Jak ochránit zaúčtované doklady před dalšími úpravami
Funkce zamykání dokladů je pro účetní nejlepší možností, jak dát klientovi najevo, které doklady už jste zaúčtovali a neměl by je bez vašeho vědomí nijak upravovat. Klient u zamčeného dokladu uvidí symbol zámku a při pokusu o úpravu dokladu ho robot výslovně upozorní, že doklad už je zamčený.
Kdo může zámek použít?
Právo zamykat a odemykat doklady má majitel účtu, uživatel s právy pro zápis a čtení, a uživatel s rolí účetní. Pokud ještě přístup pro účetní nemáte, požádejte klienta, aby vám poslal pozvánku.
Jaké doklady můžete zamknout?
Zamknout můžete vystavené faktury, zálohovky i náklady. Zamčení nijak nebrání spárování platby. Ze zamčené zálohové faktury se po zaplacení automaticky vystaví ostrá faktura. Tu je po zaúčtování potřeba zamknout zvlášť.
Jak funguje hromadné zamykání dokladů?
V praxi se vám bude hodit uzamčení dokladů v okamžiku exportu. V okně pro export faktur / nákladů stačí zaškrtnout volbu Zamknout exportované. Fakturoid okamžitě přiřadí příznak zamčení k celému balíku exportovaných dokladů. Větší množství dokladů můžete hromadně zamknout také při hromadné akci. Příznak zamčení slouží i jako filtr výsledků vyhledávání.
Co když potřebuji zamčený doklad upravit?
Doklad můžete vy i majitel účtu odemknout. S přístupem pro účetní nemůžete doklady sami měnit, ale můžete dát instrukce k úpravám majiteli účtu. Po opětovném exportu doklad znovu zamkněte.
Tip na závěr: Domluvte se s klientem, že pokud bude chtít uzamčený doklad sám upravit, dá vám o tom vědět. Jen tak udržíte účetní data neporušená a můžete se soustředit na svou práci, místo na hledání drobných změn.
Mohlo by vás zajímat
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
