Jak používat Krabici na náklady při práci účetní
Domluvte se se svými klienty na předávání všech dokladů v digitální podobě prostřednictvím Krabice na náklady. Účtenky, paragony a faktury v Krabici si můžete kdykoliv pohodlně stáhnout v zazipovaném souboru – bez přeposílání e-mailem nebo přihlašování ke sdíleným diskům.
Co je Krabice na náklady
Krabice na náklady je virtuální schránka, kam vaši klienti nahrají PDF faktur nebo fotky účtenek před tím, než z nich ve Fakturoidu vytvoří náklad. Vy si díky přístupu pro účetní můžete všechny nahrané doklady pohodlně stáhnout pro další zpracování v účetních programech.
Jak Krabici na náklady používat z pohledu účetních
1. Získejte přístup pro účetní
Abyste viděli soubory v Krabici a mohli je exportovat, potřebujete přístup pro účetní. Ten vám může udělit majitel účtu, kterému se o účetnictví staráte. Návod, jak získat přístup a vytvořit si uživatelský účet, najdete v samostatném článku.
2. Domluvte se s klientem, aby nahrával doklady do Krabice
Aby spolupráce probíhala hladce, domluvte se se svými klienty na pravidlech předávání dokladů. Co doporučujeme předem dohodnout:
- Termín, kdy potřebujete mít všechny přijaté doklady od klientů pohromadě
- Pojmenování dokladů pro přehlednost – např. název obchodníka + datum (přijetí, vystavení, splatnosti)
- Formát dokladů, který se vám nejlépe zpracovává – faktura s ISDOC vrstvou v PDF místo fotky apod.
- Pravidla pro další zpracování dokladů ve Fakturoidu – používání poznámek, mazání nahraných dokladů, vytváření nákladů (pozor: jakmile uživatel ze souboru v Krabici vytvoří náklad, doklad z Krabice zmizí)
Tip: Podrobný návod na používání Krabice z pohledu majitele účtu je zde.
3. Stáhněte si nahrané doklady
Pro zobrazení nahraných dokladů se přihlaste do účtu klienta, v hlavním menu klikněte na Náklady a následně v řádku pod hlavním menu zvolte položku Krabice.
Pomocí tlačítka Exportovat vše vytvoříte ZIP soubor se všemi doklady z Krabice. Uložte si ho kamkoliv ve svém počítači a po rozbalení doklady zpracujte ve svém účetním programu.
Doklady po exportu v Krabici zůstanou až do chvíle, než je majitel účtu nebo uživatel s právem pro Zápis a čtení promění v Náklady nebo smaže.
4. Nechte si posílat notifikace o změnách v Krabici
Majitel účtu vás může v Nastavení → Krabice na náklady přidat mezi příjemce notifikací o dění v Krabici. Každé ráno v 8 hodin obdržíte e-mail se seznamem nově nahraných souborů z předešlého dne, neúspěšně uložených příloh z e-mailu nebo blížícím se limitu počtu souborů v Krabici.
Poznámka: Pokud víte, že vaši klienti používají funkci Náklady, místo exportu souborů z Krabice se vám bude víc hodit Export nákladů. Odtud si můžete stáhnout všechny přílohy k nákladům za vybrané období nebo ve formátu pro import do Pohody.
Mohlo by vás zajímat
Prohledat Podporu
Nenašli jste? Napište nám email nebo využijte povídátko v pravém dolním rohu.
