Co všechno si můžete dát do nákladů?

Čím větší jsou vaše výdaje na podnikání, tím nižší je vaše daňová zátěž. Tedy pokud při podnikání uplatňujete své skutečné výdaje. Pojďme se podívat, co všechno si legálně můžete dát do nákladů – tedy, které výdaje jsou daňově uznatelné.

Rychlý přehled: Co jsou daňově uznatelné náklady?

Daňově uznatelné náklady v roce 2025 jsou výdaje, které můžete legálně odečíst od svých příjmů při výpočtu daně z příjmů. Musí splňovat čtyři základní podmínky: prokazatelnost (máte fakturu či účtenku), evidenci (vedete je v daňové evidenci), přímou souvislost s podnikáním (slouží k dosažení příjmů) a přiměřenost (výše odpovídá běžným tržním podmínkám).

Příklad z praxe: Pokud jste grafický designér a kupujete Adobe Creative Cloud za 1100 Kč měsíčně, jedná se o daňově uznatelný náklad – software přímo souvisí s vaší podnikatelskou činností. Pokud si ale pořídíte nové auto pro osobní účely, do nákladů si ho dát nemůžete.

Co je daňová uznatelnost?

Daňově uznatelné náklady jsou výdaje, které přímo souvisí s vaší podnikatelskou činností. Pokud vedete daňovou evidenci, můžete při výpočtu daňového základu uplatnit skutečně vynaložené výdaje. Připomeneme, že daňový základ představuje rozdíl mezi vašimi příjmy a výdaji – více jsme se o něm (a o různých způsobech uplatňování výdajů) rozepsali v našem velkém článku o dani z příjmů.

Pozor – ne všechny evidované výdaje si můžete z daní odečíst – ne všechny jsou totiž daňově uznatelné. Daňově uznatelné výdaje vám sníží základ daně a tím i výslednou daň z příjmu. Uznatelnost nákladů přesně definuje zákon o daních z příjmu. Obecně takové výdaje musí splnit čtyři hlavní podmínky:

1. Prokazatelnost – musíte prokázat, kdy, komu a kolik jste zaplatili. K tomu slouží daňový doklad (doklad o zaplacení) – nejčastěji faktura nebo účtenka. Náklad také musí časově spadat do příslušného účetního období.
2. Evidence – náklady musíte správně vést v daňové evidenci.
3. Přímá souvislost s podnikáním – náklady musí být vynaložené na dosažení, zajištění a udržení zdanitelných příjmů. Jednoduše řečeno – výdaj musí logicky souviset s tím, jak vyděláváte peníze (např. nákup zboží, mzdy zaměstnanců nebo nájem za kanceláře).
4. Přiměřenost – výše nákladů musí odpovídat běžným tržním podmínkám a musí být přiměřená druhu a rozsahu vaší podnikatelské činnosti. Příklad: Pokud provozujete malý e-shop s obratem 500 000 Kč ročně, nákup luxusního automobilu za 2 miliony K4 jako firemního vozu bude pravděpodobně posouzen jako nepřiměřený náklad. Naopak pracovní notebook za 30 000 Kč je běžný a přiměřený výdaj.

Které náklady jsou daňově uznatelné?

Zjednodušeně řečeno – náklady si můžete „dát do daní“ jen v případě, že prokazatelně souvisí s vaším podnikáním. Mezi daňově uznatelné náklady patří například:

• Nákupy pro podnikání (materiál, zboží, služby, software apod.)
• Personální náklady (mzdy, pojistné zaměstnanců, odvody, cestovní náhrady). Pozor: Zdravotní a sociální pojištění OSVČ (tedy podnikatele samotného) mezi daňově uznatelné náklady nepatří.
• Výdaje na pracovní cesty (doprava, ubytování)
• Provozní náklady (pracovní oblečení, ochranné pomůcky, nájemné, energie opravy, údržba, pojištění)
• Smluvní penále a pokuty
• Odpisy dlouhodobého majetku
• Voda (káva, čaj a další nápoje už uznatelné nejsou)
• [Marketing a reklama]/almanach/marketing (reklamní kampaně, reklamní materiály, účast na veletrzích, sponzoring) – náklady na marketing a reklamu musí splňovat přísnější podmínky. Myslete na to, že v případě kontroly ze strany správce daně musíte prokázat, že se opravdu vážou na vaše budoucí zdanitelné příjmy. Doložit musíte i to, že se veškerá plnění uskutečnila (například že se v TV odvysílala zaplacená reklama).

Co nelze dát do daňových nákladů?

Některé náklady zákon neumožňuje evidovat jako daňově uznatelné, navzdory tomu, že je můžete považovat za prokazatelně související a obhajitelné. Patří mezi ně:

• Reprezentace firmy (nejčastěji pohoštění, obchodní oběd, občerstvení či dary)
• Daň z příjmu, daň dědická a darovací
• Zdravotní a sociální pojištění podnikatele
• Podíly na zisku, odměny pro členy statutárních orgánů (pokud nejsou tyto odměny řádně odůvodněny a prokazatelně spojeny s dosaženým ziskem)
• Pořizování majetku
• Nesmluvní penále, pokuty a úroky (výdaje spojené s porušením zákona nebo smluv)
• Náklady na osobní spotřebu (potraviny, oblečení, dovolená, náklady na osobní auto)
• Technické zhodnocení (vylepšení nebo rozšíření majetku, které zlepší užitné vlastnosti nebo prodlouží jeho životnost)

Jak správně dokládat náklady?

Pro správné doložení nákladů z podnikání je důležité, abyste měli přehled o všech výdajích. Tyto 3 kroky vám usnadní případnou daňovou kontrolu:

1. Doklady: Používejte faktury, účtenky a smlouvy jako důkaz o vynaložených nákladech.
2. Evidence: Veďte si přehlednou evidenci všech vašich nákladů.
3. Archivace: Uchovávejte všechny doklady po stanovenou dobu (většinou 10 let).

Nejčastější chyby při uplatňování nákladů (a jak se jim vyhnout)

Pokud se chcete vyhnout problémům s finančákem, je důležité, abyste se vyvarovali těch nejčastějších chyb, které podnikatelé občas dělají.

1. Soukromé výdaje vedeny jako podnikatelské

Mnoho podnikatelů se mylně domnívá, že všechny výdaje spojené s podnikáním jsou daňově uznatelné a do nákladů si započítají třeba nákup osobního automobilu, dovolenou, oblečení nebo potraviny. Tyto výdaje však přímo nesouvisí s podnikáním, a proto si je z daní odečíst nemůžete.

 2. Nedostatečná dokumentace

Často se stane, že podnikatelé nemají k dispozici všechny potřebné doklady pro podporu svých nákladů. Finanční úřad pak může uplatnění takový nákladů zamítnout – tím se vám zbytečně zvýší daňová povinnost.

3. Nepřiměřené náklady

Přestože jsou některé náklady podnikatelské, jejich výše může být z pohledu zákona nepřiměřená vzhledem k charakteru vašeho podnikání. Může jít například o nadměrné výdaje na reprezentaci nebo nákup luxusních předmětů (drahé dary, soukromé dovolené, luxusní automobily).

Rada na závěr

Základní pomůckou při posouzení uznatelnosti je úvaha, zda daný výdaj přímo slouží k dosažení a/nebo udržení příjmů. To však nemusí být stoprocentní vodítko – vždy je proto dobré obrátit se na daňového poradce či účetní, kteří znají aktuální legislativu a uznatelnost nákladů mohou posoudit.

Jak vám s daněmi pomůže Fakturoid?

Průběžně pro vás počítáme stav odvodů a v rámci přiznání k dani z příjmů fyzických osob vám vygenerujeme i podklady pro sociální a zdravotní pojištění. Hlídáme i obrat pro DPH a počítáme, jestli se vám vyplatí paušální daň. A pomůžeme vám i s evidencí nákladů.

Časté otázky

Co to znamená daňově uznatelný náklad?

Daňově uznatelný náklad je výdaj, který můžete legálně odečíst od svých příjmů při výpočtu daně z příjmů. Musí splňovat čtyři podmínky: prokazatelnost, evidenci, souvislost s podnikáním a přiměřenost.

Můžu si do nákladů dát občerstvení pro klienty?

Ne, občerstvení a pohoštění klientů spadá pod reprezentaci, která není daňově uznatelná. Můžete ji vést v účetnictví, ale při výpočtu daně ji musíte vyloučit.