Ještě než novému zákazníkovi vystavíte fakturu nebo uhradíte první platbu dodavateli, měli byste si protistranu prověřit. Můžete k tomu použít hned několik veřejných rejstříků. V článku vám je všechny představíme. Kromě toho se dozvíte, že ARES není jen řecký bůh války, ale i nástroj pro rychlou kontrolu firem i OSVČ, proč se vyplatí hlídat spolehlivost plátců DPH, a jak vám tuhle špionážní práci usnadní fakturační robot.
Obsah článku
Stručné shrnutí: Jak používat veřejné rejstříky k ověření firem a OSVČ
- Obchodního partnera si ověřte ještě před první fakturací. Předejdete tak chybně vystaveným dokladům, ručením za DPH a nedobytným pohledávkám. V přehledné tabulce od Fakturoidu snadno zjistíte, kdy který rejstřík použít.
- Začněte v ARESu. Po zadání IČO dodavatele nebo odběratele hned uvidíte, jestli firma nebo OSVČ existuje a kde sídlí.
- U firem nahlédněte do obchodního rejstříku. Tam se dozvíte, kdo firmu řídí, kdo může podepsat smlouvu a jak je na tom finančně (účetní závěrky ve sbírce listin).
- OSVČ si ověřte v živnostenském rejstříku. Zjistíte, jestli má váš dodavatel platné živnostenské oprávnění.
- Než zaplatíte fakturu novému dodavateli, zkontrolujte registr plátců DPH. V něm uvidíte status plátce, spolehlivost a zveřejněný bankovní účet.
- Při fakturaci do EU ověřte DIČ partnera ve VIES. Bez ověřeného DIČ nemůžete uplatnit reverse charge a fakturovat bez DPH.
- U větších zakázek nahlédněte do insolvenčního rejstříku. Když zjistíte, že je váš odběratel v insolvenčním řízení, hrozí, že vám nezaplatí.
- Ve Fakturoidu za vás nový kontakt prověří fakturační robot.
Proč je důležité ověřit si obchodního partnera?
V podnikání se vyplatí držet se rčení „důvěřuj, ale prověřuj“. I když váš nový dodavatel nebo odběratel působí seriózně, rychlá prověrka v online rejstříku vám pomůže předejít nepříjemnému čekání na zaplacení faktury, nebo dokonce výzvě z finančního úřadu k ručení za DPH.
Ověření protistrany trvá pár minut a všechny rejstříky, o kterých v článku píšeme, jsou veřejné, online a zdarma.
Proč ověřovat dodavatele?
Když od dodavatele přijmete fakturu a zaplatíte ji, počítáte s tím, že si náklad uplatníte jako daňově uznatelný a jako plátce DPH si odpočtete DPH. Ale pokud dodavatel nemá platnou živnost, neexistuje nebo na faktuře uvádí DPH, i když ve skutečnosti není plátce, máte problém.
- Doklady od podnikatele bez platné živnosti nemusí být daňově uznatelné.
- Při obchodování s nespolehlivým plátcem DPH můžete ručit za DPH, které dodavatel neodvedl (podle § 109 zákona o DPH).
- Pokud je váš dodavatel v insolvenci, může vaše platba skončit v majetkové podstatě a vy se nedočkáte plnění.
Proč ověřovat odběratele?
Ověření odběratele je zásadní pro správnou fakturaci a cash flow. Když víte, komu prodáváte, můžete:
- Správně nastavit DPH na faktuře – pokud odběratel tvrdí, že je plátce DPH, ale v registru ho nenajdete, nemůžete použít např. reverse charge u stavebních prací. Fakturu s chybou vám může zákazník vrátit a budete mít zbytečně víc práce s opravou.
- Fakturovat do EU bez DPH – pokud chcete fakturovat v režimu reverse charge, potřebujete si ověřit DIČ partnera ve VIES. Bez něj vám finanční úřad osvobození neuzná.
- Snížit riziko nezaplacení – nahlédnutí do sbírky listin, kde byste měli najít účetní závěrky, nebo do insolvenčního rejstříku vám dá signál, jestli je firma „zdravá“, nebo jestli bude před dodáním zboží/služeb bezpečnější požadovat zálohu.
Jak ověřit nového zákazníka nebo dodavatele krok za krokem
Tady je postup, jak se za pár minut dostat k podstatným informacím o vašem novém obchodním partnerovi a na co si dát pozor.
1. ARES pro ověření základních údajů
ARES je akronym pro Administrativní registr ekonomických subjektů. Pro vyhledávání stačí zadat název/jméno nebo IČO. Protože IČO je pro každý podnikatelský subjekt jedinečné, dostanete rovnou výsledek. Hledání podle názvu může trvat déle, protože se budete muset probrat podobnými výsledky. To platí hlavně pro vyhledávání OSVČ podle příjmení.
V profilu podnikatele uvidíte:
- název
- IČO
- sídlo
- právní formu
- odkazy na další údaje z rejstříků a registrů
Pokud firma v ARESu vůbec není, zpozorněte a údaje si ověřte ještě v některém z níže uvedených rejstříků.
Poznámka: ARES sám o sobě není primární registr, ale agregátor dat. Data přebírá z jednotlivých zdrojových registrů (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, registr plátců DPH a další). Údaje z něj např. nemůžete použít jako průkazný podklad pro soud. Na to potřebujete výpis přímo ze zdrojového registru.
2. Obchodní rejstřík pro ověření firem i neziskovek
Pokud se chystáte obchodovat s eseróčkem, akciovkou nebo jinou obchodní společností, proklepněte si je v obchodním rejstříku. Tady najdete důležité informace pro obchodní rozhodnutí:
- Kdo firmu řídí a kdo může podepisovat smlouvy – jméno jednatele (jednatelů) a způsob jednání.
- Seznam společníků a základní kapitál – kdo má ve firmě podíl a kolik vložil do základního kapitálu.
- Sbírku listin – účetní závěrky, společenské smlouvy, stanovy, rozhodnutí valné hromady. Sbírka je veřejná a je to nejlepší způsob, jak si udělat obrázek o finančním zdraví firmy.
Hledat můžete podle IČO, názvu, spisové značky nebo jména osoby. Online nahlížení je zdarma. Úředně ověřený výpis (pro banku nebo veřejnou zakázku) seženete za poplatek na Czech POINTu.
👉 Příklad:
Jana je grafička na volné noze. Ozvala se jí firma TopDesign s.r.o. s objednávkou za 80 000 Kč. Jana zadá IČO do obchodního rejstříku a vidí, že jednatel je Petr Kořínek, firma vznikla v roce 2018 a ve sbírce listin jsou účetní závěrky za poslední 3 roky. Všechno sedí, takže pošle nabídku. Kdyby ve sbírce chyběly závěrky, požadovala by zálohu předem.
3. Živnostenský rejstřík prozradí platné živnosti OSVČ i firem
Živnostenský rejstřík spravuje Ministerstvo průmyslu a obchodu. Hledat můžete podle IČO (nejpřesnější), jména nebo místa podnikání.
Ve výpisu uvidíte:
- jednotlivé živnosti – platné, přerušené i zrušené
- typ živnosti – volná, vázaná, řemeslná, koncesovaná
- datum vzniku oprávnění
- provozovny – pokud je pro svou činnost využívá
- odpovědné zástupce – v případě, že nemá vlastní odbornou způsobilost
Pokud dodavatel tvrdí, že podniká, ale v živnostenském rejstříku nemá platné oprávnění, může jít o neoprávněné podnikání. Doklady od takového dodavatele nemusí být daňově uznatelné.
4. Registr plátců ukáže status plátce DPH a jeho spolehlivost
Až zkontrolujete údaje v rejstřících, nezapomeňte se podívat do registru plátců DPH. Uvidíte tam status spolehlivosti a bankovní účet podnikatele.
Proč je to důležité pro fakturaci:
- Pokud dodavatel tvrdí, že je plátce DPH, ale v registru ho nenajdete, nemůžete si z jeho faktur odpočítat DPH.
- Pokud vystavujete fakturu odběrateli, potřebujete vědět, jestli je plátce, abyste na dokladu správně nastavili DPH.
Pozor
Od roku 2013 může finanční úřad označit plátce DPH za nespolehlivého (§ 106a zákona o DPH). Pokud od takového dodavatele nakoupíte a zaplatíte na účet, který není zveřejněný v registru plátců DPH, můžete ručit za DPH, které on neodvedl (§ 109 ZDPH). Ochránit se můžete tak, že DPH z faktury zaplatíte přímo na účet finančního úřadu dodavatele.
5. VIES pro ověření obchodních partnerů z celé EU
Pokud váš zákazník sídlí v jiném státě EU (včetně Slovenska) a chcete fakturovat bez DPH v režimu přenesené daňové povinnosti (reverse charge), potřebujete si jeho DIČ ověřit v systému VIES. Ověřené DIČ je podmínkou pro reverse charge. Bez něj vám finanční úřad osvobození od DPH neuzná.
VIES (VAT Information Exchange System) je systém Evropské komise. Tady jsou 3 kroky k ověření DIČ:
- Vyberte zemi partnera (DE pro Německo, SK pro Slovensko atd.).
- Zadejte DIČ bez kódu země.
- Klikněte na „Ověřit“ – během pár vteřin dostanete výsledek.
Co dělat, když DIČ ve VIES nenajdete?
Nepanikařte. Váš obchodní partner se mohl teprve registrovat – aktualizace trvá i několik dní, mohli jste udělat překlep (každá země EU má jiný formát DIČ), nebo je VIES dočasně nedostupný. Pokud problém přetrvává, požádejte odběratele o potvrzení registrace od jeho finančního úřadu. A pokud partner plátce prostě není, fakturujte s českou DPH.
6. Insolvenční rejstřík jako bonus
U větších zakázek doporučujeme pro jistotu zkontrolovat, jestli protistrana není v insolvenci. V insolvenčním rejstříku (ISIR) zadejte IČO a podívejte se, jestli se u firmy nevedlo nebo nevede insolvenční řízení. Vyhnete se tak administrativě s přihlašováním pohledávky a hlavně nedobytným pohledávkám.
Kdy který rejstřík použít? (tabulka)
Každý rejstřík má pod palcem jiný úřad a hodí se v jiné situaci. Tady je přehledná tabulka, která vám napoví, kdy v jakém rejstříku zalovit a co v něm najdete:
| Rejstřík | Kdy ho použít | Kdo v něm je | Co v něm najdete |
|---|---|---|---|
| ARES | Rychlé ověření existence firmy/OSVČ | Všechny ekonomické subjekty v ČR | IČO, název, právní forma, sídlo |
| Obchodní rejstřík | Ověření firem a neziskovek | Obchodní společnosti a neziskovky | Statutární orgán, seznam společníků, základní kapitál, podíly, sbírka listin |
| Živnostenský rejstřík | Ověření platných živností | OSVČ, firmy i neziskovky | Živnosti, provozovny, odpovědní zástupci |
| Registr plátců DPH | Před uzavřením obchodu s plátci DPH | Plátci DPH a identifikované osoby | Spolehlivost, zveřejněné účty |
| VIES | Před fakturací do EU bez DPH | Plátci DPH ze všech zemí EU | Platnost DIČ podnikatele z EU |
| Insolvenční rejstřík | U větších zakázek a pohledávek | Firmy i fyzické osoby v insolvenčním řízení | Prohlášení o úpadku/konkursu, insolvenční správce |
5 situací, kdy je dobré ověřit podnikatele v rejstříku
Připravili jsme typické scénáře, které podnikatelé řeší nejčastěji, a návod, co v dané situaci zkontrolovat.
1. Chystáte se vystavit první fakturu novému zákazníkovi
Před zahájením nové spolupráce zadejte IČO protistrany do ARESu a ověřte si, jestli podnikatel existuje. Pokud obchodujete s firmou (s. r. o., a. s.), v obchodním rejstříku zkontrolujte, kdo za firmu může jednat a jestli zveřejňuje účetní závěrky. U plátců DPH si ověřte spolehlivost v registru plátců. V případě větších částek zkontrolujte ještě insolvenční rejstřík, ať vaše pohledávka neskončí v řadě za ostatními věřiteli.
- Při vytváření kontaktu vám po zadání platného IČO předvyplní údaje.
- U plátců DPH ověří spolehlivost.
- Zkontroluje insolvenční rejstřík.
- Podnikatele z EU ověří v systému VIES.
Ve Fakturoidu vám s kontrolou dodavatelů i odběratelů pomůže fakturační robot:
2. Dostali jste fakturu od nového dodavatele
Kromě ověření existence si u plátce DPH zkontrolujte, jestli je spolehlivý a jestli se účet na faktuře shoduje s tím, který je zveřejněný v registru plátců DPH. Pokud ne, riskujete, že budete ručit za neodvedenou DPH. Při platbě předem nahlédněte i do insolvenčního rejstříku, ať na zaplacené zboží nebo služby nečekáte marně.
👉 Příklad:
Tomáš má zaplatit dodavateli fakturu na 350 000 Kč. V registru plátců DPH zjistí, že dodavatel je nespolehlivý plátce. Raději zaplatí DPH (73 500 Kč) přímo na účet finančního úřadu podle § 109a ZDPH, zbytek dodavateli.
3. Fakturujete služby do EU
Ověřte si DIČ partnera ve VIES. Bez platného ověření nemůžete fakturovat v režimu reverse charge (bez DPH). Výsledek ověření si raději archivujte (např. jako screenshot s viditelným datem ověření). Při případné kontrole z finančního úřadu se vám může hodit.
👉 Příklad:
Lenka dostala objednávku od slovenské firmy na 200 000 Kč bez DPH. Ověří DIČ ve VIES, výsledek si uloží jako PDF. Pak vystaví fakturu do zahraničí v režimu reverse charge.
4. Chcete vědět, jaké má vaše spolupracující OSVČ platné živnosti
Informace o OSVČ najdete v živnostenském rejstříku. Tam uvidíte, seznam platných živností OSVČ, ale i pozastavené či zrušené.
5. Zvažujete větší zakázku nebo spolupráci na splátky
V takovém případě prověďte kompletní kontrolu od ARESu přes důkladné ověření sbírky listin v obchodním rejstříku a spolehlivosti v registru plátců DPH až po insolvenční rejstřík. Pár minut navíc vám ušetří případné nepříjemnosti s nedobytnou pohledávkou, která může ohrozit finanční zdraví vašeho podnikání.
Časté otázky
Jak zjistím, jestli má firma dluhy?
Jednotný „registr dluhů“ pro firmy v Česku neexistuje. Insolvenční rejstřík (isir.justice.cz) vám ukáže, jestli je firma v insolvenčním řízení. Další indicií jsou účetní závěrky ve sbírce listin obchodního rejstříku. Pokud firma závěrky dlouhodobě nezveřejňuje nebo vykazuje ztrátu, je to varovný signál.
Jaký je rozdíl mezi ARES a obchodním rejstříkem?
ARES je agregátor, který na jednom místě zobrazí data z několika zdrojových registrů (obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík, registr plátců DPH atd.). Obchodní rejstřík je primární registr vedený krajskými soudy podle zákona o veřejných rejstřících. Obsahuje právně závazné údaje o obchodních společnostech včetně sbírky listin.
Když potřebujete jen rychle ověřit existenci subjektu, stačí ARES. Když potřebujete vědět, kdo může za firmu podepsat smlouvu, nebo chcete nahlédnout do účetních závěrek, jděte do obchodního rejstříku.
Je výpis z obchodního rejstříku zdarma?
Ano, běžné online nahlížení do obchodního rejstříku a sbírky listin na or.justice.cz je zdarma a bez registrace. Úředně ověřený výpis (třeba pro banku nebo veřejnou zakázku) je zpoplatněný a seženete ho na pobočce Czech POINT.
Můžu si ověřit firmu i ze zahraničí?
Ano. ARES, obchodní rejstřík, živnostenský rejstřík i registr plátců DPH jsou přístupné online odkudkoli. Pro ověření plátců DPH v jiných zemích EU slouží VIES.
Jak ověřím, že někdo skutečně podniká jako OSVČ?
V živnostenském rejstříku zadejte IČO nebo jméno. Ve výpisu uvidíte, jestli má platné živnostenské oprávnění, jaké živnosti provozuje a jestli některou nepozastavila nebo neukončila.
Co je VIES a kdy ho potřebuju?
VIES je systém Evropské komise pro ověření DIČ v rámci EU. Potřebujete ho pokaždé, když fakturujete do zahraničí podnikateli v jiném členském státě a chcete vystavit fakturu bez DPH v režimu přenesené daňové povinnosti. Bez ověřeného DIČ vám finanční úřad reverse charge neuzná a DPH budete muset doplatit sami.
Jak si ověřím, že je můj dodavatel spolehlivý plátce DPH?
V registru plátců DPH na portálu MOJE daně. Po zadání DIČ uvidíte u každého plátce informaci o spolehlivosti. Pokud je nespolehlivý, nakupovat od něj můžete, ale riskujete, že budete ručit za DPH, které neodvedl (§ 109 zákona o DPH). Ochránit se dá platbou DPH přímo na účet finančního úřadu dodavatele.
Rejstříky vypadají nudně, ale jsou to vaši spojenci. Pár minut ověřování vám může ušetřit spoustu starostí. A pokud fakturujete ve Fakturoidu, část práce za vás udělá fakturační robot. Po zadání IČO si dohledá údaje o kontaktu a prověří jeho spolehlivost, VIES i insolvenci.
Pozor
Údaje v rejstřících se můžou měnit. Podnikatelé mění sídlo, pozastavují živnosti, firmy vstupují do insolvence. Článek je aktuální k srpnu 2026 a vychází z platných předpisů – konkrétně ze zákona o veřejných rejstřících, živnostenského zákona a zákona o DPH. Před důležitým obchodním rozhodnutím si aktuální údaje ověřte přímo v rejstřících a v případě pochybností konzultujte situaci s účetním nebo daňovým poradcem.
