesně to můžete zařídit díky jemnějším oprávněním.
Jak sdílet doklady s účetní
Pokud potřebujete předávat náklady účetní, jednoduše to zařídíte bezplatným zřízením dalšího přístupu a pozváním účetní do vašeho účtu. Účetní si může kdykoliv doklady stáhnout a mít tak okamžitý přehled o dění ve vašem účtu.
Jak k souborům v Krabici přidat poznámku
Ke každému souboru v Krabici můžete vložit vlastní poznámku (třeba detaily pro pozdější zpracování). Poznámku si následně zobrazíte najetím kurzoru na ikonu "i" vedle názvu.
Kolik souborů mohu do Krabice nahrát
V tarifu Na každý den můžete mít v Krabici maximálně 30 souborů najednou, v tarifu Na maximum je limit 250. Jakmile soubor zpracujete (vytvoříte z něj náklad), z Krabice zmizí a uvolní místo pro další. Počet souborů v Krabici nijak neovlivňuje množství nákladů, které můžete zadat (nákladů můžete vytvořit neomezeně). O počtu zbývajících souborů máte kdykoliv přehled přímo v Krabici.
Časté otázky
Jak do Krabice vložím papírové účtenky?
Nejjednodušší je účtenku ihned po nákupu vyfotit mobilem, nahrát do aplikace nebo odeslat na "krabicový e-mail".
Platím za každé vytěžení?
Data z dokladů bez vrstvy ISDOC (například účtenky) můžete vytěžit s pomocí umělé inteligence - tento typ vytěžování je placený (5 vytěžení je však již zahrnuto v ceně tarifu, každých dalších 100 vytěžení je zpoplatněno). Čtení dokladů se strojově čitelnou vrstvou ISDOC je již automaticky součástí vašeho tarifu a je bezplatné.
Jak poznám, jestli nahraný soubor obsahuje vrstvu ISDOC?
Soubor je po nahrání zkontrolován a pokud obsahuje strojově čitelnou vrstvu, objeví se vedle dokladu zelené "zaškrtávátko" a poznámka "ISDOC". Z takového dokladu se údaje automaticky doplní do nákladu, aniž by je bylo potřeba ručně vyplňovat nebo vytěžovat pomocí umělé inteligence.
Mohou mi do krabice zasílat faktury dodavatelé?
Ano. Na e-mailovou adresu krabice může zasílat doklady kdokoliv, komu adresu poskytnete.
Tip: E-mailovou adresu krabice můžete použít jako "sběrnou" adresu pro nákladové doklady ať už od dodavatelů, spolupracovníků nebo zaměstnanců.
