Kromě vystavování faktur vám robot pomůže také s evidencí nákladů. Podívejte se, jak ve Fakturoidu přijatou fakturu zadat jako náklad během několika vteřin. Nechce se vám číst? Podívejte se na video.
Obsah článku
- Jak vytvořit náklad?
- Jak zaznamenat a zrušit platbu nákladu?
- Co v nákladu nesmí chybět?
- Jak funguje hlídání duplicit?
- Jak nastavit daňový/nedaňový náklad?
- Jak zadat náklad od neplátce DPH?
- Jak zadat mzdy, odvody, daně apod.?
-
Časté otázky
- Je potřeba zadávat náklady postupně nebo je mohu zadávat zpětně a na přeskáčku?
- Jak zadám náklad, když nejdřív dostanu zálohovou/proforma fakturu a až později ostrou/konečnou fakturu?
- Jak doplním k nákladu platební metodu (banka, kartou, hotově, dobírka, jiná)?
- Jak robot pozná, že jsem zaplatil náklad (přijatou fakturu)?
- Spáruje se mi platba, když náklad do účtu zadám později?
- Mohlo by vás zajímat
Tip: Zkoušíme nový formulář Nákladu s náhledem dokladu. Samotný formulář zůstává stejný, jen vám pomůže rychleji a pohodlněji přepsat údaje z přijaté faktury nebo účtenky. Pokud narazíte na něco, co by mohlo fungovat lépe, napište nám na podpora@fakturoid.cz a pomozte nám ho doladit.
Jak vytvořit náklad?
Nový náklad vytvoříte v sekci Náklady → Nový náklad. Ve formuláři vyplníte údaje z přijaté faktury, kterou zároveň k nákladu můžete nahrát jako přílohu.
Originální doklad můžete nahrát nebo přeposlat e-mailem do Krabice, odkud je robot dokáže automaticky vytěžit.
Celkovou částku nákladu můžete zaokrouhlit. K nákladu lze přiložit přílohu a přidat štítky.
Vytvořit nový náklad jde také z nespárované platby.
Jak vytvořit náklad z ISDOCu?
U dokladů ve formátu ISDOC nebo PDF dokladů s ISDOC vrstvou (ISDOC.PDF) robot celý náklad automaticky předvyplní. Stačí ve formuláři pro nový náklad nahrát doklad jako přílohu kliknutím na Vybrat v políčku Přílohy. Pokud bude příloha v odpovídajícím formátu, zobrazí se u ní kouzelná hůlka.
Kliknutím na hůlku se náklad předvyplní. Pokud dodavatele ještě nemáte ve svých kontaktech, robot vám nabídne, zda chcete kontakt vytvořit nebo upravit ve formuláři. Nakonec už jen náklad uložíte kliknutím na Vložit náklad.
K nákladu můžete přiložit až 5 příloh. Kouzelná hůlka se však objeví jen u těch, u kterých se podařilo najít a zpracovat ISDOC data.
Kliknutím na hůlku u některého z přiložených dokladů se kromě předvyplnění nákladu také smažou všechny ostatní přílohy a jako příloha zůstane pouze ten doklad, ze kterého se náklad předvyplnil.
Pokud máte náklad z nějakého dokladu již předvyplněný a přiložíte jiný doklad, potom kliknutím na hůlku u tohoto dokladu dojde k přepsání předvyplněného nákladu údaji z tohoto nového dokladu a ke smazání všech ostatních příloh.
Jak zaznamenat a zrušit platbu nákladu?
Náklad vám může robot označit jako zaplacený automaticky přes párování plateb s bankou, nebo můžete zadat platbu ručně.
Jak zaznamenat platbu nákladu?
Přes tlačítko Zaznamenat platbu, které najdete v detailu každého nákladu vpravo nahoře. V dialogu pak můžete zadat datum úhrady, skutečně zaplacenou částku nebo zaznamenat jen částečnou úhradu.
Jak zrušit zaplacení nákladu?
Pokud potřebujete platbu zrušit (např. jste zadali chybnou částku), použijte tlačítko Zrušit zaplacení přímo na dokladu. Máte-li u nákladu přiřazených více plateb, smažete tímto způsobem všechny najednou.
Pokud máte u nákladu více plateb a chcete smazat jen jednu z nich, přejděte na spodní část stránky. Konkrétní platbu odeberete křížkem v seznamu plateb dole na dokladu.
Co v nákladu nesmí chybět?
Číslo nákladu je interní číslo ve vašem účetnictví. Pro vygenerování kontrolního hlášení je třeba zadávat původní číslo dokladu, které měl doklad u vašeho dodavatele. Více ve směrnici Finanční správy. Také si zkontrolujte, že máte u dodavatele vyplněné DIČ.
Datum přijetí slouží pro situaci, kdy vám náklad od dodavatele v ČR přijde později, než je datum uskutečnění zdanitelného plnění (DUZP) na něm uvedené. V takovém případě vyplňte datum přijetí a robot mu dá přednost. U nákladů za služby od zahraničních dodavatelů má vždy přednost fakturované období na dokladu, i kdybyste náklad přijali až později.
Datum splatnosti se při vytváření nákladu automaticky nastaví na 14 dní od data vystavení. S případnou změnou data vystavení se automaticky posune také datum splatnosti. Robot vás 3 dny před splatností nákladu upozorní do Zvonečku. Stačí to nastavit při vytváření nákladu.
Jak funguje hlídání duplicit?
Robot dokáže také rozpoznat, že se pokoušíte přidat náklad, který už zná. Pokud u jiného nákladu objeví stejného dodavatele, číslo původního dokladu a podobné datum, upozorní vás na duplicitní zadání. Jedná se však jen o upozornění, náklad můžete přidat i tak.
Jak nastavit daňový/nedaňový náklad?
V sekci Další možnosti můžete zvolit, zda jde o daňový či nedaňový náklad, zadat poměrný odpočet DPH, vybrat způsob výpočtu DPH, metodu platby či jiný bankovní účet.
Jak zadat náklad od neplátce DPH?
Pokud potřebujete zadat náklad od neplátce DPH a sami jste plátci, je třeba nákladovou fakturu zaznamenat přesně tak, jak byla vystavena, čili bez DPH. Protože je ale políčko DPH pro plátce povinná položka, bude nutné ručně vepsat sazbu 0 %.
Jak zadat mzdy, odvody, daně apod.?
Jak zadat náklad, jakým jsou mzdy a odvody na sociální/zdravotní pojištění zaměstnanců? Vytvoříte si na ně kontakt "Mzdy" a přidáte do něj třeba všechny mzdy a odvody jako jeden náklad. Dejte pozor, abyste měli na řádku sazbu DPH 0 %.
Stejně tak můžete zadat nedaňové a netypické náklady jako jsou daně z příjmu a DPH, podíly na zisku nebo občerstvení.
Náklady jsou k dispozici v tarifech Na každý den a Na maximum.
Časté otázky
Je potřeba zadávat náklady postupně nebo je mohu zadávat zpětně a na přeskáčku?
Doklady nemusíte zadávat postupně podle data, seřadí se automaticky podle data, které při vytváření nákladu nastavíte. Myslete však na to, že robot bude pokračovat v číselné řadě – pokud budete náklady zadávat na přeskáčku, nebude automaticky platit, že starší náklad bude mít nižší číslo v číselné řadě. Pohlídejte si také, že zpětné zadávání neovlivní přehledy DPH (jste-li plátcem).
Jak zadám náklad, když nejdřív dostanu zálohovou/proforma fakturu a až později ostrou/konečnou fakturu?
Pro zadání nákladu se zálohovou/proforma fakturou postupujte takto:
- Vytvořte nový náklad.
- Jako Typ dokladu vyberte Jiný.
- Přiložte zálohovou fakturu a náklad uložte pomocí Vložit náklad.
- Když dostanete konečnou fakturu, najděte si tento náklad.
- Klikněte na Upravit a přepněte Typ dokladu na Faktura.
- Přiložte konečnou fakturu.
- Přepište číslo původního dokladu a data (vystavení, přijetí, DUZP a splatnosti) podle konečné faktury.
- Potvrďte tlačítkem Upravit náklad ve spodní části obrazovky.
Jak doplním k nákladu platební metodu (banka, kartou, hotově, dobírka, jiná)?
Platební metody najdete ve formuláři nového nákladu (nebo při jeho editaci přes tlačítko Upravit) - stačí rozkliknout Další možnosti a vybrat jednu z připravených možností. Případně můžete zvolit platební metodu Jiná a doplnit vlastní text (např. zápočet nebo třeba Bitcoin).
Jak robot pozná, že jsem zaplatil náklad (přijatou fakturu)?
Pokud máte zapnuté párování odchozích plateb s bankou, robot platbu automaticky spáruje s nákladem podle variabilního symbolu a částky z notifikačního e-mailu o odchozí platbě, který pošle banka. Párování probíhá v reálném čase - většinou do hodiny od připsání platby na vašem bankovním účtu. Historické platby robot zpětně nespáruje. Pokud párování nemáte zapnuté, můžete platbu u nákladu zaznamenat ručně.
Spáruje se mi platba, když náklad do účtu zadám později?
Pokud náklad zadáváte zpětně (tedy k platbě, která už na bankovním účtu proběhla), robot už platbu automaticky nespáruje. Pro spárování musíte mít v účtu příslušný náklad přidaný v okamžiku, kdy dorazí notifikace o proběhlé platbě. Platbu k takto zpětně zadanému nákladu si ale můžete spárovat ručně přes Upozornění (ikona zvonečku v hlavním menu).
