Máte aktivovaný Fakturoid pro účetní a chcete z něj vytěžit maximum? Projděte si, jaké funkce máte k dispozici, kde najdete své klienty a jak se rychle dostanete k potřebným datům.
Poznámka: Hledáte, jak si Fakturoid pro účetní aktivovat? Návod na to najdete v článku Co je Fakturoid pro účetní a jak si ho aktivovat.
Obsah článku
Co všechno umožňuje Fakturoid pro účetní?
V účtu klienta máte stejná oprávnění jako uživatel s rolí účetní. Máte oprávnění pro čtení a můžete:
- stahovat faktury skrze exporty do účetních programů,
- stahovat náklady ve formátu pro Pohodu, ISDOC nebo XML a nahrát je do účetního programu,
- stahovat originální doklady z přílohy nákladů,
- zamykat doklady – zamčený doklad klient nemůže upravovat a pozná podle něj, že je zaúčtovaný,
- přidávat k dokladům soukromé poznámky,
- upravovat sekci Daně a účetnictví v nastavení účtu klienta,
- v rámci hromadných akcí využít funkce tisk, odemknutí/zamknutí a export,
- vytvořit ABO export z nákladů pro nahrání do banky,
- vygenerovat DPFO ve formátu XML přímo z účtu klienta, který využívá výdajový paušál,
- stáhnout doklady za používání Fakturoidu.
S Fakturoidem pro účetní k tomu navíc:
- můžete zapnout v nastavení účtu klienta zamykání dokladů pouze účetním,
- máte rychlý proklik do exportů, do historie exportů a sekce Daně a účetnictví v nastavení účtu klienta,
- máte přednastavené exporty podle posledního zadaného exportu,
- dostáváte upozornění, pokud váš klient odemkne vámi uzamčený doklad.
Tip: Pokud by váš klient chtěl, abyste doklady i vytvářeli a upravovali, budete potřebovat práva pro zápis a čtení. Ta vám může majitel účtu přidělit po přikoupení dalšího uživatele.
Kde v účtu najdete přístupy do klientských účtů?
Přístupy do klientských účtů najdete ve:
Fakturoid pro účetní (pouze majitel účtu) – zde spravujete přístupy zaměstnanců ke klientským účtům a kliknutím na název účtu klienta se do jeho účtu přepnete. Tuto sekci najdete v Nastavení.
Účtovaní klienti (majitel i zaměstnanci) – zde máte přístup do účtů klientů i přímo k exportům a možnost mezi účty klientů vyhledávat.
Jiné účty – zde najdete všechny účty, kde jste majitelem účtu. Mohou to být jak vaše osobní účty u Fakturoidu, tak účty klientů, pokud jim například spravujete nejen účetnictví, ale i kompletní fakturaci a jste proto majitelem účtu.
Jak pracovat s klientskými účty v sekci Účtovaní klienti?
Do sekce Účtovaní klienti se dostanete kliknutím na název svého účtu a v rozbaleném menu potom na Účtovaní klienti.
Poznámka: Majitel účtu vidí vždy všechny klientské účty a zaměstnanec jen ty, ke kterým je přiřazen.
Jak vyhledat konkrétní klientský účet?
Konkrétní klientský účet vyhledáte zadáním IČO nebo názvu účtu do vyhledávacího pole nad seznamem.
Jak vstoupíte do účtu klienta?
Do účtu klienta se dostanete kliknutím na název klientského účtu. Přesunete se tím ke klientovi do sekce Přehled.
Jak se rychle dostanete k exportům?
- Odkazy na exporty faktur, nákladů a DPH najdete vedle každého klientského účtu.
- Jedním kliknutím se tak dostanete do formuláře pro daný export.
- Formulář bude vždy přednastaven podle posledního exportu.
- Ve sloupci Poslední export se zobrazuje datum posledního exportu – po kliknutí na něj se otevře historie exportů. Kliknutím na otazník vedle data se vám zobrazí informace o posledním exportu.
Jak se jednoduše dostat do sekce Daně a účetnictví?
Do sekce Daně a účetnictví v účtu klienta se přesunete kliknutím na ozubené kolečko u příslušného klientského účtu.
Jak funguje zamykání a odemykání dokladů?
Zamykání dokladů je nejlepší způsob, jak dát klientovi vědět, které doklady už jste zaúčtovali a neměl by je upravovat. Může se ale stát, že je klient i přesto odemkne. Proto máte ve Fakturoidu dvě možnosti, jak tomu předejít.
- Nastavit, že doklady může zamykat pouze účetní – tedy vy.
- Ponechat výchozí nastavení, kdy doklady může zamykat a odemykat majitel účtu, uživatel s právy pro zápis, a uživatel s rolí účetní. Pokud ale klient vámi uzamčený doklad odemkne, znovu ho uzamknout můžete jen vy.
Tip: Uzamčený doklad poznáte podle symbolu zámku, který se bude u dokladu zobrazovat.
Jak nastavit, abyste doklady zamykali jen vy?
- V účtu klienta v Nastavení → Daně a účetnictví zaškrtněte Zamykat doklady může pouze účetní.
Klikněte na Uložit.
- Toto nastavení můžete zapnout a vypnout pouze vy – ani majitel účtu ani jiný uživatel ho nemůže změnit.
- Váš klient o změně dostane oznámení pod zvonečkem ve svém účtu.
- V sekci Účtovaní klienti se u tohoto klienta zobrazí symbol zámku.
Jak to funguje při standardním zamykání dokladů?
Zamykat doklady můžete jak vy, tak majitel účtu či další uživatelé s právy pro zápis nebo s rolí účetní. Pokud se majitel či některý z uživatelů pokusí vámi uzamčený doklad znovu odemknout a upravit ho:
- Robot klienta upozorní, že doklad už je zamčený a doporučí mu před odemčením dokladu konzultaci s vámi.
- Pokud klient doklad odemkne, upozorníme vás jako účetní, že došlo k odemčení dokladu – upozornění najdete v sekci Účtovaní klienti pod názvem příslušného klientského účtu.
- Znovu doklad uzamknout můžete jen vy. Pokud se o to pokusí klient, robot ho na to upozorní.
Časté otázky
Mohu v účtu klienta i vystavovat faktury?
Záleží na oprávnění, které vám klient nastaví. S právy účetní máte přístup pouze pro čtení – faktury vystavovat nemůžete. Pokud potřebujete doklady i vytvářet a upravovat, může vám klient přidělit práva pro zápis po přikoupení dalšího uživatele.
Uvidí zaměstnanec všechny klientské účty?
Ne, zaměstnanec vidí jen ty klientské účty, ke kterým ho přiřadíte. Všechny klientské účty vidí pouze majitel účtu Fakturoid pro účetní.
Jak zjistím, kdy byl naposledy proveden export?
V sekci Účtovaní klienti najdete u každého klienta sloupec Poslední export s datem. Kliknutím na datum otevřete historii exportů a kliknutím na otazník vedle data zobrazíte podrobnosti o posledním exportu.
Může klient odemknout doklad, který jsem zamkla?
Záleží na nastavení. Pokud zapnete možnost „Zamykat doklady může pouze účetní", klient doklady odemykat nemůže. Při výchozím nastavení klient doklad odemknout může, ale znovu ho uzamknout můžete jen vy a o odemčení dostanete upozornění.
