Jak používat Krabici na náklady při práci účetní
Domluvte se se svými klienty na předávání všech dokladů v digitální podobě prostřednictvím Krabice na náklady. Účtenky, paragony a faktury v Krabici si můžete kdykoliv pohodlně stáhnout v zazipovaném souboru – bez přeposílání e-mailem nebo přihlašování ke sdíleným diskům.
Obsah článku
Co je Krabice na náklady
Krabice na náklady je virtuální schránka, kam vaši klienti nahrají PDF faktur nebo fotky účtenek před tím, než z nich ve Fakturoidu vytvoří náklad. Vy si díky přístupu pro účetní můžete všechny nahrané doklady pohodlně stáhnout pro další zpracování v účetních programech.
Jak Krabici na náklady používat z pohledu účetních
1. Získejte přístup pro účetní
Abyste viděli soubory v Krabici a mohli je exportovat, potřebujete přístup pro účetní. Ten vám může udělit majitel účtu, kterému se o účetnictví staráte. Návod, jak získat přístup a vytvořit si uživatelský účet, najdete v samostatném článku.
2. Domluvte se s klientem, aby nahrával doklady do Krabice
Aby spolupráce probíhala hladce, domluvte se se svými klienty na pravidlech předávání dokladů. Co doporučujeme předem dohodnout:
- Termín, kdy potřebujete mít všechny přijaté doklady od klientů pohromadě
- Pojmenování dokladů pro přehlednost – např. název obchodníka + datum (přijetí, vystavení, splatnosti)
- Formát dokladů, který se vám nejlépe zpracovává – faktura s ISDOC vrstvou v PDF místo fotky apod.
- Pravidla pro další zpracování dokladů ve Fakturoidu – používání poznámek, mazání nahraných dokladů, vytváření nákladů (pozor: jakmile uživatel ze souboru v Krabici vytvoří náklad, doklad z Krabice zmizí)
Tip: Podrobný návod na používání Krabice z pohledu majitele účtu je zde.
3. Stáhněte si nahrané doklady
Pro zobrazení nahraných dokladů se přihlaste do účtu klienta, v hlavním menu klikněte na Náklady a následně v řádku pod hlavním menu zvolte položku Krabice.
Pomocí tlačítka Exportovat vše vytvoříte ZIP soubor se všemi doklady z Krabice. Uložte si ho kamkoliv ve svém počítači a po rozbalení doklady zpracujte ve svém účetním programu.
Doklady po exportu v Krabici zůstanou až do chvíle, než je majitel účtu nebo uživatel s právem pro Zápis a čtení promění v Náklady nebo smaže.
4. Nechte si posílat notifikace o změnách v Krabici
Majitel účtu vás může v Nastavení → Krabice na náklady přidat mezi příjemce notifikací o dění v Krabici. Každé ráno v 8 hodin obdržíte e-mail se seznamem nově nahraných souborů z předešlého dne, neúspěšně uložených příloh z e-mailu nebo blížícím se limitu počtu souborů v Krabici.
Poznámka: Pokud víte, že vaši klienti používají funkci Náklady, místo exportu souborů z Krabice se vám bude víc hodit Export nákladů. Odtud si můžete stáhnout všechny přílohy k nákladům za vybrané období nebo ve formátu pro import do Pohody.
Mohlo by vás zajímat
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
