Funkce zamykání dokladů je pro účetní nejlepší možností, jak dát klientovi najevo, které doklady už jste zaúčtovali a neměl by je bez vašeho vědomí nijak upravovat. Klient u zamčeného dokladu uvidí symbol zámku a při pokusu o úpravu dokladu ho robot výslovně upozorní, že doklad už je zamčený.
Obsah článku
Kdo může zámek použít?
Právo zamykat a odemykat doklady má majitel účtu, uživatel s právy pro zápis a čtení, a uživatel s rolí účetní. Přístup pro účetní si vyžádáte přes klienta - stačí, aby vám poslal pozvánku.
Jaké doklady můžete zamknout?
Zamknout můžete vystavené faktury, zálohovky i náklady. Zamčení nijak nebrání spárování platby. Ze zamčené zálohové faktury se po zaplacení automaticky vystaví ostrá faktura. Tu je po zaúčtování potřeba zamknout zvlášť.
Jak funguje hromadné zamykání dokladů?
V praxi se vám bude hodit uzamčení dokladů v okamžiku exportu. V okně pro export faktur / nákladů stačí zaškrtnout volbu Zamknout exportované. Fakturoid okamžitě přiřadí příznak zamčení k celému balíku exportovaných dokladů. Větší množství dokladů můžete hromadně zamknout také při hromadné akci. Příznak zamčení slouží i jako filtr výsledků vyhledávání.
Co když potřebuji zamčený doklad upravit?
Doklad můžete vy i majitel účtu odemknout. S přístupem pro účetní nemůžete doklady sami měnit, ale můžete dát instrukce k úpravám majiteli účtu. Po opětovném exportu doklad znovu zamkněte.
Pokud doklad odemyká někdo jiný než ten, kdo ho uzamkl, robot ho na to upozorní a doporučí mu, aby změnu nejprve konzultoval s vámi.
Tip na závěr: Klienti někdy odemknou a upraví uzamčený doklad, aniž by vám to řekli? S účtem Fakturoid pro účetní vás na to robot automaticky upozorní. Doklad pak znovu zamknete jen vy a máte tak nad ním plnou kontroly.
